Deze maand is onze gastblogger Piet van de Water. Deze gedreven ondernemer staat aan het hoofd van Compete Automatisering. Hij ontwikkelde in die hoedanigheid meerdere innovatie applicaties waaronder een toepassing voor het helder registreren van vrije dagen. Dat scheelt de ondernemer of Afdeling Personeelszaken een berg kopzorgen. Als u hier deze zomer ook mee geworsteld heeft, leest u dan vooral onderstaande post. Volgend jaar bent u er dan helemaal klaar voor! Piet legt uit:Structuur in vrije dagen
Of ik interesse had om een artikel te schrijven over een specifiek onderwerp voor procesverbetering. Tja, daar vraag je me wat. Een mooi voorbeeld is het volgende:
Wat wij regelmatig tegenkomen is het fenomeen van de vakantie- en ziektedagenregistratie. Hierop is duidelijk winst te behalen. Letterlijk en figuurlijk. Herkent u deze vragen?
“Hoeveel vakantiedagen heb ik nog dit jaar?”
“Dit klopt niet hoor, ik heb toen die dag toch gewerkt, alleen zijn jullie vergeten dit op te schrijven”.
“Hé waar is Henk? Ik heb hem nog niet binnen gezien”. “Klopt, hij is vrij vandaag.”
En zo kan ik er nog een aantal opnoemen. U waarschijnlijk ook.
Tijd-voor-tijd registraties, ziektedagen, snipperdagen, doktersbezoeken enz. worden bij veel bedrijven niet of nauwelijks goed en consequent genoteerd. Met het nauwkeurig registreren van deze zaken krijgt de onderneming (lees: ondernemer) een beter overzicht van hoe vaak een medewerker afwezig is en wat de personele bezettingsgraad is. Hij kan zo beter inspelen op dreigende tekorten bij zijn mensen.
Toen ik vanuit onze bedrijfsoperationele applicatie dit specifieke gedeelte isoleerde om als apart programmaatje in de markt te zetten, bleek al snel dat ik me had vergist in de afzetmarkt. Ik vermoedde dat, met name het MKB (en dan vooral het K-gedeelte hiervan), de registratie niet goed voor elkaar had, maar dat was een misvatting. Ook grotere ondernemingen met honderden medewerkers blijken te werken met briefjes en excell-sheets op afdelingsniveau.
Blijkbaar wegen de voordelen van een correcte registratie niet op tegen de administratieve rompslomp die hierbij normaal gesproken komt kijken. En zo blijven de afdelingshoofden de verlofaanvragen op een speciaal papiertje ondertekenen en gauw een aantekening maken in Outlook-agenda….
Bij een paar man personeel is het al verstandig om een goede vastlegging op te stellen, waarbij een minimale inspanning nodig is. Dat maakt een definitief einde aan eventuele discussies en levert dus efficiëntie en tijdsbesparing op: Procesverbetering!
Piet van de water
Geen opmerkingen:
Een reactie posten