Fase 1 van de initiële audit. Enige verwarring. De certificatie-auditor stuurt een auditplan dat sterk afwijkt van onze offerte-aanvraag. Mailverkeer om het een en ander recht te zetten.
Bij aankomst lijkt de auditor nog niet helemaal overtuigd van ons plan, maar gaat er toch in mee. Het projectteam van de organisatie vertelt zonder enige reservering over de organisatie. Daarbij worden knelpunten niet geschuwd. De auditor lijkt gaandeweg positiever te worden over onze aanpak. Aan het einde van onze presentaties en de rondleiding door het gebouw geeft hij aan dat 80% van zijn vragen inmiddels wel zijn beantwoord. Er ontstaan leuke gesprekken en de auditor lijkt een steeds beter beeld te krijgen van de werkzaamheden. Althans, af te leiden van de vragen die hij stelt. Soms gaan we al iets de diepte in, maar dat maakt het alleen maar leuk.
Inspraak
Wel enige discussie, zoals verwacht, over het uitsluiten van paragraaf 7.3, ontwerp en ontwikkeling. Nog steeds hebben we het argument dat de ontwerpen die het adviesbureau maakt moeten worden gezien als ‘producten’ (van de organisatie) en niet als ‘productkarakteristieken’. Ook lijkt hij niet direct te beseffen dat de inspraak die klanten hebben, moet worden gezien als invulling van het klachtenproces. Door middel van de inspraak, laten klanten hun ongenoegen blijken over het geleverde product. Volledig verwezen in het proces. En netjes geregistreerd. Mooier heb ik ze bijna nog niet gezien.
Eerlijk
Al met al een vruchtbare dag. Onze poging om de certiticatie-auditor zich welkom te laten voelen lijkt geslaagd. We hebben heb zo veel mogelijk verteld en laten zien. Allemaal bedoeld om vertrouwen te wekken. Geen toneelstukjes, maar gewoon open en eerlijk. Hij waardeerde het. Bijna beschaamd geeft hij aan dat hij in de documentatie toch nog enige onvolkomenheden heeft gevonden. Een verkeerde datum vermelding. Het ontbreken van twee ‘handboeken’ in het overzicht met ondersteunende documenten. Dat was het wel zo’n beetje. En uiteraard het nog niet uitgevoerd, maar wel ‘gepland’, zijn van de interne audit en de managementreview. Die hadden we hem vooraf al gemeld. Dus dat waren geen verrassingen.
Spanned
Een goed gevoel bij de projectleider van de organisatie. Voor hem is het uiteraard de eerste ervaring met een dergelijk proces. Vooraf toch spannend hoe zoiets verloopt. Maar deze ervaring wekt vertrouwen. Een goede keuze om de externe audit niet uit te stellen!
Deze blogpost is het twaalfde deel van een serie blogposts over een project dat tot doel heeft een kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten en in te voeren bij een adviesbureau. Het is onze mini soap. Een mini ISOAP, eigenlijk.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten