Het belang van certificeren

Integraal Managementsysteem
De ondernemer wordt steeds meer geconfronteerd met toenemende eisen vanuit zowel zijn klantenkring als van andere belanghebbenden zoals bijvoorbeeld overheden. Om aan deze eisen te kunnen voldoen is het voor de ondernemer van levensbelang om zich bewust te zijn van alle risico’s die zijn organisatie loopt. Er zijn verschillende risico’s te onderscheiden. Deze kunnen onderverdeeld worden in de volgende gebieden:

1. Kwaliteit
Het niet kunnen voldoen aan de verwachtingen van de klant, waardoor de orderportefeuille zal afnemen en op den duur de continuïteit van de onderneming in gevaar zal komen.

2. Veiligheid
Het niet kunnen voldoen aan de veiligheidseisen die zowel de opdrachtgevers als de overheden stellen, ook hierdoor kan de continuïteit van de onderneming in gevaar komen. Denkt u bijvoorbeeld aan de aansprakelijkheid van de ondernemer bij een bedrijfsongeval.

3. Milieu
Het niet kunnen voldoen aan de milieurichtlijnen welke worden opgelegd door de overheid en plaatselijke gemeenten. Tegenover het niet voldoen aan deze richtlijnen of eisen staat een steeds strenger wordend sanctiebeleid hetgeen in het uiterste geval kan leiden tot een verplichte verhuizing of het zelfs (tijdelijk) sluiten van de onderneming.

4. Personeel
Het niet kunnen voldoen aan de steeds hoger wordende verwachtingen van het personeel en de veranderende arbeidsmarkt. Op den duur zal de ondernemer moeite krijgen met het recruteren van nieuw vakbekwaam personeel. Het is dus gewenst het bestaande personeelsbestand te handhaven en van daaruit een eventuele groei op te kunnen vangen.

Elke ondernemer zal bepaalde risico’s van toepassing achten. Deze zullen onderling natuurlijk verschillen. Elk bedrijf is uniek en heeft dus ook zijn eigen risico’s. Ook zijn deze risico’s sterk afhankelijk van de branche waarin de ondernemer opereert.

Het is dus van belang om voor elke organisatie een duidelijk beeld te hebben van de risico’s die men loopt en hierin een gradatie aan te brengen welke risico’s men op welke manier wenst te beheersen. Hier moet door de ondernemer duidelijk prioriteit in gesteld worden. Hoe groter het risico hoe sterker de behoefte om formeel dit risico te beheersen. Indien de ondernemer de risico’s heeft geïnventariseerd en bepaald heeft welke risico’s er beheerst dienen te worden dan zal hij hiervoor een beheersstructuur op willen zetten. Om deze beheersstructuur op te zetten kan gekozen worden voor internationaal erkende normen.

Deze zijn:
- Kwaliteit: ISO 9001:2000
- Milieu: ISO 14001
- Veiligheid:OHSAS 18001

Deze normen lijken qua structuur veel op elkaar en kunnen ook goed in een managementsysteem opgenomen worden. Dit heet een integraal management systeem. De voordelen van een integraal managementsysteem zijn bijvoorbeeld:
- 1 Beheersstructuur voor alle door de ondernemer belangrijk geachte risico’s en gewenste werkwijze;
- 1 Handboek, dus overzichtelijker;
- Meer draagvlak bij het personeel voor het managementsysteem;
- Slechts 1 procedure per proces stap;
- 1 Interne audit op alle drie de gebieden i.p.v. 3 aparte interne audits;
- 1 Externe audit op alle drie de gebieden i.p.v. 3 aparte audits;
- Inzicht van het management in hoe de organisatie het totale beleid ten uitvoer brengt.

Per processtap worden de risico’s op Kwaliteit (K), Veiligheid (V) en Milieu (M) bepaald. Daarna worden deze risico’s geanalyseerd en in 1 beheersstructuur opgenomen.

Om te kunnen beoordelen of de juiste risico’s zijn geïnventariseerd en of de beheersstructuur ook effectief is zullen in het systeem meetpunten moeten worden ingebouwd. Door middel van deze meetpunten kan de organisatie ook gaan verbeteren. Ook zal het systeem getoetst kunnen worden door een certificerende instelling zoals BVQi om deze juiste inschatting en effectiviteit van het systeem onafhankelijk aantoonbaar te maken voor het management maar ook voor de aandeelhouder(s), de afnemers en andere belanghebbenden zoals overheden etc.

De keuze voor het opzetten van een integraal managementsysteem kan afhankelijk zijn van de volgende argumenten:
- Management beslissing om de organisatie beter te kunnen besturen;
- Marktvraag, voor meer concurrentievoordeel;
- Eis van moedermaatschappij of andere belanghebbenden.

Bron: BVQi