Het managementteam heeft inmiddels het concept kwaliteitsbeleid besproken. En feedback gegeven. Positief. Inhoudelijk lijkt het nu wel rond, alleen moet het nog worden vertaald naar een leesbare tekst.
De procesbeschrijvingen beginnen nu ook vaste vorm te krijgen. De nieuwste versie van Word beschikt tegenwoordig over een uitgebreidere set van tekenmogelijkheden. Zo kunnen ‘Smart-Art’-afbeeldingen worden toegevoegd. Heel mooi, alleen net niet in de vorm die voor ons het meest praktisch is. Het aanmaken van de flowcharts kost dus net weer even meer tijd dan gewenst.
In ieder geval zijn we zover dat de risicoanalyse kan worden uitgevoerd. De organisatie mag er alvast over nadenken. Volgende keer is een mooie gelegenheid om die stap af te ronden. Wordt vervolgd...
Deze blogpost is het derde deel van een serie blogposts over een project dat tot doel heeft een kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten en in te voeren bij een adviesbureau. Het is onze mini soap. Een mini ISOAP, eigenlijk.
donderdag 29 maart 2012
woensdag 21 maart 2012
ISOLAB - de eerste resultaten
Onlangs hadden we alweer onze tweede ISOLAB-bijeenkomst. Na een enigszins onwennige eerste keer, kwam de dynamiek nu echt goed los.
Trouwens, even voor wie het heeft gemist; het ISOLAB is - om het kort te zeggen - de kennisuitwisseling die plaatsvindt in de pauzes van een training. Nog even snel in het lokaal. Bij de koffieautomaat. Of op het laatste moment op de trap naar buiten. Maar dan wat georganiseerder.
Echte kennisuitwisseling. Dus geen docent die braaf 100 PowerPoint-slides er doorheen jaagt, maar onderlinge discussies. Uitwisseling van eigen ervaringen en ideeen. Memo-stickers en Magic Flipcharts aan de muur.
De tweede sessie stond een verbeterplan van één van de deelnemers centraal. Op basis van een door Edward de Bono ontwikkelde methode hebben de deelnemers waardevolle feedback gegeven. Vanuit 6 verschillende invalshoeken hebben we gekeken naar het plan. En er met veel plezier op geschoten. Positief, constructief bedoeld uiteraard.
Iedereen was enthousiast achteraf, te gek. Niet alleen heeft iedereen inspiratie opgedaan voor het opstellen van een verbeterplan. Maar ook heeft iedereen kennis gemaakt met de gehanteerde methode. We hebben sowieso geleerd dat de methode niet helemaal ideaal is om verbeterplannen te beoordelen. Meer voor het beoordelen van artikelen en/of opiniestukken. Al met al zeer leerzaam - aldus de deelnemers.
Een van de volgende bijeenkomsten zal een deelnemer een training geven. Deze training is nog in ontwikkeling. Bedoeld voor collega's. Het ISOLAB zal dienen als zijn proeftuin. Niet vooraf bedacht, maar dit past zeker binnen het concept van ISOLAB. Zo zullen er de komende tijd nog veel meer onverwacht, leerzame ideeën ontstaan in ons lab. Verfrissend en inspirerend.
Ook deelnemen? Even geduld, want pas in september 2012 starten we met onze tweede serie bijeenkomsten. Inschrijven kan natuurlijk wel meteen. Zou ik doen.
vrijdag 16 maart 2012
PROJECTBLOG – EEN OOGGETUIGENVERSLAG VAN EEN ISO 9001-ADVISEUR - DEEL 2
Een tweede afspraak voelt altijd al veel meer vertrouwd. De ‘gewone’ routines zijn bekend. De route naar de locatie, het parkeren, de aanmelding bij de receptie en de wandeling naar de werkplek. De tweede afspraak staat ook altijd in het teken van zorgen dat de snelheid er in blijft. Wel een lastig puntje omdat we direct de ‘hoogst leidinggevenden’ nodig hebben.
We maken een aanzet voor het kwaliteitsbeleid. Uiterst summier, alleen nog maar een paar lijstjes. Mede op basis van de uitkomst van de eerdere strategische sessie. De lijstjes bevatten de uitgangspunten voor het systeem. Kwaliteit is nu eenmaal – heel kort door de bocht – het voldoen aan eisen en wensen van klanten. We moeten dus eerst weten wie onze klanten zijn en vooral wat ze verwachten van ons. Lastig, want dé klant bestaat niet. Toch zoeken we overeenkomsten. Want we willen weten welke vaste patronen in onze processen nodig zijn. Dit moet uitgroeien tot een helder statement waarvan iedereen in de organisatie warm wordt. De huidige opzet is dat nog lang niet. Gelukkig is er volgende week overleg van het managementteam. Mooie gelegenheid om dit punt op de agenda te zetten.
Om de snelheid er in te houden gelijk een aanzet voor een processchema - het plaatje voor de directie om een helder overzicht te hebben van de organisatie. Niet vanuit de poppetjes geredeneerd, maar vanuit wat er gedaan wordt. Op zich niet zo spannend. Voor het project wel belangrijk omdat hier de procesgedachte zichtbaar wordt. De procesgrenzen lopen in de gedachten van organisatie nogal eens langs de afdelingsgrenzen. Gelukkig hier niet. Wel eindigen de namen van de vier processtappen op ‘fase’. Weet nog niet of dit erg is. De voorkeur is om procesbenamingen wat ‘actiever’ te beschrijven. Maar als ‘fase’ herkenbaarder is voor de medewerkers, dan is dat ook een goed argument.
Het processchema is ook een mooi plaatje om te bepalen wie we gaan betrekken bij het uitdiepen van de procesactiviteiten. Groot alarm. De projectleider (ook lid van directie) kent alle processen door en door, dus het opstellen van de procesbeschrijvingen kan ook wel zonder de raadpleging van medewerkers. Niet ideaal om de herkenbaarheid op de werkvloer te waarborgen. Belangrijk is om medewerkers zo vroeg mogelijk te laten zien dat ‘ISO’ geen extra formulieren en en andere tijdvreters oplevert. Daarom is ‘t het eenvoudigst is om medewerkers zelf de procesbeschrijvingen (geen procedures!) te laten opstellen.
Om te voorkomen dat medewerkers zich straks bij de introductie niet herkennen in de beschrijvingen, zullen we meer medewerkers moeten betrekken bij het beoordelen van de plaatjes. Want hoe beknopt ook, of juist daardoor, de procesbeschrijvingen moeten wel kloppen met de werkelijkheid. En niet met de ‘ingebeelde’ werkelijkheid van de directie. Het wordt geen sprookjesboek, immers.
Deze blogpost is het tweede deel van een serie blogposts over een project dat tot doel heeft een kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten en in te voeren bij een adviesbureau. Het is onze mini soap. Een mini ISOAP, eigenlijk.
We maken een aanzet voor het kwaliteitsbeleid. Uiterst summier, alleen nog maar een paar lijstjes. Mede op basis van de uitkomst van de eerdere strategische sessie. De lijstjes bevatten de uitgangspunten voor het systeem. Kwaliteit is nu eenmaal – heel kort door de bocht – het voldoen aan eisen en wensen van klanten. We moeten dus eerst weten wie onze klanten zijn en vooral wat ze verwachten van ons. Lastig, want dé klant bestaat niet. Toch zoeken we overeenkomsten. Want we willen weten welke vaste patronen in onze processen nodig zijn. Dit moet uitgroeien tot een helder statement waarvan iedereen in de organisatie warm wordt. De huidige opzet is dat nog lang niet. Gelukkig is er volgende week overleg van het managementteam. Mooie gelegenheid om dit punt op de agenda te zetten.
Om de snelheid er in te houden gelijk een aanzet voor een processchema - het plaatje voor de directie om een helder overzicht te hebben van de organisatie. Niet vanuit de poppetjes geredeneerd, maar vanuit wat er gedaan wordt. Op zich niet zo spannend. Voor het project wel belangrijk omdat hier de procesgedachte zichtbaar wordt. De procesgrenzen lopen in de gedachten van organisatie nogal eens langs de afdelingsgrenzen. Gelukkig hier niet. Wel eindigen de namen van de vier processtappen op ‘fase’. Weet nog niet of dit erg is. De voorkeur is om procesbenamingen wat ‘actiever’ te beschrijven. Maar als ‘fase’ herkenbaarder is voor de medewerkers, dan is dat ook een goed argument.
Het processchema is ook een mooi plaatje om te bepalen wie we gaan betrekken bij het uitdiepen van de procesactiviteiten. Groot alarm. De projectleider (ook lid van directie) kent alle processen door en door, dus het opstellen van de procesbeschrijvingen kan ook wel zonder de raadpleging van medewerkers. Niet ideaal om de herkenbaarheid op de werkvloer te waarborgen. Belangrijk is om medewerkers zo vroeg mogelijk te laten zien dat ‘ISO’ geen extra formulieren en en andere tijdvreters oplevert. Daarom is ‘t het eenvoudigst is om medewerkers zelf de procesbeschrijvingen (geen procedures!) te laten opstellen.
Om te voorkomen dat medewerkers zich straks bij de introductie niet herkennen in de beschrijvingen, zullen we meer medewerkers moeten betrekken bij het beoordelen van de plaatjes. Want hoe beknopt ook, of juist daardoor, de procesbeschrijvingen moeten wel kloppen met de werkelijkheid. En niet met de ‘ingebeelde’ werkelijkheid van de directie. Het wordt geen sprookjesboek, immers.
Deze blogpost is het tweede deel van een serie blogposts over een project dat tot doel heeft een kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten en in te voeren bij een adviesbureau. Het is onze mini soap. Een mini ISOAP, eigenlijk.
vrijdag 9 maart 2012
PROJECTBLOG – EEN OOGGETUIGENVERSLAG VAN EEN ISO 9001-ADVISEUR - DEEL 1
Altijd prettig, een nieuw ISO 9001-project bij een nieuwe klant. Het betreft een adviesbureau met meer dan 100 medewerkers dat opdrachten voor de overheid uitvoert. Steeds vaker wordt ISO 9001-certificatie als gunningscriterium gehanteerd. De discussie of dit altijd terecht is, laten we maar even buiten beschouwing. Maar deze klant zit er maar mooi mee dat, om een mooie opdracht binnen te halen, binnen vijf maanden een ISO 9001-certificaat moet kunnen worden overlegd. Haalbaar, maar wel spannend of we voldoende tijd hebben. In ieder project kan iets misgaan door onvoorziene en ongrijpbare oorzaken. Mag nu niet gebeuren, want anders halen we de deadline niet.
Eerste bijeenkomst. Na een of meer kennismakingsgesprekken nu voor het echt. De globale planning is al in de offerte op gemaakt, dus we kunnen direct van start. Allereerst kijken we welke normeisen al zijn ingevuld. Tot opluchting van de klant blijkt dit ruim 60% te zijn. In feite bestaat het systeem al, alleen ontbreken enkele specificaties.
Altijd goed om terug te koppelen. Wel even opletten dat duidelijk is dat ook bij dit project de laatste loodjes het zwaarst zullen wegen. Gelijk maar een aanzet gemaakt voor de uiteindelijke cross reference tabel. Die gebruiken we aan het einde nog een keer om te checken of we echt alles hebben.
