Het certificeringsproces

Hoe werkt dat nou, dat certificeren? Welke stappen worden gezet, voor, tijdens en na de audit? Ik zet het graag even kort voor u op een rijtje (gemakshalve uitgaande van een ISO 9001:2000 beoordeling):

1. Vooronderzoek
Het gehele certificeringstraject bestaat doorgaans uit 2 fases: Een vooronderzoek en een certificatieonderzoek door een certificerende instelling (CI). Tijdens het vooronderzoek komen de volgende onderwerpen aan bod:
- Documentenbeoordeling
- Interne audit(s)
- Beleid, doelstellingen en directiebeoordeling/management review
- Wettelijke eisen
- Meting, analyse en verbetering

Voor alle zaken geldt dat ze aantoonbaar moeten zijn. Zorg er daarom voor dat u minimaal drie maanden ‘geschiedenis’ kunt laten zien van het geïmplementeerde kwaliteitssysteem. Er wordt tijdens dit onderzoek altijd met de directie gesproken en –indien van toepassing- de kwaliteitsmanager.

2. Certificatieonderzoek
Tijdens het certificatieonderzoek beoordeelt de auditor of het kwaliteitssysteem voldoet aan de eisen van de norm. Er vindt eerst een kleine vergadering plaats. Hierin wordt het verloop van de audit besproken met de directie en overige belanghebbenden/verantwoordelijken. Tevens wordt een dagplanning opgesteld. Het onderzoek kan, afhankelijk van bedrijfsgrootte en complexiteit, soms meerdere dagen in beslag nemen.

Het onderzoek bestaat uit het toetsen van uw werkwijze aan de norm en uw procedurele aansturingen. Er wordt dus gekeken of u in de praktijk ook doet wat u zegt. Het is een zeer gedetailleerd onderzoek.
In een afsluitende vergadering worden de bevindingen gepresenteerd. De auditor geeft dan een samenvatting van het uitgevoerde onderzoek met bijbehorende rapportage. Eventuele tekortkomingen worden geclassificeerd en noodzakelijke corrigerende maatregelen worden besproken. Tevens geeft de auditor aan of uw organisatie wordt voorgedragen voor certificatie.

Na het succesvol afronden van het toetsingsonderzoek verstrekt de CI u een "Certificaat". Hierop is gedetailleerd vermeld welke norm(en) zijn getoetst en welke bedrijfsactiviteiten (scope) zijn beoordeeld.

3. Tussentijdsonderzoek
Bovengenoemd certificaat heeft een beperkte geldigheid, namelijk 3 jaar. Handhaving van het certificaat is afhankelijk van het continu voldoen aan de eisen van de norm. Een CI toetst dit door middel van tussentijdse onderzoeken. Deze onderzoeken worden uitgevoerd volgens een vooraf opgestelde auditplanning, en hebben globaal dezelfde opbouw als het certificatieonderzoek. Meestal wordt er een jaar na het behalen van het certificaat een tussentijdsonderzoek uitgevoerd. Soms eerder. De auditplanning wordt op basis van de ervaringen van de betreffende auditor opgesteld en is zodanig dat alle aspecten van uw kwaliteitsysteem worden geëvalueerd volgens de eisen van het certificatiereglement van de norm.

4. Verlengingsonderzoek
Na drie jaar verloopt uw certificaat. Er wordt dan een verlengingsonderzoek uitgevoerd. Deze is vergelijkbaar met het certificatieonderzoek. Uiteraard wordt er rekening gehouden met de prestaties gedurende de voorgaande periode.

Bron: BVQi