Nieuwe Arbowet

Met ingang van 1 januari 2007 gaat de nieuwe Arbowet in werking. Deze wet moet er voor zorgen dat werkgevers en werknemers meer ruimte krijgen om het arbobeleid in te vullen.

Wat er verandert:

1. Meer verantwoordelijkheid voor werkgevers en werknemer
Werkgevers en werknemers krijgen meer verantwoordelijkheid voor het arbobeleid. De overheid stelt doelvoorschriften vast. Dat is het niveau van bescherming dat bedrijven moeten bieden aan de werknemers, zodat zij veilig en gezond kunnen werken. Deze doelvoorschriften worden zoveel als mogelijk concreet beschreven in de Arbowet, het Arbobesluit en de Arboregeling. Bijvoorbeeld het nemen van maatregelen als het gevaar bestaat om 2,5 meter of meer te vallen of het voorschrift dat het geluidsniveau op de arbeidsplaats niet hoger mag zijn dan 85 decibel. Daarna is het aan de werknemers en werkgevers om te bepalen op welke manier zij invulling geven aan deze doelvoorschriften. De werkgever voert overleg over zaken die het arbeidsomstandighedenbeleid van de onderneming aangaan met de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging.

2. Invoering arbocatalogi
Werkgevers en werknemers stellen doorgaans binnen hun branche zogenoemde arbocatalogi op. Hierin staan de verschillende manieren beschreven die werkgevers en werknemers samen hebben gemaakt om te voldoen aan de doelvoorschriften die de overheid stelt. Bijvoorbeeld: beschrijvingen van technieken en methoden, goede praktijken, normen en praktische handleidingen. De verantwoordelijkheid voor de arbocatalogi ligt volledig bij de werkgevers en werknemers (of organisaties van werkgevers en werknemers, bijvoorbeeld binnen een bepaalde sector). Zodra werkgevers en werknemers een positief getoetste arbocatalogus hebben opgesteld voor een sector, worden de beleidsregels voor die sector ingetrokken. Drie jaar na de inwerkingtreding van het wetsvoorstel worden alle arbobeleidsregels ingetrokken.

3. Minder regels
Er komen zo min mogelijk Nederlandse regels boven op de regels van de Europese Unie. Alleen als het echt nodig is, blijven aanvullende regels bestaan; bijvoorbeeld bij het werken met professioneel vuurwerk.

4. Controle Arbeidsinspectie
De Arbeidsinspectie controleert. Zij gaat hierbij uit van de wet- en regelgeving, en de invulling daarvan door werkgevers en werknemers in arbocatalogi. De Arbeidsinspectie stelt ten behoeve van werkgevers en werknemers door speciale branchebrochures op. In de brochure is informatie opgenomen over welke verplichtingen de werkgever heeft en hoe een bedrijfsinspectie verloopt. Ook zijn de belangrijkste arbeidsrisico’s in de branche uitgewerkt. Bij misstanden treedt de Arbeidsinspectie hard op. De maximale boetes die de Arbeidsinspectie kan opleggen, worden verdubbeld.

5. Overig
- Voor vrijwilligers gelden de regels uit het Arbobesluit als het gaat om ernstige arbeidsrisico’s, zoals valgevaar of het werken met gevaarlijke stoffen.
- Het arbeidsomstandighedenspreekuur als verplichte taak van de arbodienst vervalt. Het organiseren van een spreekuur is in beginsel een zaak tussen werkgever en werknemers. Zij kunnen hier zelf vorm aan geven.
- Werknemers krijgen toegang tot een arbeidsdeskundige. Dit kan een deskundige van de arbodienst zijn, zoals een bedrijfsarts of een arbeidshygiënist, maar ook een preventiemedewerker.
In organisaties met maximaal 25 werknemers mag de werkgever zelf als preventiemedewerker optreden. In de huidige wet mag dat alleen in een bedrijf met niet meer dan 15 werknemers.
- Als een RI&E instrument is afgesproken in een CAO en getoetst is door een deskundige is bij een met dat RI&E instrument gemaakt document geen toets meer nodig bij bedrijven met in de regel 25 werknemers (was 10 werknemers).

Zie ook de bron van deze post: “Arbonieuwestijl.nl”

Dode lijn

Het is droef gesteld in Nederland met de klantvriendelijkheid van grotere bedrijven (ach, vertel eens wat nieuws). Persoonlijk ben ik daar al meerdere malen achter gekomen, maar ook vrienden en kennissen spuwen regelmatig hun gal. In het licht van klantvriendelijkheid en klachtenmanagement hieronder maar weer een voorbeeld van hoe het niet moet:

Mijn telefoonlijn leek gisteren geslachtofferd door een storing. Ik klim daarom direct in mijn (mobiele) telefoon om uit te zoeken wat er mis is gegaan. Ik zal u de details besparen, maar het kwam globaal hier op neer:

6 Slecht luisterende medewerkers, evenveel obligate herhalingen van mijn nwa gegevens, 41 dure minuten (waarvan de meeste ‘in de wacht’), talloze klantonvriendelijke handelingen en op zijn minst 3 beledigingen aan mijn adres verder kom ik tot de conclusie dat er een factuur in juli aan mijn aandacht is ontsnapt (waarschijnlijk gewoon nooit ontvangen) en ik schaamteloos ben afgesloten. Ik kan wel weer aangesloten worden, maar pas over twee dagen als ik nu betaal mét heraansluitingskosten natuurlijk. Wat!

Zo werkt het dus:
- Wanneer een debiteur een keurig betaalgedrag laat zien -maar één factuur mist- dan berust dat niet op een misverstand. Dan gaan er geen andere alarmbellen af. Nee, hoor. Een geautomatiseerd systeem hanteert zonder aanziens des persoons een botte bijl.
- Herinneringen worden niet meer standaard gestuurd (‘want dan kunnen we wel aan de gang blijven’). Tenzij de klant aangeeft deze te willen ontvangen. En dan kost dat € 4,50 per keer.
- De interne organisatie is niet ingericht om een herstelhandeling te verrichten en vervolgens het beklag van de klant rustig aan te horen én te noteren. Laat staan dat de organisatie deze klacht serieus neemt, de klant uit laat praten en het oplost.

De enige oplossing bleek het ter plekke geven van toestemming voor een acute incasso (zonder mijn identiteit te verifiëren). Vooruit dan maar, niet bereikbaar zijn kost meer. Maar een flink Napoleoncomplex ligt aan deze actie ongetwijfeld ten grondslag.

Wat mij eigenlijk beweegt deze post te schrijven is het gesprek met de laatste en meest onnozele medewerkster. Ze geeft namelijk op zeer belerende wijze aan dat wij een gemiddelde betalingstermijn van 37 dagen hanteren. En dat dat sowieso te laat is. Als u snel rekent komt u er even snel achter dat wij dus een keurig betalingsgedrag laten zien. Er is in die rekensom namelijk rekening gehouden met die ene (voor ons onbekende) openstaande factuur van juli. Maar in haar kwam dat niet op. Natuurlijk niet. Nee, wij hadden er zélf rekening mee moeten houden dat we die maand geen factuur hadden ontvangen. Tja.

Tot slot geef ik aan dat ik mijn buik hier van vol heb (niet van het maken van de fout, maar van de manier waarop deze wordt behandeld) en ik op zoek ga naar een andere aanbieder. Waarop zij zeer ongepast en zeer onjuist (maar wel gevat) zegt: “Daar liggen wij geen seconde wakker van en ik stel voor dat u die leverancier wél op tijd betaalt!” Mijn hemel…

An inconvenient truth

Ik blijf even in de milieuhoek zitten. Het is immers zo belangrijk. Afgelopen vrijdag ging in Amsterdam de documentaire van Al Gore in première. “An Inconvenient Truth”. En wat een impact heeft deze film. Gore waarschuwt ons op niet mis te verstane wijze dat we nu actief moeten handelen om ons milieu niet verder te beschadigen en keihard actie moeten ondernemen om het tij te keren. Letterlijk zelfs. Nog 50 jaar en we kunnen een dagje uit in “Utrecht aan zee”. Tja.

Hand in eigen boezem?
Zowel zakelijk als privé neem ik al de nodige maatregelen, maar het kan nog beter en ik leg me er op toe om het nog beter te gaan doen.

Wat doen we al:
- We recyclen alles wat los en vast zit.
- We draaien op alternatieve energie.
- We gebruiken zo veel mogelijk spaarlampen.
- We rijden zo min mogelijk kilometers en áls we ze rijden doen we dat in zuinige auto’s.
- We schakelen alle apparatuur uit die we niet gebruiken.
- We kopen zoveel mogelijk biologisch in.
- Een aantal van ons is vegetarisch. Ja, dat is ook goed voor het milieu.
- We hebben onze thermostaat twee graden lager gezet.
- Onze vaatwasser gaat alleen aan als hij vol is én dan op de ‘Bio-stand”.

Wat gaan we nog doen:
- We gaan de mogelijkheden van hybride auto’s onderzoeken.
- We gaan actiever onze bandenspanning checken. Dat moet onze auto’s zuiniger maken.
- We gaan beter letten op de verpakkingen van producten.
- We gaan bomen planten. Ter compensatie.
- Wanneer ons briefpapier op is, stappen we af van het ‘mooie papier’ en schakelen over op volledig gerecycled papier.

We kunnen vast nog veel meer, maar dit is ons begin. Wat gaat u doen?

