Afkorting 'ISO'

Geregeld krijg ik de vraag waar 'ISO' nou eigenlijk voor staat. Let op:

Officieel staat de afkorting voor 'International Organization for Standardization', maar wanneer we dat zouden afkorten krijgen we 'IOS'.

Omdat het een internationale organisatie betreft, zouden de afkortingen in diverse landen ook weer anders geschreven worden (bijvoorbeeld 'OIN' in het Frans voor Organisation internationale de normalisation). Er is daarom besloten om een universele afkorting te gebruiken, welke werd afgeleid van het Griekse ‘ISOS’ dat zoveel als ‘gelijk’ of ‘gelijkmatig’ betekent. Dus voor ieder aangesloten land in iedere taal geldt de afkorting 'ISO'.

R-papier

Zo, nog even snel een mailtje sturen naar een belangrijke opdrachtgever, een briefje naar een leverancier. Met een tekstverwerkingsprogramma een fluitje van een cent. Maar om nu domme schrijf- of spelfouten te voorkomen, is het vaak erg zinvol om het toch even na te lezen. Misschien wel herkenbaar. In de gauwigheid een lidwoordje vergeten, een 'd' in plaats van een 't' of gewoon hele woorden weglaten (tja ,in mijn hoofd stond het op papier, maar mijn vliegensvlugge tikvingers tikte er zo voorbij). Persoonlijk vind ik dat erg slordig staan naar de geadresseerde toe en misschien ook wel een beetje respectloos.

Maar ja, teksten nalezen op een scherm vind ik ook niet altijd even prettig. Dus gooi er maar weer een blanco A-4tje tegen aan, kras er wat op, wijzig wat op de tekstverwerker. Klopt het nu, even afdrukken. Hmm bijna. En nog maar weer een printje. Eigenlijk zonde van het inktpartoon én zonde van het papier. Laat ik het zo zeggen, de enige die er wel bij vaart is de A4 fabrikant!

Onlangs zat ik bij één van mijn opdrachtgevers. We hadden een aantal dingen besproken en voor intern gebruik moest er wat worden geprint. Druk werd er in een doos met papier gerommeld. Voorbedrukt papier werd in de printer gestoken en de gewenste tekst rolde uit de printer. Enigszins bevreemd aanschouwde ik dit spectakel waarop mijn zeer doortastende vraag volgde: “Huh, wat doe jij nou?”. Blijkt dat hij alle foute printjes, ‘waardeloze’ brieven anderssoortig eenzijdig afgedrukt papier spaart. Bij het afdrukken van een document voor eigen gebruik wordt dat papier hergebruikt. Wat een handig idee. En omdat Isolease implementatie gericht te werk gaat, dacht ik dit implementeer ik ook. Ik heb het gekscherend R-papier genoemd (Recycle- of Renopapier). De waardeloze direct mailbrieven die we geregeld ontvangen, blijken in eens mijn zeer waardevolle A-4 leverancier. Okee, het is even wennen. Het vergt enige discipline maar als ik op deze manier een steentje kan bijdragen aan het behoud van bos en woud, dan doe ik dat graag.

PS: Tip van de dag. Zet wel een diagonale streep door de waardeloze tekst (achterkant) om verwarring te voorkomen!

Verfrissend artikel

'De Zaak' publiceerde vandaag een uiterst verkoelend bericht. Een aantal verfrissende tips tijdens deze hittegolf is immers nooit weg:

Houd het hoofd koel op het werk
Het komt niet vaak voor, maar soms stijgt de temperatuur ook in Nederland tot tropische waarden. Werknemers zijn dat niet gewend en verdienen enige bescherming tegen de hitte van de zon. Het is ook in uw eigen belang dat zij het hoofd koel houden. Het kan u bovendien een besparing opleveren!

Siësta in Holland?
Klimatologische veranderingen zullen in de toekomst zorgen voor hetere zomers in Nederland. Bij hoge temperaturen stijgt het aantal ontevreden werknemers en daardoor het 'mentaal verzuim'. Aandacht voor verkoeling op het werk kan u als werkgever een flinke besparing opleveren.

Een siësta tijdens warme dagen - zoals FNV Bouw ooit voorstelde voor werknemers in de bouw en afbouw - gaat misschien wat ver, maar steeds meer bedrijven voeren in een hete periode een 'tropenrooster' in. Als het té warm is op de werkplek, of als er buiten intensieve arbeid wordt verricht in de felle zon, zijn maatregelen geen overbodige luxe.U kunt het draaglijk houden door te zorgen voor voldoende vocht en verkoeling op de werkplek. Werknemers die buiten in de hitte werken, hebben bovendien recht op extra pauzes in een koele ruimte en moeten zoveel mogelijk in de schaduw werken.

