Ons vak is soms te mooi om waar te zijn. Als adviseur helpen we veel organisaties, soms zelfs uit de brand. Met veel liefde helpen we met het opzetten van een systeem dat het werken vergemakkelijkt. Vooral door het wegnemen van onduidelijkheden.
Het moment van glorie is altijd weer de EXTERNE AUDIT. In veel organisaties met angst en beven tegemoet gezien. Zo niet bij onze klanten. Natuurlijk zijn er momenten dat we ons toch even afvragen of we iets over het hoofd zien. Niets menselijks is ons vreemd.
De uitslag is het mooiste moment. Het verlossende woord, na een aantal dagen lastige vragen. Natuurlijk zijn er altijd wel opmerkingen te plaatsen. De auditor van dienst interpreteert onderdelen van de norm anders. Of krijgt niet direct het juiste antwoord van de auditdeelnemers. Dan is er altijd nog de mogelijkheid om alsnog de auditbewijzen te overhandigen.
Wat overblijft zijn de 'non-conformities' die niet direct kunnen worden weggepoetst. Klanten schrikken er nog wel eens van, maar na een korte bespreking zijn ze er ook van overtuigd dat ze de 'kinderachtige' opmerkingen als een compliment moeten zien. Wat denkt u van de (echt) geschreven afwijking dat een klant toch zeker wel een kadertje moest plaatsen om een actielijst. Men zou er toch eens over heen lezen.
Of wat dacht u van het niet aantoonbaar testen van het (milieu)noodplan van een organisatie van nog geen tien medewerkers. Moet nog even bij worden vermeld dat ze allen op kantoor werken.
Of die keer dat de auditor vond dat het kwaliteitsbeleid niet 'aantoonbaar' door de directeur was geformuleerd. Directe actie van de kwaliteitsmanager van de organisatie was even doeltreffend als wonderlijk. Een exemplaar printen en laten ondertekenen door de directeur was voldoende.
Het mooiste compliment was toch wel die keer dat de auditor vond dat de fotokopieën in de personeelsdossiers van de buitendienst medewerkers moesten zijn voorzien van een paraaf. Want nu bestond de mogelijkheid dat er 'look-a-likes' namens de organisatie op pad zouden gaat.
We hebben deze laatste opmerking nooit helemaal begrepen, maar net als alle andere voorbeelden, hebben we 'm ervaren als een compliment. Blijkbaar zat het systeem op de echt essentiële punten goed in elkaar. Een goed geformuleerd en ingevoerd kwaliteitsbeleid. De operationele processen beheerst. Aantoonbaar gemaakt door echt zinvolle kwaliteitsmetingen. Niet om de norm te 'pleasen', maar vanuit de eigen behoefte om de geleverde producten en diensten telkens nét iets beter te maken. Geen raketwetenschap, maar juist gebaseerd op 'gezond verstand'.
En waarschijnlijk daardoor lukt het telkens om niet alleen een systeem 'op te zetten', maar ook in te voeren. En daardoor zien we de opmerkingen van onze externe auditor ook altijd als een blijk van waardering. En niets motiveert zo als het ontvangen van waardering. We hebben een prachtig vak!
Geen opmerkingen:
Een reactie posten