Mooi dat de organisatie beschikt over een (recent) ingevoerd Document Management Systeem (DMS). Zeker in hun branche - advisering aan overheden waar het draait het om tekeningen en rapportages - zorgt een goed DMS voor voldoende handvatten voor procesbeheersing. Ook procesmetingen worden hiermee eenvoudiger. Ook leuk: er is echt nagedacht over 'research'. Er is een afdeling gecreëerd waar de creatievelingen kunnen experimenteren. Goede ideeën worden vervolgens opgepakt en omgezet in nieuwe productconcepten. Er moet dan wel even worden uitgezocht of dit productontwikkeling is of het verbeteren van een bestaande werkwijze.
Volgende week maken we een aanzet om te komen tot het kwaliteitsbeleid. Hierbij zullen we aansluiting zoeken bij de uitkomsten van een aantal strategiesessies die de directie heeft ‘ondergaan’ onder begeleiding een consultant. De termen customer intimacy, product leadership en organizational excellence zijn al gevallen. Genoeg om naar uit te kijken!
Deze blogpost is het eerste deel van een serie blogposts over een project dat tot doel heeft een kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten en in te voeren bij een adviesbureau. Het is onze mini soap. Een mini ISOAP, eigenlijk.
Eerste bijeenkomst. Na een of meer kennismakingsgesprekken nu voor het echt. De globale planning is al in de offerte op gemaakt, dus we kunnen direct van start. Allereerst kijken we welke normeisen al zijn ingevuld. Tot opluchting van de klant blijkt dit ruim 60% te zijn. In feite bestaat het systeem al, alleen ontbreken enkele specificaties.
Altijd goed om terug te koppelen. Wel even opletten dat duidelijk is dat ook bij dit project de laatste loodjes het zwaarst zullen wegen. Gelijk maar een aanzet gemaakt voor de uiteindelijke cross reference tabel. Die gebruiken we aan het einde nog een keer om te checken of we echt alles hebben.
Mooi dat de organisatie beschikt over een (recent) ingevoerd Document Management Systeem (DMS). Zeker in hun branche - advisering aan overheden waar het draait het om tekeningen en rapportages - zorgt een goed DMS voor voldoende handvatten voor procesbeheersing. Ook procesmetingen worden hiermee eenvoudiger. Ook leuk: er is echt nagedacht over 'research'. Er is een afdeling gecreëerd waar de creatievelingen kunnen experimenteren. Goede ideeën worden vervolgens opgepakt en omgezet in nieuwe productconcepten. Er moet dan wel even worden uitgezocht of dit productontwikkeling is of het verbeteren van een bestaande werkwijze.
Volgende week maken we een aanzet om te komen tot het kwaliteitsbeleid. Hierbij zullen we aansluiting zoeken bij de uitkomsten van een aantal strategiesessies die de directie heeft ‘ondergaan’ onder begeleiding een consultant. De termen customer intimacy, product leadership en organizational excellence zijn al gevallen. Genoeg om naar uit te kijken!
Deze blogpost is het eerste deel van een serie blogposts over een project dat tot doel heeft een kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten en in te voeren bij een adviesbureau. Het is onze mini soap. Een mini ISOAP, eigenlijk.
donderdag 1 maart 2012
Wat is productontwikkeling?
Laatst. Weer eens eens inhoudelijke discussie met een certificatie-auditor. Van een van de grote instellingen. Daar lag het zeker niet aan. Wat was het geval? Uitsluiting paragraaf 7.3 (Ontwerp en ontwikkeling) bij een adviesbureau. Argument: u doet creatief werk en ieder ontwerp is uniek, dus uw ontwerpen vallen onder paragraaf 7.3.
En daar lopen onze visies uiteen. Ontwerp en ontwikkeling, door veel organisaties als eerste uitgesloten. Vaak terecht, maar even vaak onterecht. Vaak onterecht omdat de strekking van de paragraaf niet wordt begrepen, waardoor men denkt dat dit een moeilijke paragraaf is.
Eerst wat saaie theorie; paragraaf 3.4.4 uit ISO 9000:2005 geeft als definitie voor ontwerp en ontwikkeling: 'geheel van processen waarmee eisen worden omgezet in gespecificeerde kenmerken of in de specificatie van een product, proces of systeem'. In onze taal: productontwikkeling is het omzetten van eisen in een productspecificatie. En deze productspecificatie vormt de basis om producten te fabriceren. Maar ook voor inkoopspecificaties of documenten voor kwaliteitscontroles. Althans volgens ISO 9001, paragraaf 7.3.3.
Maar nu even een stap terug. Het ontwerp waar het bij dit adviesbureau om gaat levert het adviesbureau géén informatie voor inkoop, productie of dienstverlening op, definieert niet de aanvaardingscriteria voor een product en beschrijft niet de producteigenschappen en -kenmerken die essentieel zijn voor een veilig en juist gebruik. Die liggen namelijk al vast. Al een geruime tijd. In de basis voldoet ieder 'ontwerp' aan dezelfde specificaties. De wensen van de klant bepalen de uitvoering. Zie het als de oneindige hoeveelheid opties bij de aanschaf van uw nieuwe auto.
Ik geef toe. Het is een definitiekwestie. Het resultaat van ontwerp en ontwikkeling is niet iets dat direct wordt verkocht. Per definitie, dus. Het resultaat van ontwerp en ontwikkeling kan worden gezien als het geheim van de smid. En dat geheim wordt gebruikt om het product te realiseren. Of de dienst. Het product van het adviesbureau heet toevallig 'ontwerp' omdat de klanten het als ontwerp beschouwen. Had ook 'specificatie' kunnen zijn. Of gewoon 'tekening'. Voor het adviesbureau is het 'ontwerp' gewoon een product dat voor een klant wordt gerealiseerd. Zoals ze er enkele honderden maken per jaar.
