1. Bepaal doelstellingen en leg ze vast.Een goede doelstelling voldoet aan het SMART principe (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden).
2. Creëer draagvlak.
De implementatie verloopt een stuk soepeler wanneer werknemers meewerken, dan wanneer de hakken in het zand gaan. Motiveer de mensen die het systeem moeten dragen. Leg ze voldoende uit waarom iets op een bepaalde wijze moet gebeuren.
3. Voer een nul-meting uit.
Bepaal de huidige positie van de organisatie. Leg het ‘sjabloon’ van het gewenste managementsysteem over de huidige situatie, en ga aan de slag met alle elementen die afwijken. Bekijk daarna pas de mogelijkheden ter verbetering van bestaande processen die al voldoen.
4. Maak het managementsysteem op maat, gebaseerd op huidige werkwijze.
Ga dus niet met standaard handboeken aan de gang, of kopieën van een bevriende ondernemer. Een managementsysteem dat aansluit op de reeds bestaande werkwijze van de organisatie is vele malen makkelijker te implementeren en te onderhouden.
5. Maak het niet ingewikkelder dan het is.
Dikke handboeken en ellenlange procedures waarin ieder detail is vastgelegd bevorderen de leesbaarheid niet. Bovendien zijn dergelijke systemen in de praktijk nauwelijks uitvoerbaar.
6. Zorg dat de directie actief betrokken is.
Uitdaging: Laat de directie ook zelf het eigen beleid uitdragen. Laat ze bovenal het goede voorbeeld geven.
7. Delegeer.
Wanneer taken worden verdeeld (bijvoorbeeld middels een projectteam), is implementatie en ook onderhoud een stuk eenvoudiger.
8. Controleer en verbeter.
Houdt de voortgang goed in de gaten. Maak vooral gebruik van het plan-do-check-act model van Deming. Alle processen of activiteiten worden in vier stappen verdeeld. Te weten;
Plan: Plan een verbeteractiviteit.
Do: Voer een verbeteractiviteit uit.
Check: Analyseer de resultaten van de verandering.
Act: Voer de verbeteractiviteit “breder” uit met nieuwe kennis.
9. Vraag om hulp.
‘Bij twijfel niet inhalen’ heb ik geleerd. Dat geldt ook voor wijze waarop een managementsysteem wordt opgebouwd. Indien u niet beschikt over voldoende kennis en ervaring -of hieraan twijfelt- laat een expert u dan adviseren. De investering in een (goede!) adviseur verdient zichzelf gegarandeerd terug.
10. Een managementsysteem is een middel, geen doel.
Het managementsysteem is in het leven geroepen om de organisatie te verbeteren en slagvaardiger te maken. Niet primair omdat de klant het verlangt en al helemaal niet omdat de auditor komt controleren.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten