Gastblogger: Piet van de Water - Compete

Deze maand is onze gastblogger Piet van de Water. Deze gedreven ondernemer staat aan het hoofd van Compete Automatisering. Hij ontwikkelde in die hoedanigheid meerdere innovatie applicaties waaronder een toepassing voor het helder registreren van vrije dagen. Dat scheelt de ondernemer of Afdeling Personeelszaken een berg kopzorgen. Als u hier deze zomer ook mee geworsteld heeft, leest u dan vooral onderstaande post. Volgend jaar bent u er dan helemaal klaar voor! Piet legt uit:


Structuur in vrije dagen
Of ik interesse had om een artikel te schrijven over een specifiek onderwerp voor procesverbetering. Tja, daar vraag je me wat. Een mooi voorbeeld is het volgende:

Wat wij regelmatig tegenkomen is het fenomeen van de vakantie- en ziektedagenregistratie. Hierop is duidelijk winst te behalen. Letterlijk en figuurlijk. Herkent u deze vragen?
“Hoeveel vakantiedagen heb ik nog dit jaar?”
“Dit klopt niet hoor, ik heb toen die dag toch gewerkt, alleen zijn jullie vergeten dit op te schrijven”.
“Hé waar is Henk? Ik heb hem nog niet binnen gezien”. “Klopt, hij is vrij vandaag.”
En zo kan ik er nog een aantal opnoemen. U waarschijnlijk ook.

Tijd-voor-tijd registraties, ziektedagen, snipperdagen, doktersbezoeken enz. worden bij veel bedrijven niet of nauwelijks goed en consequent genoteerd. Met het nauwkeurig registreren van deze zaken krijgt de onderneming (lees: ondernemer) een beter overzicht van hoe vaak een medewerker afwezig is en wat de personele bezettingsgraad is. Hij kan zo beter inspelen op dreigende tekorten bij zijn mensen.

Toen ik vanuit onze bedrijfsoperationele applicatie dit specifieke gedeelte isoleerde om als apart programmaatje in de markt te zetten, bleek al snel dat ik me had vergist in de afzetmarkt. Ik vermoedde dat, met name het MKB (en dan vooral het K-gedeelte hiervan), de registratie niet goed voor elkaar had, maar dat was een misvatting. Ook grotere ondernemingen met honderden medewerkers blijken te werken met briefjes en excell-sheets op afdelingsniveau.

Blijkbaar wegen de voordelen van een correcte registratie niet op tegen de administratieve rompslomp die hierbij normaal gesproken komt kijken. En zo blijven de afdelingshoofden de verlofaanvragen op een speciaal papiertje ondertekenen en gauw een aantekening maken in Outlook-agenda….

Bij een paar man personeel is het al verstandig om een goede vastlegging op te stellen, waarbij een minimale inspanning nodig is. Dat maakt een definitief einde aan eventuele discussies en levert dus efficiëntie en tijdsbesparing op: Procesverbetering!

Piet van de water

Het geheim van een succesvol managementsysteem

In het kader van 'herhaling is de kracht van het onderwijs', wil ik u deze bijdrage ten bate van het Flevum Forum Netwerk niet onthouden:

‘Gedoe’. ‘Papieren tijger’. ‘Rompslomp’. ‘Kost veel, levert weinig op’. Managementsystemen hebben niet altijd een even goede roep. Ten onrechte, naar mijn mening. Op een goed geïmplementeerd managementsysteem is geen van bovenstaande omschrijvingen van toepassing. Sterker, een dergelijk systeem houdt een organisatie scherp en ondersteunt haar continue verbetering.

Een voorbeeld. De norm ISO 9001:2000 is bedoeld om helderheid, orde en rust te scheppen in een organisatie. Verbetermogelijkheden signaleren, efficiënter werken en kosten drukken. Het levert en passant in veel branches ook nog een betere concurrentiepositie op. Een goed geïmplementeerd managementsysteem (bijvoorbeeld conform ISO 9001:2000) staat garant voor tevreden klanten. En u weet: Uw beste verkoper is een tevreden klant.