Samen oplossen
U vindt het zelf misschien logisch dat u maatregelen treft waardoor de werknemers veilig en verantwoord kunnen werken en dat u zorgt voor voldoende mogelijkheden voor verkoeling. Maar in sommige werksituaties kan het lastig zijn de werknemers de nodige verkoeling te bieden. Omdat de omstandigheden op alle werkplekken anders zijn, is het vrijwel onmogelijk om algemene centrale maatregelen op te stellen, die tot in detail zijn uitgewerkt.

Het is belangrijk dat u zelf passende maatregelen neemt, die specifiek zijn toegesneden op de situatie op de werkplek. In goed overleg tussen werkgever en werknemer is het over het algemeen goed mogelijk om per project en per onderneming afspraken te maken.

Vuistregels voor verantwoord werken
Werkgevers dienen te zorgen voor een zo behaaglijk mogelijk klimaat, rekening houdend met de aard van de werkzaamheden. Verder zijn op dit gebied slechts adviezen te geven. De Arbowet is redelijk gecompliceerd op dit punt. In sommige werksituaties kan het lastig zijn de werknemers de nodige verkoeling te bieden.
Het is belangrijk dat u in goed overleg met uw werknemers passende maatregelen neemt, die specifiek zijn toegesneden op de situatie op de werkplek. Maar wanneer wordt het te heet om te werken? FNV Bondgenoten heeft daar enkele richtlijnen voor.

Enkele vuistregels:
- Bij (zittend) kantoorwerk mag de temperatuur op de werkvloer stijgen tot een maximum van 30 graden.
- Voor intensief werk geldt een maximum van 26 graden, maar alleen mits er een voelbare luchtstroom is (anders 25 graden).
- Boven de 26 graden is er sprake van extra belasting. Dan moet overleg plaatsvinden over mogelijke maatregelen, zoals koele ruimtes om te pauzeren, extra ventilatie e.d.
- Komt de temperatuur hier bovenuit, dan is er sprake van extra belasting. Bedrijven moeten er dan alles aan doen om de belasting zo laag mogelijk te houden. Mogelijkheden zijn:
- korter werken;
- zo kort mogelijk aaneengesloten werken;
- pauzeren in koele ruimtes;
- zwaar werk uitstellen;
- aangepaste kleding;
- extra ventilatie;
- veel (sportdrank) drinken;
- luchtkoelingstechniek installeren voor een meer structurele aanpak.

Binnen is het meestal veel warmer dan buiten. Maar buiten is het risico op huidkanker weer groter omdat mensen direct aan zonlicht worden blootgesteld. In dit geval wordt geadviseerd om tussen twaalf en drie uur de zon te vermijden door andere werkplanning, te zorgen voor afscherming tegen de zon (bijvoorbeeld door een pet) en te smeren met een zonnebrandcrème met een hoge factor. Lees meer hierover in de brochure Wees zonbewust op je werkplek.

Tips tegen productieverlies
Wanneer de temperatuur stijgt boven de 25 graden, leidt elke graad extra temperatuurstijging in een kantooromgeving tot een productieverlies van 2%, waarschuwt TNO Bouw. De hittegolf raakt u dus in uw portemonnee. Naast de kleding en het type werk bepalen vooral de binnentemperatuur, de luchtvochtigheid en de luchtsnelheid hoe prettig mensen zich voelen. TNO Bouw geeft een aantal tips om de arbeidsproductiviteit op peil te houden tijdens warme dagen:
- schakel overbodige elektrische apparaten uit;
- gebruik zonwering, met name aan de buitenkant van de gevel (dit scheelt een tot twee graden t.o.v. zonwering aan de binnenzijde);
- houd ramen gesloten gedurende de uren van de dag dat het buiten warmer is dan binnen (ongeveer tussen 10.00 - 20.00 uur);
- Zorg voor voldoende luchtstroming, bijvoorbeeld door ventilatoren;
- Ventileer 's nachts;
- Maak platte daken nat.

Kledingvoorschriften
In sommige beroepen zullen werkgevers er geen enkel probleem van maken als het personeel op warme dagen in luchtige kleding verschijnt. In andere beroepen is het echter onmogelijk om in korte broek te werken. Bijvoorbeeld als representativiteit vereist is, of wanneer bepaalde veiligheidsvoorschriften gelden waaronder ook beschermende kleding valt. Laat bij extreme hitte de gezondheid voorgaan en laat als het even mogelijk is het taboe op de korte broek tijdelijk varen.

Een eigenaar van een wasserij in Raalte scoorde erg goed bij zijn personeel door te zorgen voor een privé-zwembadje voor de deur. In de pauze namen de werknemers een verfrissende plons in het bad (een stuk landbouwplastic in de afvalcontainer gespannen), sommigen met kleding en al. De pauze duurde daardoor wel wat langer dan normaal, maar de werknemers vonden het geen probleem om dan wat langer door te gaan dan normaal. Het is een beetje geven en nemen. U ziet het: met een beetje creativiteit valt een hoop te bereiken.

Bron: De Zaak

Daling ziekteverzuim

Gisteren publiceerde het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid onderstaand persbericht. Interessant genoeg om eens tot u te nemen...

Ziekteverzuim daalt snelst in sectoren met arboconvenant

In sectoren waar werkgevers, werknemers en overheid samen concrete afspraken maken over veilig en gezond werken, daalt het ziekteverzuim sneller dan in sectoren waar de partijen geen afspraken maken. Dat blijkt uit onderzoek dat bureau Astri heeft uitgevoerd in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Staatssecretaris Van Hoof heeft de uitkomsten vandaag aan de Tweede Kamer aangeboden.

In de onderzoeksperiode 1999 tot en met 2004 is het ziekteverzuim in de sectoren waar sociale partners en het ministerie afspraken hebben gemaakt, gedaald met 22 procent (van 7,1 naar 5,5). Op plaatsen waar de partijen geen afspraken hebben vastgelegd in zogenoemde convenanten was de afname 9 procent (van 5,5 naar 5,1 procent). Het absolute ziekteverzuim ligt in de convenantsectoren in alle jaren hoger dan in andere sectoren. Dat komt omdat vooral sectoren met een hoog ziekteverzuim meedoen met de convenanten.

In arboconvenanten staat zwart op wit wat sociale partners en overheid doen om de arbeidsomstandigheden te verbeteren en het ziekteverzuim en de instroom in de WAO terug te dringen. De WAO-instroom is in de sectoren waar afspraken zijn gemaakt bijna net zo snel gedaald als in de sectoren zonder convenanten. Dit komt waarschijnlijk omdat de sectoren pas in het voorlaatste onderzoeksjaar in de convenanten actief aan de slag zijn gegaan met het voorkomen van arbeidsongeschiktheid.

De resultaten van het onderzoek sluiten aan bij het kabinetsbeleid. Het kabinet wil werkgevers en werknemers meer verantwoordelijkheid geven op het terrein van de arbeidsomstandigheden. Onlangs heeft staatssecretaris Van Hoof zijn voorstel voor een nieuwe Arbowet naar de Tweede Kamer gestuurd. Deze wet geeft werkgevers en werknemers meer ruimte om samen het eigen arbobeleid in te vullen. Het kabinet verwacht dat het beleid daardoor grote steun krijgt op de werkvloer en dat hierdoor veiliger en gezonder zal worden gewerkt.

Sectoren waar convenanten zijn afgesloten lopen voorop met de uitvoering van de nieuwe regelgeving. In een aantal gevallen zijn de sociale partners al aan de slag gegaan met het maken van zogenoemde arbocatalogi. In deze catalogi kunnen werkgevers in de toekomst opzoeken op welke manieren en met welke middelen ze de veiligheid en de gezondheid van hun werknemers kunnen waarborgen.

Sociale partners en overheid zijn zeven jaar geleden begonnen met het project Arboconvenanten Nieuwe Stijl. Sinds het begin zijn er 69 convenanten afgesloten, onder andere in de bouw, horeca, academische ziekenhuizen, politie, thuiszorg en de rijksoverheid. Meer dan de helft van de Nederlandse beroepsbevolking valt onder de afspraken van een arboconvenant.

Bron: Ministerie van SZW

PAGO wordt PMO

Het verplichte PAGO (Periodiek ArbeidsGezondheidskundig Onderzoek) is officieel vervangen door PMO (Leidraad Preventief Medisch Onderzoek). Het PAGO voldeed niet langer. Er werd ook nog maar weinig gecontroleerd of het PAGO ook echt plaatsvond, maar vaak alleen of het in het contract met de Arbodienst was opgenomen.