Isolease feliciteert Igor Kluin!

Natuurlijk is Igor de meest gelezen gastblogger. Niet verwonderlijk, hij schreef een post met impact.

Wij zijn al een tijdje fan van het Qurrent concept en gelukkig zijn wij daarin niet alleen. Igor won deze week namelijk ‘de leeuwenkuil’ tijdens Holland Innovation. Ga er maar aan staan. Hij flikte het. Igor wist in 90 seconden een investeerder aan zich te binden. Dat leverde hem een slordige € 250.000,- op. Een prachtige impuls voor zijn onderneming natuurlijk. Lees hier een persbericht.

Igor: Gefeliciteerd, goed gedaan joh! Wij zijn plaatsvervangend trots…

Afval = Voedsel

Gisteren bekeek ik een aflevering van Tegenlicht. Die maakte zoveel indruk dat ik er hier even aandacht aan wil schenken. Food for thought:

Denk er maar eens over na. De natuur genereert in principe geen afval. Bijproducten verworden altijd tot voedsel. Waarom lozen wij dan zo enorm veel afval dat niet verdwijnt? We storten het of verbranden het, in het meest positieve geval recyclen we het. Maar het feit blijft dat we onze aarde schandalig belasten. Het toppunt van onze consumptiemaatschappij. Zoals een topman bij Ford al aangaf: “We gebruiken 22.000 kg grondstof om een 1.300 kg wegende auto te produceren. Dat is niet alleen milieubelastend, maar ook een erg oneconomisch productieproces. Daar valt winst te halen.”

De ontwerper William McDonough en de chemicus Michael Braungart bedachten de oplossing: Afval = voedsel! Hun 'Cradle to Cradle' (C2C) principe is baanbrekend en komt op het volgende neer:
- Ontwerp producten en processen zo dat de waardevolle materialen en de investeringen van triljarden dollars die gebruikt worden om ze te produceren beschikbaar blijven voor de mens en zijn natuurlijke omgeving.
- Ontwerp alle producten zodanig dat ze volledig kunnen worden hergebruikt uitgaande van het principe: Afval is voedsel.
- Een product moet volledig afbreekbaar zijn in de biosfeer en daar als voedsel dienen voor natuurlijke organismen.
- Alle niet afbreekbare stoffen moeten beschouwd worden als een hoogwaardige grondstof voor nieuwe producten in de technosfeer.
- Zorg ervoor dat er tijdens de fabricage van een product op geen enkele wijze schadelijke afvalstoffen ontstaan.

Inmiddels ziet niet alleen de Ford Motor Company, maar ook de fabrikant van onze stoelen (Herman Miller) en NIKE hier de toegevoegde waarde van. Ze zijn om. Zelfs de Chinezen draaien nu een pilotproject op basis van dit principe. Als ze immers de komende 15 jaar voor 400 miljoen mensen nieuwe huizen moeten bouwen -en ze dat met traditionele bakstenen zouden doen- is China snel door zijn klei en zijn kolenvoorraden heen.

Klik hier om de documentaire te bekijken.

Gastblogger: Wouter Flach - Technipower

De vierde alweer. Gastbloggen is populair. Deze keer geven we graag Wouter Flach het woord. Hij schetst voor ons zijn ervaringen op het gebied van de implementatie van VCU (Veiligheids Checklist Uitzend- en detacheringsbureaus) bij Technipower Project Engineering - een projectsourcer met passie voor techniek-. Het heeft zijn organisatie onverwachte voordelen opgeleverd (en wij krijgen onverwacht een complimentje, dank je Wouter!). Lees hieronder Wouter's "bittere waarheid":

VCU en de bittere waarheid.

November 2004: Eén van onze opdrachtgevers wil weten of Technipower in staat is om voor een tijdelijk project een tweetal service monteurs en een werkvoorbereider beschikbaar kan stellen. De technici moeten allen in het bezit zijn van een geldig VCA certificaat. Geen probleem, al onze medewerkers hebben een dergelijk certificaat of we zorgen er voor dat dit behaald wordt. Tot zover geen enkel probleem. Twee dagen later een telefoontje van de opdrachtgever; “zijn jullie VCU gecertificeerd?” Eerste reactie: “Geen flauw idee, vast wel.” Nou mooi niet dus. Vanaf dat moment is Technipower niet meer hetzelfde geweest.

Wat verandert er nu binnen je organisatie en hoe gaan mensen daar mee om? Is VCU een doel of juist toch het middel? Moet men veranderen of is het makkelijk inpasbaar? Maar de belangrijkste vraag is toch wel; waarom doen we het en wat levert het op? We blijven uiteindelijk toch een commerciële organisatie die streeft naar winst. Is Technipower meer waard geworden doordat we nu het VCU certificaat hebben? Leveren we beter werk af? Hebben opdrachtgevers nog meer vertrouwen in Technipower? Allen vragen die een Directeur van een bedrijf bezig houden, want waarom anders zoveel geld uitgeven.

