Kwaliteit in Bedrijf - Artikel - 10 gouden regels voor een succesvol managementsysteem

En dit is er een in de categorie 'herhaling is de kracht van het onderwijs'. Speciaal voor de fijne mensen van de 'Kwaliteit in bedrijf' een artikel met ervaring in een nieuw jasje. Over hoe u de implementatie van een goed managementsysteem voor elkaar bokst.

10 gouden regels voor een succesvol managementsysteem

‘Gedoe’. ‘Papieren tijger’. ‘Rompslomp’. ‘Kost veel, levert weinig op’. Zo worden diverse managementsystemen soms omschreven. Onterecht, zeg ik. Een goed geïmplementeerd managementsysteem vertegenwoordigt geen van bovenstaande omschrijvingen maar houdt een organisatie scherp en laat haar continu verbeteren.

Laat ik de ISO 9001:2000 norm als voorbeeld aanwenden. Deze norm is bedoeld om helderheid, orde en rust te scheppen in een organisatie. Verbetermogelijkheden signaleren, efficiënter werken en kosten drukken. Het levert ‘en passant’ in veel branches ook nog een betere concurrentiepositie op. Een goed geïmplementeerd managementsysteem (bijvoorbeeld conform ISO 9001:2000) staat garant voor tevreden klanten. En u weet: Uw beste verkoper is een tevreden klant.

Ik help u graag een eindje op weg. Daarom 10 nuttige tips voor de implementatie van een succesvol managementsysteem:

1.    Bepaal doelstellingen en leg ze vast.
Een goede doelstelling voldoet aan het SMART-principe (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden).

2.    Creëer draagvlak.
De implementatie verloopt een stuk soepeler wanneer iedereen meewerkt, dan wanneer de hakken collectief in het zand gaan. Motiveer de mensen die het systeem moeten dragen. Leg ze voldoende uit waarom iets op een bepaalde wijze moet gebeuren.

3.    Voer een nul-meting uit.
Bepaal de huidige positie van de organisatie. Leg het ‘sjabloon’ van het gewenste managementsysteem over de huidige situatie. Ga aan de slag met alle elementen die afwijken of ontbreken. Bekijk daarna pas de mogelijkheden ter verbetering van bestaande processen die al voldoen.

4.    Maak het managementsysteem op maat, gebaseerd op huidige werkwijze.
Ga dus niet met standaard handboeken aan de gang, of kopieën van een bevriende ondernemer. Een managementsysteem dat aansluit op de reeds bestaande werkwijze van de organisatie is vele malen makkelijker te implementeren en te onderhouden. Ieder bedrijf is uniek. Het uwe dus ook!

5.    Maak het niet ingewikkelder dan het is.
Dikke handboeken en ellenlange procedures waarin ieder detail is vastgelegd bevorderen de leesbaarheid niet. Bovendien zijn dergelijke systemen in de praktijk nauwelijks uitvoerbaar en handhaafbaar. U creëert zo uw eigen keurslijf. Eenvoud is in dit geval uw beste vriend.

6.    Zorg dat de directie actief betrokken is.
Uitdaging: Laat de directie ook zelf het eigen beleid uitdragen. Directieleden moeten immers het goede voorbeeld geven.

7.    Delegeer.
Wanneer taken worden verdeeld is implementatie -en vooral ook onderhoud- aanmerkelijk eenvoudiger. Denk bijvoorbeeld aan het vormgeven van een projectteam.

8.    Controleer en verbeter.
Houdt de voortgang goed in de gaten. Maak vooral gebruik van het plan-do-check-act model van Deming.
Plan:    Plan een verbeteractiviteit.
Do:    Voer een verbeteractiviteit uit.
Check:    Analyseer de resultaten van de verandering.
Act:    Voer de verbeteractiviteit “breder” uit met nieuwe kennis en inzichten.
 

9.    Vraag om hulp.
‘Bij twijfel niet inhalen’. Dat geldt ook voor de wijze waarop een managementsysteem wordt opgebouwd. Indien u niet beschikt over voldoende kennis en ervaring -of hieraan twijfelt- laat een expert u dan adviseren. De investering in een (goede!) adviseur verdient zichzelf gegarandeerd terug. Kunt u het prima zelf? Doen!

10.    Een managementsysteem is een middel, geen doel.
Ook al eist uw klant misschien een certificaat -en u gaat om die reden over tot een certificering- richt u niet primair op het behalen van dat certificaat, maar gebruik het systeem om uw organisatie te verbeteren en slagvaardiger te maken.

En eigenlijk nog een elfde tip waarmee ik wil afsluiten: Wanneer u kiest voor de implementatie van een managementsysteem, doe het dan goed. Natuurlijk bestaat de kans een papieren tijger te creëren. En het zou in het ergste geval kunnen uitmonden in veel heisa wanneer de organisatie er niet klaar voor is, of een geldverslinder lijken wanneer het beoogde rendement uitblijft. U heeft het echter allemaal zélf in de hand. Vergelijkt u het maar met de aanschaf van een goede stofzuiger. U deed deze investering om uw vloeren eenvoudig en snel schoon te krijgen. Helaas wordt de gebruiksaanwijzing niet gelezen en blijft het apparaat vervolgens in de kast staan. Het staat wel stof te vangen, maar niet op de manier zoals het werd bedoeld. Treft deze stofzuiger dan blaam voor uw steeds vuiler wordend karpet?

Kwaliteit in Bedrijf - Artikel - Nieuwe versie VCA kent nauwelijks wijzigingen

Niet alleen een bescheiden column mag ik soms tikken voor de Kwaliteit in Bedrijf, maar zo incidenteel schrijf ik ook een artikel. En u dacht toch niet dat ik u die weerhield? Over VCA 2008/5.1 dit keer.

 

Nieuwe versie VCA kent nauwelijks wijzigingen

 Met ingang van 1 april jl. is een nieuwe versie van VCA van kracht. De 5.1 versie om precies te zijn. Niet schrikken, de wijzigingen vallen erg mee. Deze nieuwe versie blijft dan ook de naam ‘VCA 2008’ dragen, daar de inhoudelijke veranderingen minimaal zijn. Er volgt slechts een eigen versienummer; 5.1 dus.  

De wijzigingen - met name in de procedure en de bijlagen - zijn het gevolg van de inwerkingtreding van de nieuwe norm ISO/IEC 17021 (accreditatienorm voor certificatie instellingen). De wijzigingen zijn eerder een verduidelijking van de 5.0 versie dan een concrete verandering.  

De belangrijkste wijzigingen som ik even voor u op in onderstaande tabel.

Een overzicht volledig overzicht treft u op www.vca.nl 

En dan is er natuurlijk nog een overgangsregeling. Deze zit iets anders in elkaar dan gebruikelijk. Als volgt:

• Vanaf 1 mei 2010 dienen nieuwe contracten voor VCA certificatie te worden gebaseerd op VCA versie 2008/5.1.
• VCA certificatie die is gecontracteerd vóór 1 mei 2010 kan nog worden gebaseerd op de oude versie (VCA versie 2008/05), met dien verstande dat na 1 november 2010 geen VCA certificaten meer mogen worden verstrekt op basis van VCA versie 2008/05.
• Tussentijdse audits worden afgehandeld op basis van de VCA versie die is gehanteerd bij de initiële audit, respectievelijk de herhalingsaudit (bij verlenging), echter voor wat betreft de VCA 2008/05 niet langer dan tot 1 november 2010.
• Na 1 november 2010 kan verlenging van certificatie alleen plaatsvinden op basis van de nieuwe versie, ook wanneer van certificatie-instelling wordt gewisseld.
• Uitbreiding van de scope (raam van activiteiten) van het VCA certificaat kan na 1 november 2010 slechts worden verleend na toetsing op basis van de nieuwe versie.