De belangrijkste veranderingen

1. Het PMO is een samenwerking tussen het bedrijf én de bedrijfsarts. De opdrachtgever is dus actief betrokken.
2. Er worden vooraf doelstellingen vastgesteld.
3. Het PMO heeft een preventief aspect en gaat daarom niet alleen over onderzoek, maar ook over interventies naar aanleiding van het onderzoek.
4. Er is voor het eerst aandacht voor aspecten van de levensstijl van werknemers. Er wordt aandacht besteed aan de fysieke en psychische conditie en leefgewoonten.
5. De verplichte keuringen die werknemers ondergaan vallen ook onder het PMO.

Fasen van het PMO

1. Oriëntatie en besluitvorming.
- projectgroep opzetten en consulteren
- doelen kiezen
- budgettaire mogelijkheden vaststellen
- beslissing nemen
2. Voorbereiding
- taken verdelen
- inhoud vaststellen
- instanties en professionals contracteren
- uitvoering plannen
3. Uitvoering individugerichte activiteiten.
- screeningstest uitvoeren
-signaleringsvragenlijst invullen
- functionele geschiktheid onderzoeken
- aanvullende diagnostiek uitvoeren
- individugerichte interventies adviseren
4. Uitvoering groepsgerichte activiteiten.
- groepsanalyse en groepsrapportage opstellen
- groepsinterventies uitvoeren
5. Evaluatie en vervolgplanning.
- evalueren en vervolg plannen

Doelen

Preventief:
Voorkomen dat mensen ziek worden door hun werk. Wanneer er toch schade aan de gezondheid ontstaan, dan kan dat met het PMO in een vroeg stadium worden opgespoord. Het PMO is een vervolg op de RI&E (Risico-inventarisatie en evaluatie). Een goede RI&E vermeldt welke risico’s waar voorkomen, en geeft ook een inschatting van de ernst, en prioriteiten voor de aanpak ervan. Daaruit volgen dan adviezen over een wel of niet noodzakelijke inzet van een PMO.

Gezondheidspromotie:
Hoe blijf je in je werk zo gezond mogelijk? Dat wordt bepaald de manier van werken én van leven. Het PMO kan zich dus ook op de leefstijl richten, voor zover deze van betekenis is voor de werknemer om gezond te kunnen blijven werken.

Meest gestelde vragen

Voor wie is het PMO bedoeld?

PMO is bedoeld voor alle werkende mensen. Dus niet alleen voor werknemers met een dienstbetrekking of een ambtelijke aanstelling, maar ook voor zelfstandigen. Het PMO is er niet alleen voor mensen die lichamelijk zwaar werk doen of die aan heel speciale risico’s, zoals giftige stoffen, zijn blootgesteld. Het PMO is er ook voor de portier, de bureaumedewerker en de directeur. Een PMO is er voor jong en oud, mensen met of zonder gezondheidsklachten, aan het werk of verzuimend.

Is het PMO verplicht?

Artikel 18 van de Arbowet legt werkgevers de verplichting op om een PMO aan hun werknemers aan te bieden. De werkgever moet een PMO aanbieden aan de werknemers en neemt ook de kosten van het PMO voor zijn rekening. De ondernemingsraad kan de werkgever wijzen op zijn verplichting om een PMO aan te bieden. Ook individuele werknemers kunnen om een PMO vragen. Zij kunnen hun verzoek rechtstreeks bij de werkgever neerleggen, of bij een vertrouwenspersoon van het bedrijf.

Wie voert het PMO uit?

PMO wordt uitgevoerd door arboprofessionals. De werkgever mag het ook zelf regelen, door voldoende gekwalificeerde mensen aan te trekken. Bij de uitvoering speelt de bedrijfsarts een centrale rol. Maar ook de arboverpleegkundige, arbeids- en organisatiedeskundige, laborant/functieassistent en doktersassistent kunnen bij het PMO een taak hebben. In de uitvoeringsfase is het van belang dat bedrijfsfunctionarissen en professionals goed samenwerken.

Hoe vaak moet een PMO worden uitgevoerd?

Voor PMO is geen standaardtermijn voor herhaling te geven. Het hangt af van de evaluatie na de eerste PMO-cyclus, waarbij ook de wensen van het bedrijf en de aard van de interventies een rol spelen. Er zijn drie in het werk gelegen factoren die de frequentie van uitvoering kunnen beïnvloeden:
1. De ernst van de gezondheidsschade die bij een gegeven blootstelling in het werk zou kunnen optreden.
2. De kans dat die schade werkelijk optreedt
3. De snelheid waarmee die schade optreedt.

Wat kost een PMO?

Dat hangt af van de inhoud van het onderzoek en van de uitgebreidheid van de groepsrapportage. Voor het individuele deel van een PMO liggen deze kosten meestal tussen € 150 en € 200 per werknemer. Daarbij zijn eventuele interventies niet meegerekend.

