We doen het allemaal!
Klein vergelijk met ons privéleven. Bij belangrijke aankopen gaan we niet over één dag ijs. Voor de inkopen voor ons kerstdiner, waar we grote zorg aan besteden, hebben we het er voor over om lang in de rij te staan en veel geld te betalen aan de 'groentejuwelier'. We knijpen, voelen en ruiken dat het een lieve lust is. In en aan de producten, niet aan de groenteboer. Veel van onze dagelijkse boodschappen doen we, 'gewoon', zonder er echt bij na te denken. Winkel in. Product uit het schap. Afrekenen. Wel hebben we - ook voor de inkoop van deze producten - ongemerkt beoordeeld of de betreffende winkel het door ons gewenste zou kunnen leveren.
In het bedrijfsleven is het precies exact gelijk. Alleen gaat het dan niet om de 'groentejuwelier' en de supermarkt. Maar om kritieke leveranciers en minder kritieke leveranciers. Hetzelfde, alleen een andere naam.
Het inkoopproces start op het moment dat er een behoefte aan een grondstof (of groente) ontstaat. Waar dan ook in de organisatie. Deze behoefte wordt omgezet in concrete eisen aan de in te kopen grondstof. En indien relevant aan het proces van de leverancier. ISO 9001 noemt dat de inkoopspecificatie, dacht ik. Vervolgens wordt een leverancier gezocht hier invulling aan kan geven. Afhankelijk van de invloed van de grondstof op de 'kwaliteit' van het eindproduct, wordt een zwaar of minder zwaar selectieproces gestart. Mogelijke leveranciers worden beoordeeld. Voor de meest risicovolle grondstoffen kan worden overwogen een leveranciersaudit (knijpen, voelen en ruiken) uit te voeren. Of niet. Dan maar een wat steviger ingangscontrole. Dat kan ook een weloverwogen keuze zijn.
Het ging toch weer (bijna) mis
Een adviesklant. ISO 9001-traject. Recyclen oud-metaal. Proces: Smelten, raffineren en walsen. Het product is vervolgens nieuw-metaal. Niet te onderscheiden van 'echt' nieuw metaal. Kwaliteitseisen: dikte, zuiverheid en glans. Het oog wil ook wat. De grondstof bestaat uit oude metalen, voornamelijk afkomstig van sloopprojecten. Meer niet. Simpel. Door het raffinageproces worden alle onzuiverheden verwijderd. Het zorgvuldig walsen zorgt voor de juiste dikte en de glans. Ofwel, de invloed van slechte grondstof op de kwaliteit van het eindproduct is sowieso marginaal. Ergo. Selectie van leveranciers behoeft niet veel aandacht. Zolang het bedoelde metaal geleverd kan worden, is het prima.
En toch..
Discussie met certificatie-auditor. Eén van de twee. Wat ook weer vreemde taferelen oplevert. Maar dat is een ander verhaal. Punt a) Wie zijn de kritieke leveranciers? En punt b) hoe worden zij beoordeeld?
a) De kritieke leveranciers zijn voor 'ons' de leveranciers van onze belangrijkste grondstoffen. Ons materiaal. Ofwel 'oud metaal' in dit geval. Om even de bocht te duiden waar auditor nr. 2 uit vloog, de invloed van de ICT-support op de dikte, de samenstelling en de glans van het metaal is minimaal. Beter gezegd: nul. Om maar te zwijgen over zijn opmerking over de bezorgdienst van de lunch.
b) Inkoopeisen zijn gedefinieerd. Sowieso zijn er NEN-normen waar het metaal aan moet voldoen. Daarnaast mag het niet te vervuild zijn. Met zand, water of bitumen. Dit is niet omdat daardoor het eindproduct van mindere kwaliteit is, maar omdat het productieproces daar duurder door wordt. Extra raffinage nodig om de vuiligheid er uit te krijgen.
Iedere inzamelaar van het oude metaal die kan aantonen - mogelijk via een proefzending - aan de inkoopeisen te voldoen, doen we zaken mee. Mag aan ons leveren. Wordt in het administratiesysteem opgenomen. Geregistreerd dus.
De beoordeling vooraf dus. Achteraf kan namelijk tot onnodige kosten leiden. Vervolgens wordt IEDERE zending door daarvoor opgeleide medewerkers beoordeeld bij binnenkomst. De prijs van een zending wordt bepaald aan de hand van het gewicht. Wordt een zending beoordeeld als 'mindere kwaliteit', dwz veel andere materialen aanwezig, dan wordt het totaal gewicht van de zending verminderd.
En wat 'zegt' de norm?
Een leveranciersbeoordeling is geen 'kruisjeslijst' die 1x per jaar - dus achteraf - wordt ingevuld. Ieder weldenkend mens beoordeelt - in meer of mindere mate - een winkel voordat hij of zij naar binnen stapt. Of eigenlijk de producten in de winkel. Misschien niet altijd op de juiste gronden. De reclamejongens en -meisjes weten ons toch altijd weer te verleiden. Maar wel voorafgaand aan de betaling bij de kassa. Het is namelijk best onnozel om eerst af te rekenen en dan pas te kijken of het onbeschadigd is. Ofwel, voldoet aan de eisen. Ook als je heel tevreden bent, en nog een keer hetzelfde product gaat kopen, is het niet onlogisch om opnieuw even te kijken of het in goede staat is, voordat je betaalt. Het product aanvaard, als het ware. Dat hierbij eerdere ervaringen (soms vastgelegd in een kruisjeslijst) onbewust een rol spelen, lijkt vanzelfsprekend. Of het altijd verstandig is, is een tweede. Maar globaal is bovenstaande wat ISO 9001 in paragraaf 7.4 vereist. Vooraf beoordelen of een leverancier aan de eisen kan voldoen, en dit achteraf verifiëren. Aan de hand van de inkoopcriteria.
Paragraaf 7.4 heeft betrekking op het inkopen van materiaal. Grondstoffen. Daarom staat het netjes voor de paragraaf die gaat over het productieproces. De ICT is een hulpmiddel voor het recyclebedrijf. Het beschikbaar stellen (of inkopen) daarvan valt onder paragraaf 6.1. In deze paragraaf geen eis tot het opstellen van een kruisjeslijst. De ondergewaardeerde paragraaf 8.4 (analyse van gegevens) wordt ook nog wel eens gekoppeld aan de leveranciersbeoordeling. Deze analyse is niet bedoeld om individuele leveranciers te beoordelen. De prestaties van de eigen organisatie moeten worden geanalyseerd (op basis van beschikbare registraties!) en hierbij moet ook worden gekeken welke rol leveranciers hierbij hebben vervuld. Bijvoorbeeld of geconstateerde afwijkingen te wijten waren aan de ingekochte grondstoffen. Dus aan een of meer leveranciers. Een gedurende een periode bijgehouden kruisjeslijst KAN hierbij nuttig zijn. Als input voor de analyse. Niet als output.
Niet moeilijk doen
Het (bedrijfsmatige) inkoopproces wordt vaak nodeloos ingewikkeld en bureaucratisch gemaakt. De basis bestaat ook hier weer uit een goed begrip van de bedrijfsprocessen en inzicht in de belangrijkste risico's. En niet over procedures en kruisjeslijsten. Leveranciers moeten vooraf worden beoordeeld. Primair hun producten of diensten. En mogelijk secundair hun werkwijze. Maar de gepleegde inspanning is altijd gerelateerd aan het belang van de grondstof op de kwaliteit van het uiteindelijke product. Simpel.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten