We maken een aanzet voor het kwaliteitsbeleid. Uiterst summier, alleen nog maar een paar lijstjes. Mede op basis van de uitkomst van de eerdere strategische sessie. De lijstjes bevatten de uitgangspunten voor het systeem. Kwaliteit is nu eenmaal – heel kort door de bocht – het voldoen aan eisen en wensen van klanten. We moeten dus eerst weten wie onze klanten zijn en vooral wat ze verwachten van ons. Lastig, want dé klant bestaat niet. Toch zoeken we overeenkomsten. Want we willen weten welke vaste patronen in onze processen nodig zijn. Dit moet uitgroeien tot een helder statement waarvan iedereen in de organisatie warm wordt. De huidige opzet is dat nog lang niet. Gelukkig is er volgende week overleg van het managementteam. Mooie gelegenheid om dit punt op de agenda te zetten.
Om de snelheid er in te houden gelijk een aanzet voor een processchema - het plaatje voor de directie om een helder overzicht te hebben van de organisatie. Niet vanuit de poppetjes geredeneerd, maar vanuit wat er gedaan wordt. Op zich niet zo spannend. Voor het project wel belangrijk omdat hier de procesgedachte zichtbaar wordt. De procesgrenzen lopen in de gedachten van organisatie nogal eens langs de afdelingsgrenzen. Gelukkig hier niet. Wel eindigen de namen van de vier processtappen op ‘fase’. Weet nog niet of dit erg is. De voorkeur is om procesbenamingen wat ‘actiever’ te beschrijven. Maar als ‘fase’ herkenbaarder is voor de medewerkers, dan is dat ook een goed argument.
Het processchema is ook een mooi plaatje om te bepalen wie we gaan betrekken bij het uitdiepen van de procesactiviteiten. Groot alarm. De projectleider (ook lid van directie) kent alle processen door en door, dus het opstellen van de procesbeschrijvingen kan ook wel zonder de raadpleging van medewerkers. Niet ideaal om de herkenbaarheid op de werkvloer te waarborgen. Belangrijk is om medewerkers zo vroeg mogelijk te laten zien dat ‘ISO’ geen extra formulieren en en andere tijdvreters oplevert. Daarom is ‘t het eenvoudigst is om medewerkers zelf de procesbeschrijvingen (geen procedures!) te laten opstellen.
Om te voorkomen dat medewerkers zich straks bij de introductie niet herkennen in de beschrijvingen, zullen we meer medewerkers moeten betrekken bij het beoordelen van de plaatjes. Want hoe beknopt ook, of juist daardoor, de procesbeschrijvingen moeten wel kloppen met de werkelijkheid. En niet met de ‘ingebeelde’ werkelijkheid van de directie. Het wordt geen sprookjesboek, immers.
Deze blogpost is het tweede deel van een serie blogposts over een project dat tot doel heeft een kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten en in te voeren bij een adviesbureau. Het is onze mini soap. Een mini ISOAP, eigenlijk.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten