Het geheim van een succesvol managementsysteem

In het kader van 'herhaling is de kracht van het onderwijs', wil ik u deze bijdrage ten bate van het Flevum Forum Netwerk niet onthouden:

‘Gedoe’. ‘Papieren tijger’. ‘Rompslomp’. ‘Kost veel, levert weinig op’. Managementsystemen hebben niet altijd een even goede roep. Ten onrechte, naar mijn mening. Op een goed geïmplementeerd managementsysteem is geen van bovenstaande omschrijvingen van toepassing. Sterker, een dergelijk systeem houdt een organisatie scherp en ondersteunt haar continue verbetering.

Een voorbeeld. De norm ISO 9001:2000 is bedoeld om helderheid, orde en rust te scheppen in een organisatie. Verbetermogelijkheden signaleren, efficiënter werken en kosten drukken. Het levert en passant in veel branches ook nog een betere concurrentiepositie op. Een goed geïmplementeerd managementsysteem (bijvoorbeeld conform ISO 9001:2000) staat garant voor tevreden klanten. En u weet: Uw beste verkoper is een tevreden klant.

Tien gouden regels
In het bedrijfsleven speelt kwaliteitsdenken een grote rol. Klanten stellen het op prijs dat uw bedrijf een gecertificeerd zorgsysteem heeft. Het betekent namelijk dat u de kwaliteit van uw producten, het voortbrengingsproces en de organisatie zo beheerst, dat een vast kwaliteitsniveau kan worden gegarandeerd. Dus zekerheid voor de klant en commercieel voordeel voor uw bedrijf. Daarbij levert een zorgsysteem ook organisatorische voordelen op. Zoals duidelijkheid in taken, verantwoordelijkheden, en bevoegdheden en heldere procedures en instructies. Het zijn stuk voor stuk belangrijke voorwaarden voor een goed draaiende organisatie. Aldus dient uw zorgsysteem als heus managementsysteem.

In het bedrijfsleven speelt kwaliteitsdenken een grote rol. Klanten stellen het op prijs dat uw bedrijf een gecertificeerd zorgsysteem heeft. Het betekent namelijk dat u de kwaliteit van uw producten, het voortbrengingsproces en de organisatie zo beheerst, dat een vast kwaliteitsniveau kan worden gegarandeerd. Dus zekerheid voor de klant en commercieel voordeel voor uw bedrijf. Daarbij levert een zorgsysteem ook organisatorische voordelen op. Zoals duidelijkheid in taken, verantwoordelijkheden, en bevoegdheden en heldere procedures en instructies. Het zijn stuk voor stuk belangrijke voorwaarden voor een goed draaiende organisatie. Aldus dient uw zorgsysteem als heus managementsysteem.

De vraag is natuurlijk: hoe komt u daar? Ik help u graag een eindje op weg. Het geheim van een succesvol managementsysteem begint met het opvolgen van de tien volgende gouden regels.

• Bepaal doelstellingen en leg ze vast.
  Een goede doelstelling voldoet aan het SMART-principe (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden).
• Creëer draagvlak.
  De implementatie verloopt een stuk soepeler wanneer iedereen meewerkt, dan wanneer de hakken collectief in het zand gaan. Motiveer de mensen die het systeem moeten dragen. Leg ze voldoende uit waarom iets op een bepaalde wijze moet gebeuren.
• Voer een nul-meting uit.
  Bepaal de huidige positie van de organisatie. Leg het ‘sjabloon’ van het gewenste managementsysteem over de huidige situatie. Ga aan de slag met alle elementen die afwijken of ontbreken. Bekijk daarna pas de mogelijkheden ter verbetering van bestaande processen die al voldoen.
• Maak het managementsysteem op maat, gebaseerd op huidige werkwijze.
  Ga dus niet met standaard handboeken aan de gang, of kopieën van een bevriende ondernemer. Een managementsysteem dat aansluit op de reeds bestaande werkwijze van de organisatie is vele malen makkelijker te implementeren en te onderhouden. Ieder bedrijf is uniek. Het uwe dus ook!
• Maak het niet ingewikkelder dan het is.
  Dikke handboeken en ellenlange procedures waarin ieder detail is vastgelegd bevorderen de leesbaarheid niet. Bovendien zijn dergelijke systemen in de praktijk nauwelijks uitvoerbaar en handhaafbaar. U creëert zo uw eigen keurslijf. Eenvoud is in dit geval uw beste vriend.
• Zorg dat de directie actief betrokken is.
  Uitdaging: Laat de directie ook zelf het eigen beleid uitdragen. Directieleden moeten immers het goede voorbeeld geven.
• Delegeer.
  Wanneer taken worden verdeeld is implementatie -en vooral ook onderhoud- aanmerkelijk eenvoudiger. Denk bijvoorbeeld aan het vormgeven van een projectteam.
• Controleer en verbeter.
  Houdt de voortgang goed in de gaten. Maak vooral gebruik van het plan-do-check-act model van Deming.
  Plan: Plan een verbeteractiviteit.
  Do: Voer een verbeteractiviteit uit.
  Check: Analyseer de resultaten van de verandering.
  Act: Voer de verbeteractiviteit "breder" uit met nieuwe kennis en inzichten.
• Vraag om hulp.
  ‘Bij twijfel niet inhalen’. Dat geldt ook voor de wijze waarop een managementsysteem wordt opgebouwd. Indien u niet beschikt over voldoende kennis en ervaring -of hieraan twijfelt- laat een expert u dan adviseren. De investering in een (goede!) adviseur verdient zichzelf gegarandeerd terug. Kunt u het prima zelf? Doen!
• Besef dat een managementsysteem een middel is, geen doel.
  Ook al eist uw klant misschien een certificaat -en u gaat om die reden over tot een certificering- richt u niet primair op het behalen van dat certificaat, maar gebruik het systeem om uw organisatie te verbeteren en slagvaardiger te maken.

Zelf in de hand
Er is eigenlijk nog een laatste gouden regel waarmee ik wil afsluiten: wanneer u kiest voor de implementatie van een managementsysteem, doe het dan goed. Natuurlijk bestaat de kans dat u een papieren tijger creëert. En het zou in het ergste geval kunnen uitmonden in veel heisa wanneer de organisatie er niet klaar voor is, of in een geldverslindend monster wanneer het beoogde rendement uitblijft. U heeft het echter allemaal zélf in de hand. Vergelijkt u het maar met de aanschaf van een goede stofzuiger. U deed deze investering om uw vloeren eenvoudig en snel schoon te krijgen. Helaas wordt de gebruiksaanwijzing niet gelezen en blijft het apparaat vervolgens in de kast staan. Het staat wel stof te vangen, maar niet op de manier zoals het werd bedoeld. Treft deze stofzuiger dan blaam voor uw steeds vuiler wordend karpet?