Kortom, zodra iets aan een klant wordt geleverd, heet het - per definitie - een product. Of dienst. Los van de mate van creativiteit. En er is geen enkele smid die zomaar zijn geheim verkoopt.
En daar lopen onze visies uiteen. Ontwerp en ontwikkeling, door veel organisaties als eerste uitgesloten. Vaak terecht, maar even vaak onterecht. Vaak onterecht omdat de strekking van de paragraaf niet wordt begrepen, waardoor men denkt dat dit een moeilijke paragraaf is.
Eerst wat saaie theorie; paragraaf 3.4.4 uit ISO 9000:2005 geeft als definitie voor ontwerp en ontwikkeling: 'geheel van processen waarmee eisen worden omgezet in gespecificeerde kenmerken of in de specificatie van een product, proces of systeem'. In onze taal: productontwikkeling is het omzetten van eisen in een productspecificatie. En deze productspecificatie vormt de basis om producten te fabriceren. Maar ook voor inkoopspecificaties of documenten voor kwaliteitscontroles. Althans volgens ISO 9001, paragraaf 7.3.3.
Maar nu even een stap terug. Het ontwerp waar het bij dit adviesbureau om gaat levert het adviesbureau géén informatie voor inkoop, productie of dienstverlening op, definieert niet de aanvaardingscriteria voor een product en beschrijft niet de producteigenschappen en -kenmerken die essentieel zijn voor een veilig en juist gebruik. Die liggen namelijk al vast. Al een geruime tijd. In de basis voldoet ieder 'ontwerp' aan dezelfde specificaties. De wensen van de klant bepalen de uitvoering. Zie het als de oneindige hoeveelheid opties bij de aanschaf van uw nieuwe auto.
Ik geef toe. Het is een definitiekwestie. Het resultaat van ontwerp en ontwikkeling is niet iets dat direct wordt verkocht. Per definitie, dus. Het resultaat van ontwerp en ontwikkeling kan worden gezien als het geheim van de smid. En dat geheim wordt gebruikt om het product te realiseren. Of de dienst. Het product van het adviesbureau heet toevallig 'ontwerp' omdat de klanten het als ontwerp beschouwen. Had ook 'specificatie' kunnen zijn. Of gewoon 'tekening'. Voor het adviesbureau is het 'ontwerp' gewoon een product dat voor een klant wordt gerealiseerd. Zoals ze er enkele honderden maken per jaar.
Kortom, zodra iets aan een klant wordt geleverd, heet het - per definitie - een product. Of dienst. Los van de mate van creativiteit. En er is geen enkele smid die zomaar zijn geheim verkoopt.
maandag 27 februari 2012
Stilstand
Het zal niemand verbazen dat we wijsneuzerig uit de hoek komen over het terugkerende probleem bij onze Nederlandse Spoorwegen. Het onderwerp voor een lekker blog ligt te gemakkelijk voor het oprapen. Deze mogen we niet missen.
Inmiddels rijdt het allemaal weer. Het aangepaste rooster, is ook al verleden tijd. Maar de overlast was er weer. Net als vorig jaar. En het jaar daarvoor. En het jaar daarvoor. Stilstaande treinen. Zijn het in de herfst 'blaadjes op de rails', in de winter heet het dat de 'wissels bevroren' zijn. En dat in 2012, hoor ik zo om mij heen. Van automobilisten.
Het zal allemaal wel. Wat de reden ook is, we staan stil. En nogmaals. Dat deden we vorig jaar. Het jaar daarvoor. En het jaar daarvoor. Nu bedoel ik niet letterlijk, maar in overdrachtelijke zin. Want, heeft u ze allemaal gehoord? Onze bevlogen parlementsleden. Zodra een marktpartij steken laat vallen, staan ze op - ons burgers - terzijde te staan om de schuldige te vinden. Dit kan zo niet langer. Of wel? Inmiddels is het alweer stil. Op naar het volgende schandaal.
Maar terugkomend op het spoorleed. Wie kreeg dit jaar de zwarte piet? ProRail of NS? Weet u het nog? Mij is het om het even. Ik zie al een aantal jaar hetzelfde patroon. Veel geschreeuw. 'Nu echt maatregelen!' Hier en daar een handdruk van edel metaal, contracten moeten nu eenmaal worden gerespecteerd. Hier en daar een nieuw poppetje en een nieuw briesje. Het bekende gezegde over een glas, plas en hoe het was.
Maar zolang de werkelijke oorzaak niet onder ogen wordt gezien. Zolang we niet bereid zijn los te komen van het schoolplein-niveau; 'ja, maar hij begon!', dan zal het lastig blijven om werkelijke oplossingen te vinden. Het ene jaar ligt het management van NS onder vuur. Het andere jaar ligt het aan ProRail.
Het oplossen van structurele problemen binnen of tussen organisaties begint met een cultuur waar vingerwijzen achterwege blijft. Waar iedereen inbreng durft te leveren, zonder de angst te worden geslachtofferd. Fouten durft toe te geven, zonder dat daardoor een kop rolt. Constructief met elkaar. Een gezamenlijk doel nastrevend. Weg uit die defensieve stellingen.
Stel. Alle belanghebbende partijen spreken vooraf af dat ze met elkaar zorgen dat ze 'het probleem' gaan oplossen. Dit zien als een gezamenlijk belang. Bijvoorbeeld een betrouwbare dienstverlening op het spoor. Voor de klant. Of de burger. Het zou zomaar kunnen. En afspreken een evenwichtige inspanning te doen. Of investering. Want we kunnen niet allemaal met een straalkacheltje bij een wissel gaan zitten.