Tot slot licht ik het meest recente certificatieniveau  - VCA Petrochemie - nog even kort toe, omdat ik in de praktijk merk dat het niet altijd even helder is. Het is uitsluitend bedoeld voor bedrijven die werkzaamheden verrichten aan (petro-)chemische installaties. Niets meer, niets minder. Voor overige werkzaamheden is VCA* (onderaannemers) en VCA ** (hoofdaannemers) de juiste keuze.  Op www.VCA.nl treft u een tabel die precies weergeeft welke certificatieniveau op uw werkzaamheden van toepassing is.

VCA Petrochemie kenmerkt zich met name door de ketenaansprakelijkheid. Dat wil zeggen dat dezelfde eisen voor zowel aannemers als onderaannemer gelden, met name gericht op het borgen van de VCA-eisen op de werkvloer bij de onderaanneming. Verder verankert dit certificatieniveau een gestructureerde beoordeling en selectie van onderaanneming en eist het een VGM- gedragsprogramma. Ook mag er uitsluitend gebruik worden gemaakt van VCU gecertificeerde uitzendbureaus wanneer tijdelijke hulp wordt ingeschakeld. De eisen zijn strenger en omvangrijker dan bij VCA* en VCA**. Reden te meer om goed te onderzoeken of u een certificatietraject conform VCA Petrochemie aansluit op uw werkzaamheden. 

(bron: SSVV)

Column - Condooms met een gaatje

Condooms met een gaatje

Het moet mij even van het hart. We leven inmiddels in 2010 en nog steeds bereikt mij - iets te vaak dan mij lief is - de opmerking dat certificatie nietszeggend is, vooral omdat ‘je betonnen zwemvesten kunt certificeren’. Of, aan het einde van een obligate netwerkborrel wanneer de wijn in de man is; ‘ik kan ook condooms met gaatjes gecertificeerd krijgen, zolang de gaatjes maar op dezelfde plek zitten’. Ik kan u verzekeren; dat kunt u niet. Tenzij u aan kunt tonen dat uw klanten deze geperforeerde condooms hoog op hun verlanglijst hebben staan. En betonnen zwemvesten verkoopt u waarschijnlijk alleen aan wel zeer dubieuze heerschappen die er nog dubieuzere incassopraktijken op nahouden. Dat lijkt mij geen winstgevend businessmodel. Die opmerkingen komen meestal van eigenaren van bedrijven die niet gecertificeerd zijn, óf van mensen die werken bij een bedrijf dat wel gecertificeerd is maar dat niet zo helder richting het personeel heeft gecommuniceerd. Vrijwillig aangewezen kwaliteitsmanagers die eigenlijk boekhouder zijn, bijvoorbeeld.

Ik luister braaf, lach uiterst vriendelijk en leg dan in Sesamstraattaal uit hoe de norm - voor het gemak de alom bekende ISO 9001, inmiddels 2008 - in elkaar zit. Maar hoe komt het nou, dat slechte imago? Uiten de talloze organisaties die er duidelijk veel baat bij hebben het wellicht te weinig? Maken adviesbureaus er raketwetenschap van, of gooien ze juist een ‘knip-en-plak-handboek’ over de schutting? Worden frustraties onder een vergrootglas gelegd? Of is het nog de nasleep van de allereerste lichting tamelijk rammelende normen? U mag het zeggen. Wat ik wel weet is dat certificatie werkt. Ieder managementsysteem levert resultaat. Mits het goed is geïmplementeerd.

En als het u goed is gelukt. En u plukt de vruchten. Wilt u het dan alstublieft doorvertellen?



Sinds de 5e editie van jaargang 26 (kortom; afgelopen juli) schrijf ik een column in het vakblad "Kwaliteit in Bedrijf".  Ik wil u die natuurlijk niet onthouden. Hier las u de tweede. 

Alle columns krijgen  - hoe toepasselijk - het label "column".