De antwoorden op deze vragen zijn niet eenvoudig met ja of nee te beantwoorden. Het gaat er namelijk niet om dat je door een certificeringsdeskundige gefeliciteerd wordt met het behalen van het VCU certificaat. Uiteindelijk gaat het erom dat alle medewerkers zich bewust zijn van het feit dat vrijwel iedere baan bepaalde risico’s met zich meebrengt. Dit houdt in dat je als medewerker je best moet doen deze risico’s zo klein mogelijk te houden. Echter, ziet iedereen wel dat er überhaupt risico’s aanwezig zijn binnen functies?

Vaak erkent men bepaalde risico’s niet of ziet men deze niet als zodanig. Een computer of telefoonkabel door een kantoor is geen risico, men moet er gewoon overheen stappen. Wanneer je als service monteur of account manager ca. 25000 km per jaar voor het werk in de auto zit, is dit geen risico, want iedereen kan natuurlijk autorijden. Medewerkers moeten zich dus anders opstellen en niet alleen uitgaan van boerenverstand, maar zich volledig inzetten om het aanwezige risico, hoe klein ook, nog kleiner te maken, danwel een kandidaat dusdanig voor te bereiden dat deze op een juiste manier weet om te gaan met deze risico’s.

Naast een andere instelling vraagt het ook een andere werkwijze. Alles krijgt een meer gestructureerde invulling. Processen beschrijven de manier waarop gewerkt dient te worden en welke stappen gedaan worden bij bepaalde handelingen. Vervolgens moet alles aantoonbaar zijn. Aantoonbaar betekent voor commerciële mensen zoals ik zelf, vertraging, administratie en geneuzel, kortom iets wat niet bijdraagt aan het scoren!

Als initiatiefnemer was het dan ook moeilijk om mensen te overtuigen van de voordelen van dit certificaat. Iedere keer gaf ik maar weer aan dat we op deze manier met meer bedrijven zaken mogen en kunnen doen. Dat werkt in ieder geval zolang opdrachtgevers het certificaat vereist stellen voor de samenwerking. Uiteindelijk is Technipower in december 2005 officieel gecertificeerd door BVQi en zijn wij in het bezit van ons certificaat!
Wat is er veranderd?

Technipower werkt volgens een aantal procedures, waar formulieren aan verbonden zijn en waarbij rekening gehouden wordt met mogelijk aanwezige risico’s. Daarnaast heeft Technipower een kantoor geopend in Den Bosch, heeft er uitbreiding plaatsgevonden in Amersfoort en Eindhoven. We hebben een Veiligheids & Gezondheidscoördinator, een Bedrijfshulpverlener en een ziekteverzuimpercentage van 1,8 %. Of dit allemaal het positieve gevolg is van het behalen van het VCU certificaat durf ik niet meteen te zeggen. Wel durf ik te zeggen dat we ons meer bewust zijn van het werk waar we mee bezig zijn en wat de gevolgen kunnen zijn van bepaalde handelingen. Daarnaast beseft iedere medewerker zich ook meer dat er op een werkplek risico’s kunnen zijn die voor anderen niet als zodanig ervaren worden.

Misschien wel de grootste verandering binnen de organisatie is dat er nu volgens bepaalde structuren gewerkt wordt die acties niet alleen aantoonbaar maken, maar vooral ook overdraagbaar, dit zorgt voor snelheid, duidelijkheid en resultaat. Iets wat voor een commercieel persoon, zoals ikzelf, van wezenlijk belang is in het uitvoeren van zijn functie.

Mede dankzij de goede begeleiding van Isolease, ben ik in staat geweest om collega’s en directie te overtuigen van het nut van het VCU certificaat en zijn wij geworden tot de gestructureerde en veiligheidsbewuste organisatie die we nu zijn.

Wouter Flach
Managing Consultant en voormalig V&G coördinator.

RI&E: Niet complex, wel wettelijk verplicht!

Anekdote
“Een RI&E” verzucht de ondernemer. “Ik moet een RI&E. Kunt u mij helpen?” Het ging als volgt:

Ik werd ingeschakeld door een kleinschalig installatiebedrijf, alwaar de arbeidsinspectie op bezoek was geweest en het bedrijf had gewezen op het ontbreken van de wettelijk verplichte RI&E (Risico Inventarisatie en evaluatie). Er zou een boete volgen tenzij het bedrijf nog binnen een afzienbare termijn aan haar verplichting kon voldoen. Feest der herkenning.