Tien gouden regels
In het bedrijfsleven speelt kwaliteitsdenken een grote rol. Klanten stellen het op prijs dat uw bedrijf een gecertificeerd zorgsysteem heeft. Het betekent namelijk dat u de kwaliteit van uw producten, het voortbrengingsproces en de organisatie zo beheerst, dat een vast kwaliteitsniveau kan worden gegarandeerd. Dus zekerheid voor de klant en commercieel voordeel voor uw bedrijf. Daarbij levert een zorgsysteem ook organisatorische voordelen op. Zoals duidelijkheid in taken, verantwoordelijkheden, en bevoegdheden en heldere procedures en instructies. Het zijn stuk voor stuk belangrijke voorwaarden voor een goed draaiende organisatie. Aldus dient uw zorgsysteem als heus managementsysteem.

In het bedrijfsleven speelt kwaliteitsdenken een grote rol. Klanten stellen het op prijs dat uw bedrijf een gecertificeerd zorgsysteem heeft. Het betekent namelijk dat u de kwaliteit van uw producten, het voortbrengingsproces en de organisatie zo beheerst, dat een vast kwaliteitsniveau kan worden gegarandeerd. Dus zekerheid voor de klant en commercieel voordeel voor uw bedrijf. Daarbij levert een zorgsysteem ook organisatorische voordelen op. Zoals duidelijkheid in taken, verantwoordelijkheden, en bevoegdheden en heldere procedures en instructies. Het zijn stuk voor stuk belangrijke voorwaarden voor een goed draaiende organisatie. Aldus dient uw zorgsysteem als heus managementsysteem.

De vraag is natuurlijk: hoe komt u daar? Ik help u graag een eindje op weg. Het geheim van een succesvol managementsysteem begint met het opvolgen van de tien volgende gouden regels.

• Bepaal doelstellingen en leg ze vast.
  Een goede doelstelling voldoet aan het SMART-principe (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden).
• Creëer draagvlak.
  De implementatie verloopt een stuk soepeler wanneer iedereen meewerkt, dan wanneer de hakken collectief in het zand gaan. Motiveer de mensen die het systeem moeten dragen. Leg ze voldoende uit waarom iets op een bepaalde wijze moet gebeuren.
• Voer een nul-meting uit.
  Bepaal de huidige positie van de organisatie. Leg het ‘sjabloon’ van het gewenste managementsysteem over de huidige situatie. Ga aan de slag met alle elementen die afwijken of ontbreken. Bekijk daarna pas de mogelijkheden ter verbetering van bestaande processen die al voldoen.
• Maak het managementsysteem op maat, gebaseerd op huidige werkwijze.
  Ga dus niet met standaard handboeken aan de gang, of kopieën van een bevriende ondernemer. Een managementsysteem dat aansluit op de reeds bestaande werkwijze van de organisatie is vele malen makkelijker te implementeren en te onderhouden. Ieder bedrijf is uniek. Het uwe dus ook!
• Maak het niet ingewikkelder dan het is.
  Dikke handboeken en ellenlange procedures waarin ieder detail is vastgelegd bevorderen de leesbaarheid niet. Bovendien zijn dergelijke systemen in de praktijk nauwelijks uitvoerbaar en handhaafbaar. U creëert zo uw eigen keurslijf. Eenvoud is in dit geval uw beste vriend.
• Zorg dat de directie actief betrokken is.
  Uitdaging: Laat de directie ook zelf het eigen beleid uitdragen. Directieleden moeten immers het goede voorbeeld geven.
• Delegeer.
  Wanneer taken worden verdeeld is implementatie -en vooral ook onderhoud- aanmerkelijk eenvoudiger. Denk bijvoorbeeld aan het vormgeven van een projectteam.
• Controleer en verbeter.
  Houdt de voortgang goed in de gaten. Maak vooral gebruik van het plan-do-check-act model van Deming.
  Plan: Plan een verbeteractiviteit.
  Do: Voer een verbeteractiviteit uit.
  Check: Analyseer de resultaten van de verandering.
  Act: Voer de verbeteractiviteit "breder" uit met nieuwe kennis en inzichten.
• Vraag om hulp.
  ‘Bij twijfel niet inhalen’. Dat geldt ook voor de wijze waarop een managementsysteem wordt opgebouwd. Indien u niet beschikt over voldoende kennis en ervaring -of hieraan twijfelt- laat een expert u dan adviseren. De investering in een (goede!) adviseur verdient zichzelf gegarandeerd terug. Kunt u het prima zelf? Doen!
• Besef dat een managementsysteem een middel is, geen doel.
  Ook al eist uw klant misschien een certificaat -en u gaat om die reden over tot een certificering- richt u niet primair op het behalen van dat certificaat, maar gebruik het systeem om uw organisatie te verbeteren en slagvaardiger te maken.