Uiteindelijk zullen ze consensus moeten bereiken over wat haalbaar is. Samen. Niet in een achterkamertje, maar wel achter veilig gesloten deuren. Maar omdat iedereen 'meebetaalt', zal iedereen accepteren dat er een grens is aan wat haalbaar is. Men zal niet anders kunnen dan de oplossing te verdedigen naar de eigen achterban.
Dit principe werkt. Probeer maar in uw eigen organisatie. De schuldvraag is namelijk helemaal niet relevant meer. Iedereen moeten namelijk toch 'meebetalen'. Iedereen kan gemakkelijk over de eigen schaduw heen stappen. Gezamenlijk de meest optimale oplossing vaststellen. Heel volwassen. Het schoolplein voorbij.
Wellicht is het voor het spoorwegprobleem nog een brug te ver. De grootste problemen zijn alweer gesmolten. Er zullen vast maatregelen worden bedacht, maar geen oplossingen. Een schuldige wordt gevonden. Maar de treinen zullen volgend jaar toch weer stil staan. Oorzaak: het verbeterproces staat stil.
Inmiddels rijdt het allemaal weer. Het aangepaste rooster, is ook al verleden tijd. Maar de overlast was er weer. Net als vorig jaar. En het jaar daarvoor. En het jaar daarvoor. Stilstaande treinen. Zijn het in de herfst 'blaadjes op de rails', in de winter heet het dat de 'wissels bevroren' zijn. En dat in 2012, hoor ik zo om mij heen. Van automobilisten.
Het zal allemaal wel. Wat de reden ook is, we staan stil. En nogmaals. Dat deden we vorig jaar. Het jaar daarvoor. En het jaar daarvoor. Nu bedoel ik niet letterlijk, maar in overdrachtelijke zin. Want, heeft u ze allemaal gehoord? Onze bevlogen parlementsleden. Zodra een marktpartij steken laat vallen, staan ze op - ons burgers - terzijde te staan om de schuldige te vinden. Dit kan zo niet langer. Of wel? Inmiddels is het alweer stil. Op naar het volgende schandaal.
Maar terugkomend op het spoorleed. Wie kreeg dit jaar de zwarte piet? ProRail of NS? Weet u het nog? Mij is het om het even. Ik zie al een aantal jaar hetzelfde patroon. Veel geschreeuw. 'Nu echt maatregelen!' Hier en daar een handdruk van edel metaal, contracten moeten nu eenmaal worden gerespecteerd. Hier en daar een nieuw poppetje en een nieuw briesje. Het bekende gezegde over een glas, plas en hoe het was.
Maar zolang de werkelijke oorzaak niet onder ogen wordt gezien. Zolang we niet bereid zijn los te komen van het schoolplein-niveau; 'ja, maar hij begon!', dan zal het lastig blijven om werkelijke oplossingen te vinden. Het ene jaar ligt het management van NS onder vuur. Het andere jaar ligt het aan ProRail.
Het oplossen van structurele problemen binnen of tussen organisaties begint met een cultuur waar vingerwijzen achterwege blijft. Waar iedereen inbreng durft te leveren, zonder de angst te worden geslachtofferd. Fouten durft toe te geven, zonder dat daardoor een kop rolt. Constructief met elkaar. Een gezamenlijk doel nastrevend. Weg uit die defensieve stellingen.
Stel. Alle belanghebbende partijen spreken vooraf af dat ze met elkaar zorgen dat ze 'het probleem' gaan oplossen. Dit zien als een gezamenlijk belang. Bijvoorbeeld een betrouwbare dienstverlening op het spoor. Voor de klant. Of de burger. Het zou zomaar kunnen. En afspreken een evenwichtige inspanning te doen. Of investering. Want we kunnen niet allemaal met een straalkacheltje bij een wissel gaan zitten.
Uiteindelijk zullen ze consensus moeten bereiken over wat haalbaar is. Samen. Niet in een achterkamertje, maar wel achter veilig gesloten deuren. Maar omdat iedereen 'meebetaalt', zal iedereen accepteren dat er een grens is aan wat haalbaar is. Men zal niet anders kunnen dan de oplossing te verdedigen naar de eigen achterban.
Dit principe werkt. Probeer maar in uw eigen organisatie. De schuldvraag is namelijk helemaal niet relevant meer. Iedereen moeten namelijk toch 'meebetalen'. Iedereen kan gemakkelijk over de eigen schaduw heen stappen. Gezamenlijk de meest optimale oplossing vaststellen. Heel volwassen. Het schoolplein voorbij.
Wellicht is het voor het spoorwegprobleem nog een brug te ver. De grootste problemen zijn alweer gesmolten. Er zullen vast maatregelen worden bedacht, maar geen oplossingen. Een schuldige wordt gevonden. Maar de treinen zullen volgend jaar toch weer stil staan. Oorzaak: het verbeterproces staat stil.
woensdag 22 februari 2012
Beterschap. Heus.
Bedroefde gezichten, gemor, lief wapperende wimpers, serenades, fysiek geweld, bezorgbloemen, maar bovenal vriendelijke doch dwingende verzoeken. Dat valt ons allemaal zomaar ten deel, de laatste tijd. Snappen we wel. Want dat bloggen schiet er de laatste tijd nogal bij in. En onze lezers beginnen te frazelen. We geven ze geen ongelijk. We lopen schaamteloos achter. Vergeef het ons.
Verzachtende omstandigheden, toch.
We hebben op zich wel een goed excuus. Meervoud daarvan, eigenlijk. We rennen namelijk knetterhard achter onze klanten aan, zijn druk met ons ISOLAB (vandaag, wat een lol) en onze ISOLUNCH (morgen weer, minstens zoveel lol), verzinnen we hele mooie nieuwe dingen (waarover later meer, beloofd), zijn overactief in de normcommissie en pogen onze Facebook- en Twitterpagina up to date te houden. Tussendoor plannen we ons toiletbezoek. Maar minder thee werkt ook. Enfin. Om er nou definitief voor te zorgen dat we de blogfrequentie een beetje op peil kunnen houden zoeken we ons scheel naar versterking. Ja ja. We beloofden ooit eerder beterschap. Dat maakten we waar. Gaan we nu ook weer doen.