“Er is zo’n kerel langs geweest van de Arbeidsinspectie en nou moet ik een of ander arborapport anders krijg ik een boete. Kunt u dat even regelen?” Klonk het aan de andere kant van de telefoon. Ik maak uiteraard een afspraak en tref een week later een alleraardigste man die zich van geen kwaad bewust lijkt en zich afvraagt of ondernemers nog mogen ondernemen in dit land. Een veel gehoorde frustratie. Ik luister naar zijn vermakelijke verhaal en start ondertussen alvast de laptop op. Eigenlijk heb ik altijd veel sympathie voor dergelijke ondernemers.

De inventarisatie verloopt een beetje moeizaam. Niet uit onwelwillendheid, maar laat ik het voorzichtig uitdrukken; uit gebrek aan kennis. Een voorbeeld: Op de vraag of er tijdens de werkzaamheden wellicht sprake is van hinderlijk geluid of lawaai (gezien eventuele gehoorschade, begrijpt u), antwoordt de man: “Nee, hoor. We zetten de radio altijd wat harder”. We hebben nog een lange weg te gaan…

De wet
Sinds 1 januari 1994 is een RI&E een wettelijke verplichting voor werkgevers. Ook het ‘plan van aanpak’ is expliciet opgenomen in de wet en maakt sinds 1 november 1999 integraal deel uit van de RI&E.

Een RI&E geeft inzicht in de sterke en zwakke punten op het gebied van veiligheid, gezondheiden welzijn van het bedrijf. Elke werkgever moet onderzoeken of het werk gevaar kan opleveren of schade kan veroorzaken aan de gezondheid van de werknemers. Onderwerpen als arbobeleid, gevaarlijke stoffen, lawaai, lichamelijke belasting, ziekteverzuim, vluchtwegen, werkdruk, voorlichting, werken met beeldschermen en agressie komen hierbij aanbod. Dit onderzoek, dat schriftelijk moet worden vastgelegd, wordt een risico-inventarisatie en -evaluatie genoemd.

Een plan van aanpak met verbeteringsmaatregelen maakt dus deel uit van de RI&E. In het plan van aanpak moet de werkgever aangeven binnen welke termijn concrete maatregelen in verband met de geïnventariseerde risico's worden genomen. Tevens dient de werkgever jaarlijks te rapporteren aan de werknemers over de uitvoering van het plan van aanpak.

De RI&E dient te worden bijgesteld zodra gewijzigde werkmethoden, werkomstandigheden of technische innovaties hiertoe aanleiding geven. De Arbeidsinspectie controleert werkgevers op de naleving van deze RI&E-verplichting. Tevens toetst de Arbeidsinspectie de praktijkomstandigheden op de “werkvloer” aan de RI&E en het plan van aanpak.

Werkgevers hebben sinds een recente de wetswijziging meer flexibiliteit omtrent de RI&E:
Organisaties met ten hoogste 40 uur arbeid per week moeten een RI&E hebben, maar hoeven dat document niet te laten toetsen. Organisaties met ten hoogste 10 werknemers hoeven hun RI&E niet langer te laten toetsen, mits ze gebruik maken van een goedgekeurde branche-specifieke door een deskundige getoetst RI&E-instrument.

Voor organisaties waarvoor niet zo’n CAO-RI&E-instrument bestaat, en voor alle organisaties met meer dan 10 werknemers blijft een toets verplicht.

Let op: Bij het tellen van het aantal medewerkers geldt niet het aantal FTE’s, maar het aantal daadwerkelijke personen!

De uitvoering
Het uitvoeren van een RI&E is niet ingewikkeld. U volgt de volgende 4 stappen:

Stap 1. Inventarisatie.

Zorg voor een lijst met risico's in uw bedrijf. U kunt die lijst zelf opstellen, maar u kunt ook gebruikmaken van bestaande lijsten. Of u kunt uw RI&E door een arbodienst of deskundige laten uitvoeren. De lijst moet antwoord geven op de volgende vragen:
-Zijn er in het verleden ongevallen gebeurd in mijn bedrijf?
-Wat kan er op dit moment fout gaan in mijn bedrijf, zodat ongevallen of verzuim optreden?
-Hoe groot is de kans dat het gebeurt?
-Hoe beperk ik een risico? Of de schade als het toch misgaat?
-Welke maatregelen zijn nodig? En hoe voer ik ze door?
-Hoe zorg ik dat de maatregelen blijven werken?

Stap 2. Evaluatie.

Vergelijk alle risico’s van de lijst en zet ze in de goede volgorde onder elkaar. Welke risico's zijn het meest dreigend? Zijn er situaties in uw bedrijf die wettelijk niet zijn toegestaan? Welke risico's kunnen schade veroorzaken aan uw medewerkers, apparaten of het productieproces? Welke risico's zien uw medewerkers graag aangepakt? Welke aanpassingen zijn technisch mogelijk, en - ook belangrijk - hoeveel kunt u investeren?

Stap 3. Plan van Aanpak.

U heeft nu een lijst met “Things to Do”. De derde stap is: termijnen prikken voor het aanpakken van de risico’s in uw bedrijf. Wie gaat met welk risico aan de slag? En wanneer bent u tevreden? Wat levert het op? Kortom, een plan van aanpak. Zo lost u de risico’s één voor één op, bij voorkeur aan de bron. Misschien zijn er meer vliegen in één klap te slaan.

Stap 4. Toetsing

U moet nu uw RI&E laten toetsen door een gecertificeerde arbodienst of deskundige. Die kijkt of alle risico’s op de lijst staan. Of de situatie in uw bedrijf goed is weergegeven. Of de laatste normen en richtlijnen zijn gebruikt. Wat tien jaar geleden nog mocht, mag nu misschien niet meer. Een gecertificeerde arbodienst of deskundige toetst uw RI&E en adviseert bij het plan van aanpak. Vervolgens brengt u het plan van aanpak ten uitvoer. U overlegt de voortgang jaarlijks met uw werknemers, de OR of PV.

Succes!


Bron: rie.nl

Gastblogger: Piet van de Water - Compete

Deze maand is onze gastblogger Piet van de Water. Deze gedreven ondernemer staat aan het hoofd van Compete Automatisering. Hij ontwikkelde in die hoedanigheid meerdere innovatie applicaties waaronder een toepassing voor het helder registreren van vrije dagen. Dat scheelt de ondernemer of Afdeling Personeelszaken een berg kopzorgen. Als u hier deze zomer ook mee geworsteld heeft, leest u dan vooral onderstaande post. Volgend jaar bent u er dan helemaal klaar voor! Piet legt uit:


Structuur in vrije dagen
Of ik interesse had om een artikel te schrijven over een specifiek onderwerp voor procesverbetering. Tja, daar vraag je me wat. Een mooi voorbeeld is het volgende:

Wat wij regelmatig tegenkomen is het fenomeen van de vakantie- en ziektedagenregistratie. Hierop is duidelijk winst te behalen. Letterlijk en figuurlijk. Herkent u deze vragen?
“Hoeveel vakantiedagen heb ik nog dit jaar?”
“Dit klopt niet hoor, ik heb toen die dag toch gewerkt, alleen zijn jullie vergeten dit op te schrijven”.
“Hé waar is Henk? Ik heb hem nog niet binnen gezien”. “Klopt, hij is vrij vandaag.”
En zo kan ik er nog een aantal opnoemen. U waarschijnlijk ook.

Tijd-voor-tijd registraties, ziektedagen, snipperdagen, doktersbezoeken enz. worden bij veel bedrijven niet of nauwelijks goed en consequent genoteerd. Met het nauwkeurig registreren van deze zaken krijgt de onderneming (lees: ondernemer) een beter overzicht van hoe vaak een medewerker afwezig is en wat de personele bezettingsgraad is. Hij kan zo beter inspelen op dreigende tekorten bij zijn mensen.

Toen ik vanuit onze bedrijfsoperationele applicatie dit specifieke gedeelte isoleerde om als apart programmaatje in de markt te zetten, bleek al snel dat ik me had vergist in de afzetmarkt. Ik vermoedde dat, met name het MKB (en dan vooral het K-gedeelte hiervan), de registratie niet goed voor elkaar had, maar dat was een misvatting. Ook grotere ondernemingen met honderden medewerkers blijken te werken met briefjes en excell-sheets op afdelingsniveau.

Blijkbaar wegen de voordelen van een correcte registratie niet op tegen de administratieve rompslomp die hierbij normaal gesproken komt kijken. En zo blijven de afdelingshoofden de verlofaanvragen op een speciaal papiertje ondertekenen en gauw een aantekening maken in Outlook-agenda….

Bij een paar man personeel is het al verstandig om een goede vastlegging op te stellen, waarbij een minimale inspanning nodig is. Dat maakt een definitief einde aan eventuele discussies en levert dus efficiëntie en tijdsbesparing op: Procesverbetering!

Piet van de water

Het geheim van een succesvol managementsysteem

In het kader van 'herhaling is de kracht van het onderwijs', wil ik u deze bijdrage ten bate van het Flevum Forum Netwerk niet onthouden:

‘Gedoe’. ‘Papieren tijger’. ‘Rompslomp’. ‘Kost veel, levert weinig op’. Managementsystemen hebben niet altijd een even goede roep. Ten onrechte, naar mijn mening. Op een goed geïmplementeerd managementsysteem is geen van bovenstaande omschrijvingen van toepassing. Sterker, een dergelijk systeem houdt een organisatie scherp en ondersteunt haar continue verbetering.

Een voorbeeld. De norm ISO 9001:2000 is bedoeld om helderheid, orde en rust te scheppen in een organisatie. Verbetermogelijkheden signaleren, efficiënter werken en kosten drukken. Het levert en passant in veel branches ook nog een betere concurrentiepositie op. Een goed geïmplementeerd managementsysteem (bijvoorbeeld conform ISO 9001:2000) staat garant voor tevreden klanten. En u weet: Uw beste verkoper is een tevreden klant.

Tien gouden regels
In het bedrijfsleven speelt kwaliteitsdenken een grote rol. Klanten stellen het op prijs dat uw bedrijf een gecertificeerd zorgsysteem heeft. Het betekent namelijk dat u de kwaliteit van uw producten, het voortbrengingsproces en de organisatie zo beheerst, dat een vast kwaliteitsniveau kan worden gegarandeerd. Dus zekerheid voor de klant en commercieel voordeel voor uw bedrijf. Daarbij levert een zorgsysteem ook organisatorische voordelen op. Zoals duidelijkheid in taken, verantwoordelijkheden, en bevoegdheden en heldere procedures en instructies. Het zijn stuk voor stuk belangrijke voorwaarden voor een goed draaiende organisatie. Aldus dient uw zorgsysteem als heus managementsysteem.

In het bedrijfsleven speelt kwaliteitsdenken een grote rol. Klanten stellen het op prijs dat uw bedrijf een gecertificeerd zorgsysteem heeft. Het betekent namelijk dat u de kwaliteit van uw producten, het voortbrengingsproces en de organisatie zo beheerst, dat een vast kwaliteitsniveau kan worden gegarandeerd. Dus zekerheid voor de klant en commercieel voordeel voor uw bedrijf. Daarbij levert een zorgsysteem ook organisatorische voordelen op. Zoals duidelijkheid in taken, verantwoordelijkheden, en bevoegdheden en heldere procedures en instructies. Het zijn stuk voor stuk belangrijke voorwaarden voor een goed draaiende organisatie. Aldus dient uw zorgsysteem als heus managementsysteem.

De vraag is natuurlijk: hoe komt u daar? Ik help u graag een eindje op weg. Het geheim van een succesvol managementsysteem begint met het opvolgen van de tien volgende gouden regels.

• Bepaal doelstellingen en leg ze vast.
  Een goede doelstelling voldoet aan het SMART-principe (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden).
• Creëer draagvlak.
  De implementatie verloopt een stuk soepeler wanneer iedereen meewerkt, dan wanneer de hakken collectief in het zand gaan. Motiveer de mensen die het systeem moeten dragen. Leg ze voldoende uit waarom iets op een bepaalde wijze moet gebeuren.
• Voer een nul-meting uit.
  Bepaal de huidige positie van de organisatie. Leg het ‘sjabloon’ van het gewenste managementsysteem over de huidige situatie. Ga aan de slag met alle elementen die afwijken of ontbreken. Bekijk daarna pas de mogelijkheden ter verbetering van bestaande processen die al voldoen.
• Maak het managementsysteem op maat, gebaseerd op huidige werkwijze.
  Ga dus niet met standaard handboeken aan de gang, of kopieën van een bevriende ondernemer. Een managementsysteem dat aansluit op de reeds bestaande werkwijze van de organisatie is vele malen makkelijker te implementeren en te onderhouden. Ieder bedrijf is uniek. Het uwe dus ook!
• Maak het niet ingewikkelder dan het is.
  Dikke handboeken en ellenlange procedures waarin ieder detail is vastgelegd bevorderen de leesbaarheid niet. Bovendien zijn dergelijke systemen in de praktijk nauwelijks uitvoerbaar en handhaafbaar. U creëert zo uw eigen keurslijf. Eenvoud is in dit geval uw beste vriend.
• Zorg dat de directie actief betrokken is.
  Uitdaging: Laat de directie ook zelf het eigen beleid uitdragen. Directieleden moeten immers het goede voorbeeld geven.
• Delegeer.
  Wanneer taken worden verdeeld is implementatie -en vooral ook onderhoud- aanmerkelijk eenvoudiger. Denk bijvoorbeeld aan het vormgeven van een projectteam.
• Controleer en verbeter.
  Houdt de voortgang goed in de gaten. Maak vooral gebruik van het plan-do-check-act model van Deming.
  Plan: Plan een verbeteractiviteit.
  Do: Voer een verbeteractiviteit uit.
  Check: Analyseer de resultaten van de verandering.
  Act: Voer de verbeteractiviteit "breder" uit met nieuwe kennis en inzichten.
• Vraag om hulp.
  ‘Bij twijfel niet inhalen’. Dat geldt ook voor de wijze waarop een managementsysteem wordt opgebouwd. Indien u niet beschikt over voldoende kennis en ervaring -of hieraan twijfelt- laat een expert u dan adviseren. De investering in een (goede!) adviseur verdient zichzelf gegarandeerd terug. Kunt u het prima zelf? Doen!
• Besef dat een managementsysteem een middel is, geen doel.
  Ook al eist uw klant misschien een certificaat -en u gaat om die reden over tot een certificering- richt u niet primair op het behalen van dat certificaat, maar gebruik het systeem om uw organisatie te verbeteren en slagvaardiger te maken.

Zelf in de hand
Er is eigenlijk nog een laatste gouden regel waarmee ik wil afsluiten: wanneer u kiest voor de implementatie van een managementsysteem, doe het dan goed. Natuurlijk bestaat de kans dat u een papieren tijger creëert. En het zou in het ergste geval kunnen uitmonden in veel heisa wanneer de organisatie er niet klaar voor is, of in een geldverslindend monster wanneer het beoogde rendement uitblijft. U heeft het echter allemaal zélf in de hand. Vergelijkt u het maar met de aanschaf van een goede stofzuiger. U deed deze investering om uw vloeren eenvoudig en snel schoon te krijgen. Helaas wordt de gebruiksaanwijzing niet gelezen en blijft het apparaat vervolgens in de kast staan. Het staat wel stof te vangen, maar niet op de manier zoals het werd bedoeld. Treft deze stofzuiger dan blaam voor uw steeds vuiler wordend karpet?

Bommelding!

Het lijkt misschien wat vergezocht. Maar in een tijdperk waarin de dagelijkse actualiteiten worden beheerst door terrorisme, angst en aanslagen zijn bommelding eigenlijk niet eens meer zo onalledaags. Natuurlijks ontvangt menig receptioniste niet dagelijks of zelfs wekelijks een bommelding. Gelukkig maar. Maar als we de berichtgeving uit de ganse wereld mogen geloven, is de kans niet eens meer ondenkbaar.

Enige tijd geleden was er zelfs nog sprake van een mogelijk ‘bommetje’ in de ballenbak van de praktische Zweedse meubelexploitant. Kunt u zich dat nog herinneren? Kortom, ik hoop het niet, maar alles is mogelijk. Ik vraag me dan ook of menig werknemer weet hoe hij/zij in een dergelijk situatie moet handelen. Zo niet, dan bijgaand handvatten voor degene die in een zo’n situatie het hoofd koel kan houden:

Een schriftelijke melding:

Raak de brief en/of kaart zo min mogelijk aan.

Indien mogelijk verpak het in een plastic hoes (zorg er voor dat de tekst leesbaar blijft).

Indien mogelijk verpak de enveloppe ook in een plastic hoes.

Noteer wie de brief/kaart en enveloppe hebben aangeraakt.(i.v.m. de vingerafdrukken).

Telefonische bommelding:

Blijf kalm.

Onthoud letterlijk de inhoud van het bericht.

Noteer het tijdstip.

Vraag op een vriendelijk en ontspannen toon wanneer de bom springt, waar het ligt, hoe het er uit ziet.

Indentificeer berichtgever, is het een man/vrouw. Spreekt deze snel/langzaam/met of zonder accent.

Let op achtergrond geluiden, bijvoorbeeld verkeer, muziek etc.

Schakel na in ontvangst name van de bommelding altijd de directeur, BHV’er en politie in en spreek er met niemand anders over! Gezamenlijk schat deze drie-eenheid de ernst van de situatie in en wordt bepaald of er tot ontruiming wordt over gegaan. Als er toch moet worden ontruimd, let dan op het volgende:

Ontruimen:

Neem persoonlijke eigendommen, zoals aktetassen e.d.mee. Dit om een bomverkenningsteam niet in 'onbelangrijke' tassen te laten zoeken naar een eventueel aanwezig explosief.

Wijs één persoon aan, die als laatste het pand of de afdeling verlaat. Deze moet beschikbaar blijven voor contact met de politie.

Ga naar de afgesproken verzamelplaats.

Zorg er voor dat één persoon aanwezig is die het pand goed kent voor overleg met de politie en/of experts.

Zie je een vreemd voorwerp, probeer dan de juiste plaats te onthouden. Dit geldt voor iedere medewerker, maar in het bijzonder voor degene, die als laatste de zaak controleert.

Let op en onthoud van afwijkende dingen, die gebeuren, zoals het openstaan van de nooduitgang, langdurig afgesloten zijn van een toiletruimte, e.d.

Volg aanwijzingen van de politie, brandweer en andere diensten altijd op.

Net een goedkope B-film hé? Ach, je kan er maar van op de hoogte zijn. Wie weet komt het nog eens van pas, maar ik hoop dat het niet nodig is!