Zelf in de hand
Er is eigenlijk nog een laatste gouden regel waarmee ik wil afsluiten: wanneer u kiest voor de implementatie van een managementsysteem, doe het dan goed. Natuurlijk bestaat de kans dat u een papieren tijger creëert. En het zou in het ergste geval kunnen uitmonden in veel heisa wanneer de organisatie er niet klaar voor is, of in een geldverslindend monster wanneer het beoogde rendement uitblijft. U heeft het echter allemaal zélf in de hand. Vergelijkt u het maar met de aanschaf van een goede stofzuiger. U deed deze investering om uw vloeren eenvoudig en snel schoon te krijgen. Helaas wordt de gebruiksaanwijzing niet gelezen en blijft het apparaat vervolgens in de kast staan. Het staat wel stof te vangen, maar niet op de manier zoals het werd bedoeld. Treft deze stofzuiger dan blaam voor uw steeds vuiler wordend karpet?

Bommelding!

Het lijkt misschien wat vergezocht. Maar in een tijdperk waarin de dagelijkse actualiteiten worden beheerst door terrorisme, angst en aanslagen zijn bommelding eigenlijk niet eens meer zo onalledaags. Natuurlijks ontvangt menig receptioniste niet dagelijks of zelfs wekelijks een bommelding. Gelukkig maar. Maar als we de berichtgeving uit de ganse wereld mogen geloven, is de kans niet eens meer ondenkbaar.

Enige tijd geleden was er zelfs nog sprake van een mogelijk ‘bommetje’ in de ballenbak van de praktische Zweedse meubelexploitant. Kunt u zich dat nog herinneren? Kortom, ik hoop het niet, maar alles is mogelijk. Ik vraag me dan ook of menig werknemer weet hoe hij/zij in een dergelijk situatie moet handelen. Zo niet, dan bijgaand handvatten voor degene die in een zo’n situatie het hoofd koel kan houden:

Een schriftelijke melding:

Raak de brief en/of kaart zo min mogelijk aan.

Indien mogelijk verpak het in een plastic hoes (zorg er voor dat de tekst leesbaar blijft).

Indien mogelijk verpak de enveloppe ook in een plastic hoes.

Noteer wie de brief/kaart en enveloppe hebben aangeraakt.(i.v.m. de vingerafdrukken).

Telefonische bommelding:

Blijf kalm.

Onthoud letterlijk de inhoud van het bericht.

Noteer het tijdstip.

Vraag op een vriendelijk en ontspannen toon wanneer de bom springt, waar het ligt, hoe het er uit ziet.

Indentificeer berichtgever, is het een man/vrouw. Spreekt deze snel/langzaam/met of zonder accent.

Let op achtergrond geluiden, bijvoorbeeld verkeer, muziek etc.

Schakel na in ontvangst name van de bommelding altijd de directeur, BHV’er en politie in en spreek er met niemand anders over! Gezamenlijk schat deze drie-eenheid de ernst van de situatie in en wordt bepaald of er tot ontruiming wordt over gegaan. Als er toch moet worden ontruimd, let dan op het volgende:

Ontruimen:

Neem persoonlijke eigendommen, zoals aktetassen e.d.mee. Dit om een bomverkenningsteam niet in 'onbelangrijke' tassen te laten zoeken naar een eventueel aanwezig explosief.

Wijs één persoon aan, die als laatste het pand of de afdeling verlaat. Deze moet beschikbaar blijven voor contact met de politie.

Ga naar de afgesproken verzamelplaats.

Zorg er voor dat één persoon aanwezig is die het pand goed kent voor overleg met de politie en/of experts.

Zie je een vreemd voorwerp, probeer dan de juiste plaats te onthouden. Dit geldt voor iedere medewerker, maar in het bijzonder voor degene, die als laatste de zaak controleert.

Let op en onthoud van afwijkende dingen, die gebeuren, zoals het openstaan van de nooduitgang, langdurig afgesloten zijn van een toiletruimte, e.d.

Volg aanwijzingen van de politie, brandweer en andere diensten altijd op.

Net een goedkope B-film hé? Ach, je kan er maar van op de hoogte zijn. Wie weet komt het nog eens van pas, maar ik hoop dat het niet nodig is!