Bron: NVAB, Ministerie van SZW, Senzis

Imago ISO-norm

Enige tijd geleden schreef ik voor autoverkoopster.nl onderstaande column. Graag deel ik deze hier in aangepaste vorm met u.

Imago
“ISO, dat is met al die overbodige formuliertjes, voor die onzin heb ik geen tijd”.
“Weet u wel wat dat kost, dat ge-ISO”.
“Wij hebben geen ISO nodig om kwaliteit te leveren”.
“Ik peins er niet over, ik wil flexibel blijven”.

Zomaar een aantal meningen die ik er gratis bij krijg als men mij vraagt wat ik doe in het dagelijks leven. Met “ISO” wordt doorgaans de meest voorkomende ISO-norm bedoeld. ISO 9001:2000 voor kwaliteitsmanagement. Het begint er langzaam op te lijken dat de norm kampt met een imagoprobleem.

Het aardige is dat de norm juist bedoeld is om helderheid, orde en rust te scheppen in een organisatie. Verbetermogelijkheden signaleren, efficiënter te werk gaan, kosten drukken. Kortom tijd besparen én kwaliteit leveren. Het levert ‘en passant’ in veel branches ook nog een betere concurrentiepositie op. En nee: Je kunt er geen 'betonnen reddingsvesten' of 'condooms met gaatjes' mee certificeren. Hardnekkig misverstand. Ik zal u echter, omwille van het behouden van uw aandacht, de details besparen. Mits juist geïmplementeerd, is het een prima systeem dat garant staat voor tevreden klanten. En zoals u weet: Uw beste verkoper is een tevreden klant!

U mag best van mij weten dat ik een onvervalste Rotterdamse ‘niet-lullen-maar-poetsen-mentaliteit’ heb. Én ik ben een voorstander van -laat ik het nogmaals benadrukken- een goed geïmplementeerd kwaliteitssysteem conform ISO 9001. Rara hoe kan dat.

Doe wat je zegt, en zeg wat je doet. Daar komt het eigenlijk op neer. ISO 9001 gecertificeerde bedrijven moeten ook aantonen dat ze doen wat ze zeggen. Zo eenvoudig is het. Ze leveren producten (of diensten) die niet terug komen aan klanten die wél terug komen. Dat willen we toch allemaal?

Het certificeringsproces

Hoe werkt dat nou, dat certificeren? Welke stappen worden gezet, voor, tijdens en na de audit? Ik zet het graag even kort voor u op een rijtje (gemakshalve uitgaande van een ISO 9001:2000 beoordeling):

1. Vooronderzoek
Het gehele certificeringstraject bestaat doorgaans uit 2 fases: Een vooronderzoek en een certificatieonderzoek door een certificerende instelling (CI). Tijdens het vooronderzoek komen de volgende onderwerpen aan bod:
- Documentenbeoordeling
- Interne audit(s)
- Beleid, doelstellingen en directiebeoordeling/management review
- Wettelijke eisen
- Meting, analyse en verbetering

Voor alle zaken geldt dat ze aantoonbaar moeten zijn. Zorg er daarom voor dat u minimaal drie maanden ‘geschiedenis’ kunt laten zien van het geïmplementeerde kwaliteitssysteem. Er wordt tijdens dit onderzoek altijd met de directie gesproken en –indien van toepassing- de kwaliteitsmanager.

2. Certificatieonderzoek
Tijdens het certificatieonderzoek beoordeelt de auditor of het kwaliteitssysteem voldoet aan de eisen van de norm. Er vindt eerst een kleine vergadering plaats. Hierin wordt het verloop van de audit besproken met de directie en overige belanghebbenden/verantwoordelijken. Tevens wordt een dagplanning opgesteld. Het onderzoek kan, afhankelijk van bedrijfsgrootte en complexiteit, soms meerdere dagen in beslag nemen.

Het onderzoek bestaat uit het toetsen van uw werkwijze aan de norm en uw procedurele aansturingen. Er wordt dus gekeken of u in de praktijk ook doet wat u zegt. Het is een zeer gedetailleerd onderzoek.
In een afsluitende vergadering worden de bevindingen gepresenteerd. De auditor geeft dan een samenvatting van het uitgevoerde onderzoek met bijbehorende rapportage. Eventuele tekortkomingen worden geclassificeerd en noodzakelijke corrigerende maatregelen worden besproken. Tevens geeft de auditor aan of uw organisatie wordt voorgedragen voor certificatie.

