Audits

Controle

Kwaliteit- Arbo- en Milieumanagementsystemen, veelal gebaseerd op ISO 9001, ISO 14001 en OHSAS 18001, e.d. vereisen behalve onderhoud uiteraard ook controle. Om processen te bewaken worden “audits” toegepast. Audits zijn periodieke beoordelingen van een managementsysteem. Deze zijn doorgaans in checklistvorm opgesteld. U krijgt door middel van het toepassen van audits antwoord op vragen als: Worden de afspraken nagekomen? Zijn de afspraken nog effectief? Zijn er verbetermogelijkheden? Zijn er obstakels bij het nakomen van de afspraken? Moeten procedures worden bijgesteld? Etc.

Deming-cirkel

Bovenstaande is gebaseerd op de PDCA-cirkel (Plan-Do-Check-Act). Ook wel bekend als “Deming-cirkel”. Dit model werd door W. Edwards Deming (1900-1993), een goeroe op het gebied van kwaliteitsontwikkeling, ontworpen.

Alle processen of activiteiten worden in vier stappen verdeeld. Te weten:
Plan: Plan een verbeteractiviteit.
Do: Voer een verbeteractiviteit uit.
Check: Analyseer de resultaten van de verandering.
Act: Voer de verbeteractiviteit “breder” uit met nieuwe kennis.

Er bestaan in dit licht grofweg twee soorten audits: Interne en Externe.

De Interne audit

Interne audits vormen een vast onderdeel voor elke organisatie met een gecertificeerd managementsysteem. De interne audit wordt door de organisatie zelf uitgevoerd. De organisatie gaat na of het geïmplementeerde managementsysteem voldoet aan de norm en de omschreven procedures in het handboek. Bevindingen worden vastgelegd in een auditrapport. Dit auditrapport is de basis van de hierop volgende verbeteringen die doorgevoerd zullen worden. Het resultaat hiervan is “continue verbetering”. Doorgaans wordt er eenmaal per jaar een interne audit geëist. In de praktijk in het vaak wenselijker om de frequentie hiervan op te voeren. U bepaalt zelf wat voor uw organisatie het meest effectief is.

Het is ook mogelijk om interne audits uit te besteden. Onder het mom van “vreemde ogen dwingen” kan het uitvoeren van een interne audits door een andere partij heel effectief blijken. Vooral kleinere organisaties, waar men elkaar immers goed kent, blijken baat te hebben bij het uitbesteden van de interne audit.

De Externe audit

De externe audit wordt uitgevoerd door de Certificerende Instelling (CI) en bestaat, afhankelijk van de norm die getoetst wordt, uit diverse onderdelen. Er vindt een vooronderzoek (documentatie audit) plaats in combinatie met een praktijk toetsing. De uiteindelijke bevindingen van de CI vormen de basis voor het toekennen van de certificering. In principe wordt een certificaat voor drie jaar afgegeven. Er vinden binnen die drie jaar meestal follow-up audits plaats. Na drie jaar vindt een complete herbeoordeling plaats.

Een CI beoordeelt uw systeem op basis van een aantal regels die moeten zijn goedgekeurd door een college van deskundigen waarin alle belanghebbende partijen zitting hebben. De Raad voor Accreditatie houdt toezicht op de certificatie-instellingen.