Beloofd.
Verzachtende omstandigheden, toch.
We hebben op zich wel een goed excuus. Meervoud daarvan, eigenlijk. We rennen namelijk knetterhard achter onze klanten aan, zijn druk met ons ISOLAB (vandaag, wat een lol) en onze ISOLUNCH (morgen weer, minstens zoveel lol), verzinnen we hele mooie nieuwe dingen (waarover later meer, beloofd), zijn overactief in de normcommissie en pogen onze Facebook- en Twitterpagina up to date te houden. Tussendoor plannen we ons toiletbezoek. Maar minder thee werkt ook. Enfin. Om er nou definitief voor te zorgen dat we de blogfrequentie een beetje op peil kunnen houden zoeken we ons scheel naar versterking. Ja ja. We beloofden ooit eerder beterschap. Dat maakten we waar. Gaan we nu ook weer doen.
Beloofd.
dinsdag 10 januari 2012
Preventieve maatregelen
Ik weet niet hoe het met u is, maar tijdens deze januaristormen, ben ik ontzettend blij dat er mensen zijn die voortdurend onze dijken en andere slimme water-buiten-de-deur-houd-oplossingen bewaken. Ondanks enkele zwakkere plekken, zitten we er toch met z'n allen lekker droogjes bij. Ik ga in ieder geval met een gerust hart slapen.
Toch woedt er op de achtergrond een politieke discussie over de Waterschappen; de instellingen die ons zo goed beschermen. Duur, maar in tijden zoals deze van grote waarde. Dankzij ons gemeenschappelijk historisch besef, zijn we er met z'n allen van overtuigd dat ze nodig zijn. Over de structuur en de kosten van deze preventieve maatregel kan worden gediscussieerd.
Uiteraard zie ik een directe relatie met ons vakgebied. Ook binnen organisaties bestaat er - naast het misverstand wat preventieve maatregelen nu eigenlijk zijn - voortdurend discussie of deze maatregelen nu wel zo ontzettend nodig zijn. Het is toch altijd goed gegaan? Nu ben ik van mening dat het feit dat het altijd is goed gegaan, geen harde garantie is dat het ook altijd goed is geDAAN. Het kan best zo zijn dat u soms best een beetje geluk hebt (gehad). Een medewerker die op het laatste moment nog even alert is, bijvoorbeeld.
Om in te kunnen schatten of en welke preventieve maatregelen nodig zijn, moeten processen goed worden begrepen. De mensen van de Waterschappen hebben - in rustige tijden - de situatie in Nederland in kaart gebracht. En welke problemen zich waar kunnen voor doen. Vervolgens hebben ze geanalyseerd wat de mogelijke gevolgen van deze problemen zijn. Op basis hiervan - en de beschikbare middelen - zijn passende maatregelen worden genomen. In het geval van de Waterschappen zal 'overstroming' en 'dijkdoorbraak' als mogelijke problemen in kaart zijn gebracht. Niet alleen 'overlast', maar ook een behoorlijke economische schade mag worden verwacht als gevolg. Iedereen begrijpt dat dan de preventieve maatregelen best wat mogen kosten.
In uw organisatie kunt u ook - in rustige tijden, dus niet ad hoc als een project al is gestart - mogelijke probleemsituaties in kaart brengen. U kunt ook verschillende analyses daar op los laten. En u kunt ook passende maatregelen nemen om te voorkomen dat de problemen zich daadwerkelijk voor doen. Kost u even tijd (en dus geld). Dus goed rekenen mag best.
Nu zullen er best mensen zijn die van mening zijn dat we de Waterschappen hebben gefaald. Want: een dijkdoorbraak. Dus: weggegooid geld. Uiteraard zal de (grond)oorzaak moeten worden onderzocht. Maar laten we eerlijk zijn: het overgrote deel van de Nederlandse bevolking heeft gewoon droge voeten gehouden. Zonder daar zelf over te hoeven nadenken.
Ook in uw organisatie zult u soms moeite moeten doen om elkaar er van te overtuigen dat preventieve maatregelen nodig zijn. Want het 'historisch' besef, zoals bij over waterwerken, ontbreekt vaak. En ook binnen uw organisatie zal best alsnog wel eens iets fout gaan. En toch. Iedereen met een beetje verstand van zaken én betrokkenheid, weet dat het nodig is om vooruit te komen met uw organisatie. Het is niet voldoende om alleen in actie te komen als het 'water over de dijken' komt. Dan bent u te laat.
Daarom, zorg dat u weet waar u mee bezig bent. Waar uw mogelijke problemen liggen. En weeg af wat uw maatregelen moeten zijn. Voer deze op een verstandige wijze in. Kijk naar de kosten. Schrijf deze over meerdere jaren af, want onze dijken beschermen ons inmiddels ook al tientallen jaren. En blijf monitoren en analyseren of u nog steeds de meest effectieve (en efficiënte) maatregelen heeft ingevoerd.
Toch woedt er op de achtergrond een politieke discussie over de Waterschappen; de instellingen die ons zo goed beschermen. Duur, maar in tijden zoals deze van grote waarde. Dankzij ons gemeenschappelijk historisch besef, zijn we er met z'n allen van overtuigd dat ze nodig zijn. Over de structuur en de kosten van deze preventieve maatregel kan worden gediscussieerd.