Na het succesvol afronden van het toetsingsonderzoek verstrekt de CI u een "Certificaat". Hierop is gedetailleerd vermeld welke norm(en) zijn getoetst en welke bedrijfsactiviteiten (scope) zijn beoordeeld.

3. Tussentijdsonderzoek
Bovengenoemd certificaat heeft een beperkte geldigheid, namelijk 3 jaar. Handhaving van het certificaat is afhankelijk van het continu voldoen aan de eisen van de norm. Een CI toetst dit door middel van tussentijdse onderzoeken. Deze onderzoeken worden uitgevoerd volgens een vooraf opgestelde auditplanning, en hebben globaal dezelfde opbouw als het certificatieonderzoek. Meestal wordt er een jaar na het behalen van het certificaat een tussentijdsonderzoek uitgevoerd. Soms eerder. De auditplanning wordt op basis van de ervaringen van de betreffende auditor opgesteld en is zodanig dat alle aspecten van uw kwaliteitsysteem worden geëvalueerd volgens de eisen van het certificatiereglement van de norm.

4. Verlengingsonderzoek
Na drie jaar verloopt uw certificaat. Er wordt dan een verlengingsonderzoek uitgevoerd. Deze is vergelijkbaar met het certificatieonderzoek. Uiteraard wordt er rekening gehouden met de prestaties gedurende de voorgaande periode.

Bron: BVQi

Het belang van certificeren

Integraal Managementsysteem
De ondernemer wordt steeds meer geconfronteerd met toenemende eisen vanuit zowel zijn klantenkring als van andere belanghebbenden zoals bijvoorbeeld overheden. Om aan deze eisen te kunnen voldoen is het voor de ondernemer van levensbelang om zich bewust te zijn van alle risico’s die zijn organisatie loopt. Er zijn verschillende risico’s te onderscheiden. Deze kunnen onderverdeeld worden in de volgende gebieden:

1. Kwaliteit
Het niet kunnen voldoen aan de verwachtingen van de klant, waardoor de orderportefeuille zal afnemen en op den duur de continuïteit van de onderneming in gevaar zal komen.

2. Veiligheid
Het niet kunnen voldoen aan de veiligheidseisen die zowel de opdrachtgevers als de overheden stellen, ook hierdoor kan de continuïteit van de onderneming in gevaar komen. Denkt u bijvoorbeeld aan de aansprakelijkheid van de ondernemer bij een bedrijfsongeval.

3. Milieu
Het niet kunnen voldoen aan de milieurichtlijnen welke worden opgelegd door de overheid en plaatselijke gemeenten. Tegenover het niet voldoen aan deze richtlijnen of eisen staat een steeds strenger wordend sanctiebeleid hetgeen in het uiterste geval kan leiden tot een verplichte verhuizing of het zelfs (tijdelijk) sluiten van de onderneming.

4. Personeel
Het niet kunnen voldoen aan de steeds hoger wordende verwachtingen van het personeel en de veranderende arbeidsmarkt. Op den duur zal de ondernemer moeite krijgen met het recruteren van nieuw vakbekwaam personeel. Het is dus gewenst het bestaande personeelsbestand te handhaven en van daaruit een eventuele groei op te kunnen vangen.

Elke ondernemer zal bepaalde risico’s van toepassing achten. Deze zullen onderling natuurlijk verschillen. Elk bedrijf is uniek en heeft dus ook zijn eigen risico’s. Ook zijn deze risico’s sterk afhankelijk van de branche waarin de ondernemer opereert.

Het is dus van belang om voor elke organisatie een duidelijk beeld te hebben van de risico’s die men loopt en hierin een gradatie aan te brengen welke risico’s men op welke manier wenst te beheersen. Hier moet door de ondernemer duidelijk prioriteit in gesteld worden. Hoe groter het risico hoe sterker de behoefte om formeel dit risico te beheersen. Indien de ondernemer de risico’s heeft geïnventariseerd en bepaald heeft welke risico’s er beheerst dienen te worden dan zal hij hiervoor een beheersstructuur op willen zetten. Om deze beheersstructuur op te zetten kan gekozen worden voor internationaal erkende normen.

Deze zijn:
- Kwaliteit: ISO 9001:2000
- Milieu: ISO 14001
- Veiligheid:OHSAS 18001

Deze normen lijken qua structuur veel op elkaar en kunnen ook goed in een managementsysteem opgenomen worden. Dit heet een integraal management systeem. De voordelen van een integraal managementsysteem zijn bijvoorbeeld:
- 1 Beheersstructuur voor alle door de ondernemer belangrijk geachte risico’s en gewenste werkwijze;
- 1 Handboek, dus overzichtelijker;
- Meer draagvlak bij het personeel voor het managementsysteem;
- Slechts 1 procedure per proces stap;
- 1 Interne audit op alle drie de gebieden i.p.v. 3 aparte interne audits;
- 1 Externe audit op alle drie de gebieden i.p.v. 3 aparte audits;
- Inzicht van het management in hoe de organisatie het totale beleid ten uitvoer brengt.

Per processtap worden de risico’s op Kwaliteit (K), Veiligheid (V) en Milieu (M) bepaald. Daarna worden deze risico’s geanalyseerd en in 1 beheersstructuur opgenomen.

Om te kunnen beoordelen of de juiste risico’s zijn geïnventariseerd en of de beheersstructuur ook effectief is zullen in het systeem meetpunten moeten worden ingebouwd. Door middel van deze meetpunten kan de organisatie ook gaan verbeteren. Ook zal het systeem getoetst kunnen worden door een certificerende instelling zoals BVQi om deze juiste inschatting en effectiviteit van het systeem onafhankelijk aantoonbaar te maken voor het management maar ook voor de aandeelhouder(s), de afnemers en andere belanghebbenden zoals overheden etc.

De keuze voor het opzetten van een integraal managementsysteem kan afhankelijk zijn van de volgende argumenten:
- Management beslissing om de organisatie beter te kunnen besturen;
- Marktvraag, voor meer concurrentievoordeel;
- Eis van moedermaatschappij of andere belanghebbenden.

Bron: BVQi

10 tips voor de implementatie van een managementsysteem

1. Bepaal doelstellingen en leg ze vast.
Een goede doelstelling voldoet aan het SMART principe (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden).

2. Creëer draagvlak.
De implementatie verloopt een stuk soepeler wanneer werknemers meewerken, dan wanneer de hakken in het zand gaan. Motiveer de mensen die het systeem moeten dragen. Leg ze voldoende uit waarom iets op een bepaalde wijze moet gebeuren.

3. Voer een nul-meting uit.
Bepaal de huidige positie van de organisatie. Leg het ‘sjabloon’ van het gewenste managementsysteem over de huidige situatie, en ga aan de slag met alle elementen die afwijken. Bekijk daarna pas de mogelijkheden ter verbetering van bestaande processen die al voldoen.

4. Maak het managementsysteem op maat, gebaseerd op huidige werkwijze.
Ga dus niet met standaard handboeken aan de gang, of kopieën van een bevriende ondernemer. Een managementsysteem dat aansluit op de reeds bestaande werkwijze van de organisatie is vele malen makkelijker te implementeren en te onderhouden.

5. Maak het niet ingewikkelder dan het is.
Dikke handboeken en ellenlange procedures waarin ieder detail is vastgelegd bevorderen de leesbaarheid niet. Bovendien zijn dergelijke systemen in de praktijk nauwelijks uitvoerbaar.

6. Zorg dat de directie actief betrokken is.
Uitdaging: Laat de directie ook zelf het eigen beleid uitdragen. Laat ze bovenal het goede voorbeeld geven.

7. Delegeer.
Wanneer taken worden verdeeld (bijvoorbeeld middels een projectteam), is implementatie en ook onderhoud een stuk eenvoudiger.

8. Controleer en verbeter.
Houdt de voortgang goed in de gaten. Maak vooral gebruik van het plan-do-check-act model van Deming. Alle processen of activiteiten worden in vier stappen verdeeld. Te weten;

Plan: Plan een verbeteractiviteit.
Do: Voer een verbeteractiviteit uit.
Check: Analyseer de resultaten van de verandering.
Act: Voer de verbeteractiviteit “breder” uit met nieuwe kennis.

9. Vraag om hulp.
‘Bij twijfel niet inhalen’ heb ik geleerd. Dat geldt ook voor wijze waarop een managementsysteem wordt opgebouwd. Indien u niet beschikt over voldoende kennis en ervaring -of hieraan twijfelt- laat een expert u dan adviseren. De investering in een (goede!) adviseur verdient zichzelf gegarandeerd terug.

10. Een managementsysteem is een middel, geen doel.
Het managementsysteem is in het leven geroepen om de organisatie te verbeteren en slagvaardiger te maken. Niet primair omdat de klant het verlangt en al helemaal niet omdat de auditor komt controleren.

Pardon, moeten?

