En dit is er een in de categorie 'herhaling is de kracht van het onderwijs'. Speciaal voor de fijne mensen van de 'Kwaliteit in bedrijf' een artikel met ervaring in een nieuw jasje. Over hoe u de implementatie van een goed managementsysteem voor elkaar bokst.
10 gouden regels voor een succesvol managementsysteem
‘Gedoe’. ‘Papieren tijger’. ‘Rompslomp’. ‘Kost veel, levert weinig op’. Zo worden diverse managementsystemen soms omschreven. Onterecht, zeg ik. Een goed geïmplementeerd managementsysteem vertegenwoordigt geen van bovenstaande omschrijvingen maar houdt een organisatie scherp en laat haar continu verbeteren.
Laat ik de ISO 9001:2000 norm als voorbeeld aanwenden. Deze norm is bedoeld om helderheid, orde en rust te scheppen in een organisatie. Verbetermogelijkheden signaleren, efficiënter werken en kosten drukken. Het levert ‘en passant’ in veel branches ook nog een betere concurrentiepositie op. Een goed geïmplementeerd managementsysteem (bijvoorbeeld conform ISO 9001:2000) staat garant voor tevreden klanten. En u weet: Uw beste verkoper is een tevreden klant.
Ik help u graag een eindje op weg. Daarom 10 nuttige tips voor de implementatie van een succesvol managementsysteem:
1. Bepaal doelstellingen en leg ze vast.
Een goede doelstelling voldoet aan het SMART-principe (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden).
2. Creëer draagvlak.
De implementatie verloopt een stuk soepeler wanneer iedereen meewerkt, dan wanneer de hakken collectief in het zand gaan. Motiveer de mensen die het systeem moeten dragen. Leg ze voldoende uit waarom iets op een bepaalde wijze moet gebeuren.
3. Voer een nul-meting uit.
Bepaal de huidige positie van de organisatie. Leg het ‘sjabloon’ van het gewenste managementsysteem over de huidige situatie. Ga aan de slag met alle elementen die afwijken of ontbreken. Bekijk daarna pas de mogelijkheden ter verbetering van bestaande processen die al voldoen.
4. Maak het managementsysteem op maat, gebaseerd op huidige werkwijze.
Ga dus niet met standaard handboeken aan de gang, of kopieën van een bevriende ondernemer. Een managementsysteem dat aansluit op de reeds bestaande werkwijze van de organisatie is vele malen makkelijker te implementeren en te onderhouden. Ieder bedrijf is uniek. Het uwe dus ook!
5. Maak het niet ingewikkelder dan het is.
Dikke handboeken en ellenlange procedures waarin ieder detail is vastgelegd bevorderen de leesbaarheid niet. Bovendien zijn dergelijke systemen in de praktijk nauwelijks uitvoerbaar en handhaafbaar. U creëert zo uw eigen keurslijf. Eenvoud is in dit geval uw beste vriend.
6. Zorg dat de directie actief betrokken is.
Uitdaging: Laat de directie ook zelf het eigen beleid uitdragen. Directieleden moeten immers het goede voorbeeld geven.
7. Delegeer.
Wanneer taken worden verdeeld is implementatie -en vooral ook onderhoud- aanmerkelijk eenvoudiger. Denk bijvoorbeeld aan het vormgeven van een projectteam.
8. Controleer en verbeter.
Houdt de voortgang goed in de gaten. Maak vooral gebruik van het plan-do-check-act model van Deming.
Plan: Plan een verbeteractiviteit.
Do: Voer een verbeteractiviteit uit.
Check: Analyseer de resultaten van de verandering.
Act: Voer de verbeteractiviteit “breder” uit met nieuwe kennis en inzichten.
‘Gedoe’. ‘Papieren tijger’. ‘Rompslomp’. ‘Kost veel, levert weinig op’. Zo worden diverse managementsystemen soms omschreven. Onterecht, zeg ik. Een goed geïmplementeerd managementsysteem vertegenwoordigt geen van bovenstaande omschrijvingen maar houdt een organisatie scherp en laat haar continu verbeteren.
Laat ik de ISO 9001:2000 norm als voorbeeld aanwenden. Deze norm is bedoeld om helderheid, orde en rust te scheppen in een organisatie. Verbetermogelijkheden signaleren, efficiënter werken en kosten drukken. Het levert ‘en passant’ in veel branches ook nog een betere concurrentiepositie op. Een goed geïmplementeerd managementsysteem (bijvoorbeeld conform ISO 9001:2000) staat garant voor tevreden klanten. En u weet: Uw beste verkoper is een tevreden klant.
Ik help u graag een eindje op weg. Daarom 10 nuttige tips voor de implementatie van een succesvol managementsysteem:
1. Bepaal doelstellingen en leg ze vast.
Een goede doelstelling voldoet aan het SMART-principe (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden).
2. Creëer draagvlak.
De implementatie verloopt een stuk soepeler wanneer iedereen meewerkt, dan wanneer de hakken collectief in het zand gaan. Motiveer de mensen die het systeem moeten dragen. Leg ze voldoende uit waarom iets op een bepaalde wijze moet gebeuren.
3. Voer een nul-meting uit.
Bepaal de huidige positie van de organisatie. Leg het ‘sjabloon’ van het gewenste managementsysteem over de huidige situatie. Ga aan de slag met alle elementen die afwijken of ontbreken. Bekijk daarna pas de mogelijkheden ter verbetering van bestaande processen die al voldoen.
4. Maak het managementsysteem op maat, gebaseerd op huidige werkwijze.
Ga dus niet met standaard handboeken aan de gang, of kopieën van een bevriende ondernemer. Een managementsysteem dat aansluit op de reeds bestaande werkwijze van de organisatie is vele malen makkelijker te implementeren en te onderhouden. Ieder bedrijf is uniek. Het uwe dus ook!
5. Maak het niet ingewikkelder dan het is.
Dikke handboeken en ellenlange procedures waarin ieder detail is vastgelegd bevorderen de leesbaarheid niet. Bovendien zijn dergelijke systemen in de praktijk nauwelijks uitvoerbaar en handhaafbaar. U creëert zo uw eigen keurslijf. Eenvoud is in dit geval uw beste vriend.
6. Zorg dat de directie actief betrokken is.
Uitdaging: Laat de directie ook zelf het eigen beleid uitdragen. Directieleden moeten immers het goede voorbeeld geven.
7. Delegeer.
Wanneer taken worden verdeeld is implementatie -en vooral ook onderhoud- aanmerkelijk eenvoudiger. Denk bijvoorbeeld aan het vormgeven van een projectteam.
8. Controleer en verbeter.
Houdt de voortgang goed in de gaten. Maak vooral gebruik van het plan-do-check-act model van Deming.
Plan: Plan een verbeteractiviteit.
Do: Voer een verbeteractiviteit uit.
Check: Analyseer de resultaten van de verandering.
Act: Voer de verbeteractiviteit “breder” uit met nieuwe kennis en inzichten.
9. Vraag om hulp.
‘Bij twijfel niet inhalen’. Dat geldt ook voor de wijze waarop een managementsysteem wordt opgebouwd. Indien u niet beschikt over voldoende kennis en ervaring -of hieraan twijfelt- laat een expert u dan adviseren. De investering in een (goede!) adviseur verdient zichzelf gegarandeerd terug. Kunt u het prima zelf? Doen!
10. Een managementsysteem is een middel, geen doel.
Ook al eist uw klant misschien een certificaat -en u gaat om die reden over tot een certificering- richt u niet primair op het behalen van dat certificaat, maar gebruik het systeem om uw organisatie te verbeteren en slagvaardiger te maken.
En eigenlijk nog een elfde tip waarmee ik wil afsluiten: Wanneer u kiest voor de implementatie van een managementsysteem, doe het dan goed. Natuurlijk bestaat de kans een papieren tijger te creëren. En het zou in het ergste geval kunnen uitmonden in veel heisa wanneer de organisatie er niet klaar voor is, of een geldverslinder lijken wanneer het beoogde rendement uitblijft. U heeft het echter allemaal zélf in de hand. Vergelijkt u het maar met de aanschaf van een goede stofzuiger. U deed deze investering om uw vloeren eenvoudig en snel schoon te krijgen. Helaas wordt de gebruiksaanwijzing niet gelezen en blijft het apparaat vervolgens in de kast staan. Het staat wel stof te vangen, maar niet op de manier zoals het werd bedoeld. Treft deze stofzuiger dan blaam voor uw steeds vuiler wordend karpet?
‘Bij twijfel niet inhalen’. Dat geldt ook voor de wijze waarop een managementsysteem wordt opgebouwd. Indien u niet beschikt over voldoende kennis en ervaring -of hieraan twijfelt- laat een expert u dan adviseren. De investering in een (goede!) adviseur verdient zichzelf gegarandeerd terug. Kunt u het prima zelf? Doen!
10. Een managementsysteem is een middel, geen doel.
Ook al eist uw klant misschien een certificaat -en u gaat om die reden over tot een certificering- richt u niet primair op het behalen van dat certificaat, maar gebruik het systeem om uw organisatie te verbeteren en slagvaardiger te maken.
En eigenlijk nog een elfde tip waarmee ik wil afsluiten: Wanneer u kiest voor de implementatie van een managementsysteem, doe het dan goed. Natuurlijk bestaat de kans een papieren tijger te creëren. En het zou in het ergste geval kunnen uitmonden in veel heisa wanneer de organisatie er niet klaar voor is, of een geldverslinder lijken wanneer het beoogde rendement uitblijft. U heeft het echter allemaal zélf in de hand. Vergelijkt u het maar met de aanschaf van een goede stofzuiger. U deed deze investering om uw vloeren eenvoudig en snel schoon te krijgen. Helaas wordt de gebruiksaanwijzing niet gelezen en blijft het apparaat vervolgens in de kast staan. Het staat wel stof te vangen, maar niet op de manier zoals het werd bedoeld. Treft deze stofzuiger dan blaam voor uw steeds vuiler wordend karpet?
1 opmerking:
Ik zou hier nog aan toe willen voegen, een twaalfde tip aansluitend op nummer 11. Je kunt inderdaad de stofzuiger niet verwijten dat hij stof staat te vangen in de kast. Wel degene die de klant heeft geadviseerd om de stofzuiger te kopen. Nu is de vergelijking stofzuiger en een kwaliteitsmanagementsysteem wel heel eenvoudig en gaat al snel mank, omdat bij de laatste ontzettend veel komt kijken. Het zet als het goed is de gehele organisatie op zijn kop. Met de PDCA cyclus raken we immers planvorming, strategie, uitvoering & operations, business intelligence, procesmanagement, KPI's, kwaliteitsmanagement, competenties en HR. Kortom: wat raken we eigenlijk niet. Dit betekent dat de mensen die klanten adviseren over een dergelijk managementsysteem moeten weten wat ze doen en daar veel ervaring mee moeten hebben, dus hoge eisen stellen aan deze mensen!
Een reactie posten