Uiteraard zie ik een directe relatie met ons vakgebied. Ook binnen organisaties bestaat er - naast het misverstand wat preventieve maatregelen nu eigenlijk zijn - voortdurend discussie of deze maatregelen nu wel zo ontzettend nodig zijn. Het is toch altijd goed gegaan? Nu ben ik van mening dat het feit dat het altijd is goed gegaan, geen harde garantie is dat het ook altijd goed is geDAAN. Het kan best zo zijn dat u soms best een beetje geluk hebt (gehad). Een medewerker die op het laatste moment nog even alert is, bijvoorbeeld.
Om in te kunnen schatten of en welke preventieve maatregelen nodig zijn, moeten processen goed worden begrepen. De mensen van de Waterschappen hebben - in rustige tijden - de situatie in Nederland in kaart gebracht. En welke problemen zich waar kunnen voor doen. Vervolgens hebben ze geanalyseerd wat de mogelijke gevolgen van deze problemen zijn. Op basis hiervan - en de beschikbare middelen - zijn passende maatregelen worden genomen. In het geval van de Waterschappen zal 'overstroming' en 'dijkdoorbraak' als mogelijke problemen in kaart zijn gebracht. Niet alleen 'overlast', maar ook een behoorlijke economische schade mag worden verwacht als gevolg. Iedereen begrijpt dat dan de preventieve maatregelen best wat mogen kosten.
In uw organisatie kunt u ook - in rustige tijden, dus niet ad hoc als een project al is gestart - mogelijke probleemsituaties in kaart brengen. U kunt ook verschillende analyses daar op los laten. En u kunt ook passende maatregelen nemen om te voorkomen dat de problemen zich daadwerkelijk voor doen. Kost u even tijd (en dus geld). Dus goed rekenen mag best.
Nu zullen er best mensen zijn die van mening zijn dat we de Waterschappen hebben gefaald. Want: een dijkdoorbraak. Dus: weggegooid geld. Uiteraard zal de (grond)oorzaak moeten worden onderzocht. Maar laten we eerlijk zijn: het overgrote deel van de Nederlandse bevolking heeft gewoon droge voeten gehouden. Zonder daar zelf over te hoeven nadenken.
Ook in uw organisatie zult u soms moeite moeten doen om elkaar er van te overtuigen dat preventieve maatregelen nodig zijn. Want het 'historisch' besef, zoals bij over waterwerken, ontbreekt vaak. En ook binnen uw organisatie zal best alsnog wel eens iets fout gaan. En toch. Iedereen met een beetje verstand van zaken én betrokkenheid, weet dat het nodig is om vooruit te komen met uw organisatie. Het is niet voldoende om alleen in actie te komen als het 'water over de dijken' komt. Dan bent u te laat.
Daarom, zorg dat u weet waar u mee bezig bent. Waar uw mogelijke problemen liggen. En weeg af wat uw maatregelen moeten zijn. Voer deze op een verstandige wijze in. Kijk naar de kosten. Schrijf deze over meerdere jaren af, want onze dijken beschermen ons inmiddels ook al tientallen jaren. En blijf monitoren en analyseren of u nog steeds de meest effectieve (en efficiënte) maatregelen heeft ingevoerd.
vrijdag 23 december 2011
Kerstreces, en zo.
We zijn er even tussenuit, hoor. Gesloten tussen Kerst en Nieuwjaar. Ja, wij durven (niet dat onze blogpostfrequentie erg hoog ligt de laatste tijd, vergeef het ons).
In week 1 staan we natuurlijk weer gewoon te trappelen om u van dienst zijn en te bloggen alsof ons leven er vanaf hangt. Maar tot die tijd moet u uzelf even vermaken. Kan u best. Hebben we alle vertrouwen in. Maar mocht u ons echt keihard nodig hebben en u heeft een kwestie van leven of dood bij de kop - in certificatietermen uiteraard - dan moet u gewoon even 010 - 26 20 220 bellen en aan onze dappere 'ik-werk-wel-gewoon-door-telefoniste' uitleggen dat u echt met de grootste bloedspoed doorverbonden moet worden naar een van onze mobiele telefoons. Vinden we niet erg. Maar dan moet het wel echt menens zijn, hoor. Dat wel.
Mogen we u dan nog even bijzonder fijne dagen wensen? Maak er een spetterend 2012 van, is ons advies.
In week 1 staan we natuurlijk weer gewoon te trappelen om u van dienst zijn en te bloggen alsof ons leven er vanaf hangt. Maar tot die tijd moet u uzelf even vermaken. Kan u best. Hebben we alle vertrouwen in. Maar mocht u ons echt keihard nodig hebben en u heeft een kwestie van leven of dood bij de kop - in certificatietermen uiteraard - dan moet u gewoon even 010 - 26 20 220 bellen en aan onze dappere 'ik-werk-wel-gewoon-door-telefoniste' uitleggen dat u echt met de grootste bloedspoed doorverbonden moet worden naar een van onze mobiele telefoons. Vinden we niet erg. Maar dan moet het wel echt menens zijn, hoor. Dat wel.
Mogen we u dan nog even bijzonder fijne dagen wensen? Maak er een spetterend 2012 van, is ons advies.
maandag 5 december 2011
Gras
Als je maar lang genoeg niet kijkt, is het gras in uw tuin ineens lang. Normontwikkeling lijkt wat dat betreft wel een beetje op het groeien van gras. Ineens zijn er dan toch resultaten te bewonderen.
Tussenoverleg van de normcommissie dit keer. Vooral in het teken van de terugkoppeling van de grote TC 176-vergadering in Beijing. Veel werkgroepen bezig geweest, en best wel veel resoluties. Een kleine bloemlezing:
De 'systematic review' van ISO 9001, uw weet wel de periodieke, wereldwijde rondvraag wat er met ISO 9001 moet gebeuren, sluit half maart 2012. Om wat tijd te winnen, of minder tijd te verliezen, wordt er al voor de volgende vergadering een werkgroep geformeerd die zich moet gaan bezighouden met de revisie van ISO 9001.
