Ontwikkelingen ISO 9001:2015

Even een korte update. Eind vorige week heb ik twee werkgroepbijeenkomsten gehad over ISO 9001. Normcommissie werk.

Werkgroep 9001
Allereerst de werkgroep over de nieuwe ISO 9001. Nu bekend is dat er een herziening van ISO 9001 komt, is het belang van deze werkgroep toegenomen. Eind juni zal op internationaal niveau al een start worden gemaakt met het opstellen van de Design Specification. ISO/TC176/WG24 zal zich hiermee bezighouden. Een design specification is een eerste - zeer voorlopig - ontwerp voor de nieuwe norm. Een werkdocument waar nog van alles aan zal worden gesleuteld.

Structuur
Waar niet aan zal worden gesleuteld is de structuur van de nieuwe norm. Het moet namelijk wel heel raar verlopen wanneer deze niet aangepast wordt aan de onlangs goedgekeurde High Level Structure voor managementsysteemnormen.

Future-proof
De taak die we ons (onder andere) in de werkgroep hebben opgelegd is te bewaken dat alle huidige eisen worden overgenomen en er niet 'ongezien' nieuwe eisen worden toegevoegd door het toepassen van de nieuwe structuur. De kans is wel groot dat wij (ISOLEASE, dus) - in overleg - zullen experimenteren met deze nieuwe structuur. Sowieso zullen we bewaken dat de systemen van onze klanten future-proof zijn. Altijd meegenomen.

NPR Kwaliteitskosten
In de andere werkgroep werken we aan wat een Nederlandse Praktijkrichtlijn (NPR) moet worden voor het berekenen van de kwaliteitskosten. Het doel is het geven van een eenvoudige methode om een brug te slaan tussen de wereld van de kwaliteit en het (hogere) management. Uiteraard is er al veel over geschreven. Ook door grote meneren als Juran. Het is vanzelfsprekend niet de bedoeling om opnieuw het wiel uit te vinden. Juist niet. We zoeken het beste van wat de grote denkers hebben bedacht. Bepalen welke onderdelen voor iedere organisatie toepasbaar zijn. En vertalen dat naar een zo eenvoudig en breed mogelijk toepasbare aanpak. Beknopt, ook nog eens.

Inhoud
Het doel en toepassingsgebied hebben we inmiddels definieert. De inhoudsopgave staat in de grondverf. De eerstvolgende keer streven we ernaar om hier consensus over te bereiken. Mocht dat lukken dat gaan over naar de daadwerkelijke inhoud. Benieuwd of we daarover ook snel consensus zullen krijgen. In de werkgroep zijn verschillende belanghebbende groepen vertegenwoordigd; het is dus interessant om te zien of we allemaal hetzelfde verstaan onder kwaliteitskosten. Ofwel, of (het berekenen van) kwaliteitskosten is te standaardiseren.

Wordt zeker nog vervolgd. Zowel de nieuwe ISO 9001 als deze - nog nummerloze - NPR.

PROJECTBLOG - EEN OOGGETUIGENVERSLAG VAN EEN ISO 9001-ADVISEUR - DEEL 5

Om de snelheid er in te houden twee dagen achter elkaar op locatie geweest. Inclusief hotelovernachting, om de reistijd te verkorten. Het zware leven van een consultant.

Door het MT is in de afgelopen periode gekeken naar de input en output van de vier hoofdprocessen. Dit commentaar als eerste verwerkt. Daarna de stap gemaakt naar de meetprocessen. Veel organisaties hebben geen oog voor het feit dat er al ontzettend veel ‘kwaliteitsmetingen’ worden uitgevoerd. Kwaliteitsmetingen worden hoe dan ook uitgevoerd, want anders zou een groot deel van de geleverde producten niet goed zijn. Ook hier al veel kwaliteitsmetingen gezien. Vooral in de vorm van interne controles op rapporten. We moeten in kaart zien te krijgen welke criteria daarbij worden gehanteerd. En, niet onbelangrijk, wat er wordt geregistreerd. En dat is even jammer. Er zijn nog weinig vaste afspraken hieromtrent. Gelukkig worden de controles uitgevoerd door een beperkte groep medewerkers, en is het mogelijk om hier afspraken over te maken. De details laten we nog even rusten.

We hebben in ieder geval keuzes gemaakt welke indicatoren in eerste instantie zullen worden gebruikt. De meetprocessen hiervan ook direct in kaart gebracht. Hiermee kunnen we in ieder geval weer verder. We weten nu ook welke competentie-eisen moeten worden gesteld aan de verantwoordelijken en welke middelen ze nodig hebben. Ook kijken we direct wat er met de uitkomsten van de metingen wordt gedaan. Voor iedere indicator bepalen we binnen welk (intern) overleg het een vast agenda-item is, of wordt. Op die manier geven we ‘ISO’ iets meer inhoud dan alleen de mededeling dat er weer een audit aan komt. Voor indicatoren die namelijk in het ‘rood’ staan, wordt van het ‘overleg’ verwacht dat ze actie ondernemen. De indicatoren moeten dus wel aan het juiste overleg worden gekoppeld.

Aan het einde van de eerste van het tweeluik is het verzoek aan de klant om na te denken over de kwaliteitsdoelstellingen. Ook hier moet ik toch beter uitleggen dat 100% geen realistisch doelstelling bij een interne controle. De interne controle is nu juist bedoeld om te zorgen dat uiteindelijk (!) – bij de overdracht naar de klant - die 100% wordt gehaald. We gaan de resultaten van de ‘eerste’ interne controles gebruiken als indicator. Hoe minder fouten bij de eerste controle, hoe beter het voorgaande proces wordt beheerst. Een simpele, doch effectieve redenering. Ook zouden we kunnen kijken naar de inspanning die moet worden gedaan om fouten te herstellen. Om praktische redenen laten we die aanpak nog even zitten.

Op verzoek van de klant komen bij iedere paragraaf nog wat extra woorden uitleg. Op zich niet verkeerd, maar dat maakt het document weer net iets dikker. Aan de andere kant besparen we ruimte door te verwijzen naar bestaande initiatieven om de kwaliteit te verhogen. Het mooie van dit project is weer dat heel veel bestaande initiatieven aan elkaar geknoopt kunnen worden. De samenhang tussen op het eerste oog losse initiatieven wordt zichtbaar. Zo bestaat er al een ‘handboek interne bedrijfsvoering’. Hierin staan al heel veel maatregelen om de geïdentificeerde risico’s te beheersen.

Het mooie is nu dat de noodzaak van de afspraken in dat handboek veel duidelijker wordt.
Ook bestaat er al geruime tijd een interne ‘academie’. Binnen deze context kunnen medewerkers experimenten uitvoeren. Een prachtige manier om kennis te ontwikkelen binnen de organisatie. Eventueel met het oog op een toekomstige invoering van ISO 14001, biedt de academie de mogelijkheid om serieus inzicht te krijgen in meer duurzame producten. Ook is nu helder dat dit geen ‘productontwikkeling’ is. De output van de academie bestaat niet uit productkarakteristieken, maar uit kennis.

De verschillende delen van het handboek worden nu volgens het implementatieplan voorgelegd aan de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering. Voor de kwaliteit dus eigenlijk. Het was even twee dagen veel praten, schrijven, praten, toelichten, schrijven, tekenen etc., maar het organisatiehandboek begint langzaam op niveau te komen. De samenhang tussen de verschillende delen wordt steeds beter zichtbaar. Binnenkort is het tijd om de mensen in de organisatie te wijzen op de - soms subtiele - samenhang. Ik ben er klaar voor.

Deze blogpost is het vijfde deel van een serie blogposts over een project dat tot doel heeft een kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten en in te voeren bij een adviesbureau. Het is onze mini soap. Een mini ISOAP, eigenlijk.

CO2- en MVO-prestatieladder fiscaal aftrekbaar

De CO2- en MVO-prestatieladder zijn dit jaar wel heel aantrekkelijk. Ze zijn namelijk toegevoegd aan de milieulijst van 2012. Dat houdt in dat de kosten nu ook - in 2012 - fiscaal aftrekbaar zijn. En daar kan u uw voordeel mee doen.

De Milieulijst 2011 bood al fiscaal voordeel voor ondernemers die investeren in milieuvriendelijke productie volgens de eisen van Milieukeur en Ecolabel of het verlenen van milieuvriendelijke diensten volgens de eisen van Green Key, Blauwe Vlag en “Erkend Duurzaam” van de Bovag. Nu zijn daar de CO2-prestatieladder en de MVO-prestatieladder aan toegevoegd.

Om in aanmerking te komen voor de regeling heeft u moet u wel een MVO-prestatieladder en/of CO2-prestatieldaddercertificaat kunnen kunnen overleggen. Mocht u voor 2012 plannen hebben om een MVO- en/of CO2-prestatieladder - vanaf niveau 2 - in uw organisatie te implementeren, is het natuurlijk wel van belang om zo snel mogelijk te beginnen.

U weet ons te vinden. 

Veilig Pasen

We hebben het er al eerder over gehad op deze blog, maar een kleine reminder kan nooit kwaad (en recycling is natuurlijk ook heel erg MVO). Want het lijkt erop dat de feestdagen ronduit gevaarlijk zijn. We maken er namelijk jaarlijks een sport van om op wankele trapjes glazen ballen in een doorgaans makkelijk ontvlambare boom te hangen, waarna we massaal onze resistentie voor Salmonella testen. Daags erna steken we collectief - vlak voor onze voordeur nog wel - explosieven af om het nieuwe jaar in te luiden. En zelfs Pasen is link. Doodeng bijna. Vooral uit voedselveiligheidsoverwegingen.

Paaseieren zoeken klinkt misschien als een berg familielol (nou ja…), maar weet u wel waar die eieren vandaan komen, hoe ze gekleurd zijn en vooral hoelang ze al in de - hopelijk, ik blijf optimistisch - warme zon op u liggen te wachten?

En omdat bij ons de teller niet meteen gaat lopen hieronder een aantal tips - gratis en voor niets - om de Paasdagen voedselveilig door te komen (we laten de obligate meubelboulevards en schoonfamilie even buiten beschouwing).

1. Gebruik andere eieren voor het decoreren en de speurtocht dan voor consumptie. Of als u echt het zekere voor het onzekere wil nemen; verstop plastic eieren. Chocola is natuurlijk een zalig alternatief, maar vergeet hierbij ook de effecten van de zon niet. Chocolademelk zoeken is lastiger dan u denkt.

2. Houd alles schoon. Was gebruiksvoorwerpen, werkbladen en andere oppervlakken die met de eieren in contact komen. Dat geldt ook voor het handen wassen natuurlijk.

3. Kleur de eieren die u – en uw kind – gaat eten uitsluitend met kleurstof die speciaal voor voedsel is bestemd. Deze vindt u in iedere goede supermarkt.

4. Houd hard gekookte eieren die bestemd zijn voor consumptie zo lang mogelijk in de koelkast.

5. Controleer de temperatuur van uw koelkast en zorg dat deze 5 °C of kouder is.

6. Laat niemand eieren eten die meer dan twee uur ongekoeld bewaard zijn.

7. Als u het rauwe ei zelf door de eierschalen blaast, zou u zichzelf bloot kunnen stellen aan Salmonella. Uw mond raakt immers het rauwe ei aan. Was het ei in heet water om dit te voorkomen. En nu komt het; spoel het in een oplossing van 1 theelepel bleekwater op een half kopje water. Goed afspoelen hierna!

8. En mocht u nu van plan zijn om het uitgeblazen rauwe ei het bakken, doe dat dan direct. Niet bewaren.

9. Niets is eeuwig houdbaar. Zelfs hard gekookte eieren die goed zijn gekoeld moeten binnen 7 dagen na het koken worden gegeten.

10. Toch op jacht naar echte eieren? Let dan op scheuren in de eierschalen. Zelfs in kleine scheurtjes in het ei voelen bacteriën zich thuis.

U bent er helemaal klaar voor.

De Paashaas heeft inmiddels een enorm arbo-verantwoord mandje in gebruik en draagt enthousiast zijn nieuwe veiligheidsschoenen.Dat hebben we al gecontroleerd.

En o ja, als u het zich kan veroorloven; koop EKO eieren. Daar doet u de kippen ook een groot plezier mee.

Fijne Paasdagen!

PROJECTBLOG – EEN OOGGETUIGENVERSLAG VAN EEN ISO 9001-ADVISEUR - DEEL 4

De risicoanalyse. Per proces worden de belangrijkste risico’s geïnventariseerd. Het mooie van deze stap is dat de echt belangrijke risico’s in no-time in kaart zijn gebracht. Problemen die vaak voorkomen of die heel vervelend zijn, komen vanzelf bovendrijven.

Heel soms komt er in een later stadium nog wel een reëel risico bij. Meestal blijken de ‘nakomertjes’ echter óf nauwelijks voor te komen, óf nauwelijks merkbaar te zijn voor klanten. De scores voor de geïnventariseerde risico’s zullen door het MT worden ingevuld.

Omdat we de procesbeschrijvingen niet via gesprekken met medewerkers opstellen, moeten we een goed implementatieplan bedenken. De procesbeschrijvingen zijn nu ‘geschetst’ door leden van het MT. In dit geval is dat behoorlijk goed verlopen, omdat de MT-leden zelf ook nog veel tijd in de uitvoering doorbrengen. Met een MT ‘op afstand’ zou het risico bestaan dat men te optimistisch is over de beheersing van de processen.
 
Het implementatieplan is in feite een redelijk eenvoudig stappenplan, waarin we hebben beschreven op welke wijze de verschillende onderdelen van het systeem worden beoordeeld en toegelicht. Gezien de strakke planning van het gehele project wordt dit een essentieel document. We kunnen het ons niet veroorloven dat iemand binnen de organisatie denkt dat het kwaliteitssysteem iets is wat hij of zij niet gebruikt. Zoals al eerder gebleken is tijdens de eerste inventarisatie bestaat het ‘systeem’ namelijk al. Dit project is feitelijk gericht op het goed in kaart brengen van dit systeem. Hoe simpel het ook klinkt, toch blijft het lastig om een dergelijk systeem overzichtelijk te documenteren. Positief kritische feedback van medewerkers is daarom van groot belang. En dat lijkt allemaal te gaan lukken...

Deze blogpost is het vierde deel van een serie blogposts over een project dat tot doel heeft een kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten en in te voeren bij een adviesbureau. Het is onze mini soap. Een mini ISOAP, eigenlijk.

'Kijk eens, we zijn gecertificeerd!'

Men staat er natuurlijk niet zo bij stil, normaal gesproken. Vooral niet als je geen vakidioot bent - zoals wij. Maar er wordt wat af gecertificeerd in Nederland. En ook daarbuiten. Sommige bedrijven laten dat ook graag zien. Wat overigens opvalt; vooral in het buitenland wordt dat met dikke logo's goed gecommuniceerd. Op auto's, op posters, op kaartjes, op producten. Overal waar ze het kwijt kunnen, eigenlijk. Doen wij niet. Gek toch? Zijn we hier dan toch zo bescheiden?

Ik ben daar eens op gaan letten, de afgelopen maanden en heb braaf foto's gemaakt. Keihard bewijs, zo u wilt.

Op een pak sinaasappelsap, gekocht in Dubai, staat heel groot dat het bedrijf ISO 9001 gecertificeerd is. Hier nog nooit gezien. Kan natuurlijk ook te maken hebben met het feit dat je nooit de indruk mag wekken dat je je product ISO 9001 gecertificeerd hebt (het blijft immers een procescertificaat). Maar toch.

En daarom ga ik er een terugkerende post van maken. Van logo's. Op wat er maar voorbij komt. Het is namelijk best mooi om te laten zien dat je iets kan. Dat je een proces beheerst. Dat je het belangrijk vindt dat je klant blij is en dat onafhankelijk hebt laten toetsen. En beetje trots mag best.

(Overigens; u bent welkom om mee te doen. Stuur ze vooral op, de logo's die u overal ter wereld, maar vooral ook in Nederland tegen komt!)

De nieuwe ISO 9001

Verontruste telefoontjes. Naar ons. Van onze klanten. ISO 9001 gaat weer volledig op de schop. Wat nu weer? Reden voor ongerustheid.

Wat is het geval? ISO/TC176 heeft onlangs een 'systematic review' uitgevoerd. Dat wil zeggen dat aan alle aangesloten landen is gevraagd wat te doen met ISO 9001. Intrekken, bevestigen of herzien. Ook aan ons is deze vraag voorgelegd. 'Ons' is de Nederlandse Normcommissie Kwaliteitsmanagement. Wij zijn voor herzien. Omdat wij van mening zijn dat er voldoende verbeteringen mogelijk zijn.

De huidige versie van ISO 9001 is in feite in 2000 uitgegeven. De laatste herziening in 2008 was niet meer dan een verduidelijking op een beperkt aantal normeisen. Sinds het jaar 2000 zijn er vele nieuwe ideeën over hoe organisatie zouden moeten functioneren. Denk alleen al aan de mogelijkheden die de nieuwe communicatiemiddelen ons bieden. Twitter, Yammer, Facebook en andere 2.0 communicatiekanalen met klanten en/of collega's bestonden twaalf jaar geleden nog niet. Reden genoeg om aan te nemen dat de eisen aan een kwaliteitsmanagementsysteem zouden moeten worden aangepast.

Een meerderheid van de aangesloten landen is ook van mening dat een herziening op z'n plaats is. Deze meerderheid is echter niet zo heel groot. Dat zou kunnen betekenen dat het lastig wordt om grote wijzigingen door te voeren. Maar dat is speculeren. Het zou net zo goed kunnen zijn dat er wel fundamentele wijzigingen komen.

Er is echter nog HE-LE-MAAL niets over te zeggen. Hoewel sommige bronnen anders beweren, is er alleen nog maar besloten om het herzieningsproces op te starten. Bij deze herziening zal informatie worden gebruikt voortkomend uit het vorig jaar uitgevoerd gebruikers onderzoek. En uit de studie naar mogelijk bruikbare concepten door de Task Group Future Concepts, uitgewerkt in 20 white papers.

Nogmaals, er is inhoudelijk nog helemaal niets bekend. Alle opties zijn nog open en zullen worden besproken. In onze Werkgroep Future ISO 9001 - de Nederlandse tegenhanger van de Task Group ongeveer - zijn we druk bezig om de Nederlandse standpunten in kaart te brengen. En daarnaast onze tactiek te bepalen. Een dergelijk herzieningsproces heeft namelijk wel iets weg van politiek bedrijven. Slim opereren om de eigen belangen zo goed mogelijk te verdedigen.

Als lid van de Nederlandse Normcommissie behartigen wij natuurlijk ook de belangen van onze klanten. En dit keer bedoel ik met 'wij' ISOLEASE. Daarnaast zijn we uiteraard, als actief deelnemer, als eerste op de hoogte van ontwikkelingen. Niet via een opgesteld persbericht, maar direct. Vers van de naald. Zodra ontwikkelingen vaste vorm beginnen te krijgen, passen wij dit uiteraard direct toe bij onze klanten.

Kortom, er is geen enkele reden voor ongerustheid. We houden u op de hoogte en spelen direct in op eventuele 'grote' veranderingen. Tijd genoeg om uw systeem te upgraden, want de nieuwe ISO 9001 komt op z'n vroegst in 2015 uit. Maar u moet niet gek opkijken als het 2016 wordt.