Met enige regelmaat ontmoet ik in mijn functie als adviseur interessante ondernemers. Vaak zeer gedreven personen met een heldere kijk op zaken doen en de richting waar zijn/haar organisatie naar toe moet.

Wanneer ik mijn verhaal vertel worden de wenkbrauwen nog wel eens gefronst en doet men dikwijls een beroep op de denkrimpels op het voorhoofd. Het wederkerende geluid ‘Oh’ valt eveneens. Het is niet zo zeer dat ik onduidelijk spreek of mijn verhaal onduidelijk verwoord (tenminste die terugkoppeling heb ik nog niet gekregen), maar het gaat er vaak meer om dat ondernemers van sommige zaken eigenlijk niet op de hoogte zijn. Het minimaliseren van de wet- en regelgeving is op dit moment ook een veel besproken onderwerp.

Wat doe ik (vertel ik) wat dan zoveel ‘verbazing’ oproept? Ik ondersteun en begeleid organisaties die moeten voldoen aan de wet- en regelgeving (bijv de Risico-inventarisatie en Evaluatie) en willen voldoen aan een (internationale) norm (bijv ISO 9001:2000 en VCA). Omdat een gezichtsuitdrukking vaak boekdelen spreekt, lees ik in menig gelaatsuitdrukking terug: Pardon, moeten? Ja, helaas moeten! Dit verdient dikwijls enige toelichting:

De Risico-inventarisatie en Evaluatie (RI&E) is sinds 1 januari 1994 verplicht voor elke werkgever en is een voortvloeisel uit de Arbeidsomstandighedenwet (artikel 5 om precies te zijn). De werkgever dient te onderzoeken of het uitvoeren van de werkzaamheden door werknemers gevaar kan opleveren aan de gezondheid van medewerkers. Inventariseer mogelijke gevaren en stel een plan op om de gevaren op termijn te minimaliseren/weg te nemen. Veelal pareert de slimme ondernemer mijn verhaal met de stelling:” Dat kan wel zo zijn, maar wij werken slechts op kantoor. Hoe gevaarlijk kan dat nou zijn?” Beeldschermwerk levert nog wel eens RSI op (tegenwoordig onder de noemer CANS; complaints of arm neck/shoulder). Tönerkrankheit is een ‘gevaarlijk’ fenomeen dat ook meer onder de publieke aandacht komt.

Belemmert het niet hebben van de RI&E dan het goed uitvoeren van de werkzaamheden? Neen, in de praktijk niet. Maar het uitvoeren van de RI&E draagt wel bij tot een zichtbaar arbobeleid en een goed arbobeleid draagt weer bij tot een beter werkklimaat met minder ziekteverzuim wat indirect en uiteindelijk altijd weer ten goede komt aan het bedrijfsresultaat. Reden genoeg dus om kritisch naar het arbobeleid binnen de organisatie te kijken.

Mocht dit argument toch niet voldoende zwaar wegen, dan verwijs ik graag naar het ‘lik-op-stuk’ beleid dat de Arbeidsinspectie de laatste jaren hanteert. Een afgevaardigde van de overheid kan uw organisatie zomaar onaangekondigd een bezoek brengen en constateren dat de organisatie niet voldoet aan de wet- en regelgeving (waar elke werkgever toch ook gehoor aan moet geven). Het zou zo maar kunnen dat de beste diender de organisatie een procesverbaal doet toekomen met het vriendelijke doch dringende verzoek een ‘donatie’ over te maken naar de staat (voor het niet hebben van een RI&E). Naast natuurlijk de uitdrukkelijke opdracht de ‘misstanden’ op zeer korte termijn op orde te brengen.

Om wat meer helderheid te scheppen waar u als werkgever nog meer boetes voor zou kunnen krijgen, zomaar een kleine greep uit de lijst beboetbare feiten:

• Het ontbreken van een inventarisatie en evaluatie van risico's
  (à € 900).
• Het ontbreken van een plan van aanpak (à € 225).
• De werkgever zorgt er onvoldoende voor dat iedere werknemer kennis kan nemen van de risico­inventarisatie en -evaluatie, met inbegrip van de lijst van arbeidsongevallen (à € 45).
• De werkgever informeert onvoldoende over de te verrichten werkzaamheden en daaraan verbonden risico's alsmede over de maatregelen die erop gericht zijn deze risico’s te voorkomen of te beperken( à € 270).
• De verlichting van de werkruimte zorgt voor onvoldoende licht en een passend contrast tussen beeldscherm en omgeving (à € 45).

Zonde hé, weggegooid geld!

(Bron: Tarieflijst boetenormbedragen* Bestuurlijke boete Arbowet)