In de tussentijd, eerste kwartaal 2012, wordt de definitieve wijziging van de kwaliteitsmanagementprincipes verwacht. De bedoeling is dat de principes 'process approach' en 'systems approach of management' worden samengevoegd. Daarmee komt het aantal principes op 7.
Voor ISO 9000, het "definitie-document", dat zo'n beetje als de grondslag van ISO 9001 kan worden beschouwd, wordt een NWIP (new work item proposal) opgesteld. Daarmee wordt de eerste stap gezet in het herzieningsproces.
Wat voor u ook interessant is om te melden, is dat - ondanks dat 'wij' (Nederland dus) hebben tegengestemd - de ISO 17022 toch zal worden ontwikkeld. ISO 17022 gaat de definitie bevatten waar het auditrapport van uw CI aan moet voldoen. Ondanks dat 'wij' tegen waren, ben ik onlangs bij een klant een situatie tegen gekomen waar deze norm toch zinvol had kunnen zijn. Want ik kan me nauwelijks voorstellen dat een auditrapport bestaande uit een aantal aan elkaar geniete gespreksverslagen voldoet aan de criteria voor een goed rapport. Maar dat geheel terzijde.
Wat zeker nog interessanter wordt, en waar 'wij' zeker wel support aan verlenen, is een norm over de competenties van auditoren die 3rd party audits uitvoeren. Uw certificatie-auditor, zeg maar. De planning is dat deze norm, de ISO 17021-3, verschijnt in 2013. Dat gaat dus betekenen dat de eisen die aan certificatie-auditoren worden gesteld eenduidiger zullen worden. Een goede zaak.
Geen inhoudelijk onderwerp, maar wel positief is, dat er in een ad hoc werkgroep serieus is nagedacht om normen op een andere manier beschikbaar te stellen. Digitaal. Niet als PDF, maar eenvoudig doorzoekbaar. En naast de 'kale' normteksten, ook officiële -gestandaardiseerde- interpretaties en toelichtingen. Zo mogelijk allemaal in context. Welke implicaties dit gaat hebben, is nog onzeker. Mede omdat hierdoor het 'business model' van de gehele ISO-organisatie geraakt wordt. Het staat op onze issuelijst, dus er komt ongetwijfeld een vervolg.
Al met al een aantal belangrijke stappen. Ongemerkt worden ideeën omgezet in acties, acties leiden vervolgens tot resultaten. En van die resultaten profiteren we als het goed is allemaal.
Tussenoverleg van de normcommissie dit keer. Vooral in het teken van de terugkoppeling van de grote TC 176-vergadering in Beijing. Veel werkgroepen bezig geweest, en best wel veel resoluties. Een kleine bloemlezing:
De 'systematic review' van ISO 9001, uw weet wel de periodieke, wereldwijde rondvraag wat er met ISO 9001 moet gebeuren, sluit half maart 2012. Om wat tijd te winnen, of minder tijd te verliezen, wordt er al voor de volgende vergadering een werkgroep geformeerd die zich moet gaan bezighouden met de revisie van ISO 9001.
In de tussentijd, eerste kwartaal 2012, wordt de definitieve wijziging van de kwaliteitsmanagementprincipes verwacht. De bedoeling is dat de principes 'process approach' en 'systems approach of management' worden samengevoegd. Daarmee komt het aantal principes op 7.
Voor ISO 9000, het "definitie-document", dat zo'n beetje als de grondslag van ISO 9001 kan worden beschouwd, wordt een NWIP (new work item proposal) opgesteld. Daarmee wordt de eerste stap gezet in het herzieningsproces.
Wat voor u ook interessant is om te melden, is dat - ondanks dat 'wij' (Nederland dus) hebben tegengestemd - de ISO 17022 toch zal worden ontwikkeld. ISO 17022 gaat de definitie bevatten waar het auditrapport van uw CI aan moet voldoen. Ondanks dat 'wij' tegen waren, ben ik onlangs bij een klant een situatie tegen gekomen waar deze norm toch zinvol had kunnen zijn. Want ik kan me nauwelijks voorstellen dat een auditrapport bestaande uit een aantal aan elkaar geniete gespreksverslagen voldoet aan de criteria voor een goed rapport. Maar dat geheel terzijde.
Wat zeker nog interessanter wordt, en waar 'wij' zeker wel support aan verlenen, is een norm over de competenties van auditoren die 3rd party audits uitvoeren. Uw certificatie-auditor, zeg maar. De planning is dat deze norm, de ISO 17021-3, verschijnt in 2013. Dat gaat dus betekenen dat de eisen die aan certificatie-auditoren worden gesteld eenduidiger zullen worden. Een goede zaak.
Geen inhoudelijk onderwerp, maar wel positief is, dat er in een ad hoc werkgroep serieus is nagedacht om normen op een andere manier beschikbaar te stellen. Digitaal. Niet als PDF, maar eenvoudig doorzoekbaar. En naast de 'kale' normteksten, ook officiële -gestandaardiseerde- interpretaties en toelichtingen. Zo mogelijk allemaal in context. Welke implicaties dit gaat hebben, is nog onzeker. Mede omdat hierdoor het 'business model' van de gehele ISO-organisatie geraakt wordt. Het staat op onze issuelijst, dus er komt ongetwijfeld een vervolg.
Al met al een aantal belangrijke stappen. Ongemerkt worden ideeën omgezet in acties, acties leiden vervolgens tot resultaten. En van die resultaten profiteren we als het goed is allemaal.
Abonneren op:
Posts (Atom)









